Fatture rettificative: quando servono, quando no ed errori frequenti

«Qui serve una rettificativa?» è una delle domande che arrivano più spesso dall'amministrazione di un negozio online. E la risposta non è sempre sì. Ci sono modifiche che la richiedono, altre no, ed errori che si cerca di sistemare in un modo che crea un problema più grande di quello originale.

Qui non parleremo di come numerare le fatture, che è un altro argomento. Vedremo quando serve una factura rectificativa (la fattura rettificativa spagnola, il documento con cui si corregge una fattura già emessa, simile a una nota di variazione), cosa deve contenere e gli errori che si ripetono nei negozi PrestaShop.

La regola di fondo: una fattura emessa non si tocca

Una fattura emessa non si cancella né si modifica. Se contiene un errore o se l'operazione cambia in seguito, si corregge con un altro documento: la fattura rettificativa. Questa regola, che esisteva già, pesa ancora di più con i sistemi di fatturazione che registrano ogni fattura in modo che non si possa alterare senza lasciare traccia, come richiede il regolamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023, la norma spagnola sui software di fatturazione).

In pratica, «ritoccare il PDF» o cambiare gli importi nel database di una fattura già consegnata al cliente o alla contabilità non è una correzione: è avere due versioni della stessa fattura.

Quando serve una rettificativa

Quando la fattura contiene un errore

• Importi, aliquota IVA o calcolo dell'imposta sbagliati.
• Dati del destinatario errati o incompleti quando sono obbligatori, per esempio un NIF (codice fiscale spagnolo) scritto male in una fattura completa.
• Una riga che non corrisponde o una che manca.

Quando l'operazione cambia dopo la fatturazione

• Resi di prodotti, totali o parziali.
• Sconti concessi dopo la vendita, come un accredito per un prodotto arrivato danneggiato.
• Ordini annullati già fatturati.
• Premi di fine periodo o sconti per volume calcolati alla fine di un periodo nelle vendite alle aziende.

Quando non serve

• L'ordine non è ancora stato fatturato. Se annulli o modifichi un ordine prima che venga emessa la fattura, non c'è nulla da rettificare. Per questo conta in quale stato dell'ordine PrestaShop genera la fattura: generarla alla creazione dell'ordine, e non all'incasso, moltiplica le rettificative.
• Un cambio di taglia o colore allo stesso prezzo. Se il cliente cambia un prodotto con un altro di pari importo e con la stessa aliquota IVA e non viene restituito denaro, l'operazione fatturata non cambia. Documenta il cambio nell'ordine, ma non sempre serve rettificare. Se cambia l'importo, sì.
• Errori in documenti che non sono fatture, come il documento di trasporto o il foglio d'ordine.
• Un cliente che vuole la fattura con un'altra grafica. Il formato non è un errore.

Il caso del cliente che chiede una fattura completa con NIF dopo aver ricevuto una factura simplificada (la fattura semplificata spagnola, simile a uno scontrino, senza i dati fiscali del destinatario) ha regole proprie; parlane con il tuo consulente.

Cosa deve includere una rettificativa

Oltre ai dati di qualsiasi fattura, una rettificativa deve:

• Indicare che è una rettificativa.
• Identificare la fattura che rettifica: numero e data.
• Spiegare il motivo della rettifica.
• Riportare la correzione: gli imponibili, le aliquote e le imposte rettificati, oppure i nuovi importi.
• Appartenere a una serie specifica, separata da quella delle fatture ordinarie.

E si emette quando si viene a conoscenza del motivo della rettifica, non settimane dopo «per farle tutte insieme».

Errori frequenti in PrestaShop

1. Modificare la fattura originale nel database per cambiare un importo. Il cliente ha una versione, la contabilità un'altra.
2. Note di credito generate con importi che non coincidono con quanto rimborsato davvero, perché qualcuno ha selezionato un'opzione di rimborso sbagliata o ha digitato un importo a mano.
3. Note di credito con righe a zero che rompono il modello PDF quando si aprono.
4. Spese di spedizione trattate in modo diverso nel rimborso reale e nel documento.
5. Rettificative nella stessa serie delle fatture normali, o serie mescolate quando il negozio fattura in territori con imposte diverse (penisola, Canarie, Ceuta e Melilla, dove non si applica l'IVA spagnola ordinaria).
6. Rettificative che non arrivano alla contabilità perché l'ERP importa solo le fatture e nessuno ha configurato le note di credito.
7. Un negozio non aggiornato che si porta dietro errori di calcolo delle imposte e di arrotondamento già risolti nelle versioni successive di PrestaShop.

Un esempio: reso parziale con spese di spedizione

Un cliente acquista tre unità di un prodotto e paga anche le spese di spedizione. Restituisce un'unità perché non gli serve. La cosa corretta è una rettificativa che identifichi la fattura originale, spieghi che si tratta di un reso parziale e riporti l'imponibile e l'IVA di quell'unità, al prezzo realmente pagato (con l'eventuale sconto dell'ordine ripartito in proporzione). Le spese di spedizione non si includono, salvo che le tue condizioni dicano diversamente, perché la spedizione originale è stata eseguita per intero.

La cosa sbagliata, ed è quella che vediamo spesso, è una qualsiasi di queste tre: annullare l'intera fattura ed emetterne un'altra con due unità, modificare la fattura originale, oppure fare il rimborso sul gateway di pagamento e dimenticarsi del documento.

Correggere una nota di credito prima che sia definitiva

C'è una sfumatura pratica. PrestaShop genera la nota di credito automaticamente quando si registra un reso parziale o un rimborso, e non permette di modificarla in seguito. Se quella nota di credito è uscita male (una quantità, un importo, le spese di spedizione) e non è ancora uscita dal negozio (non è stata inviata al cliente, né al commercialista, né a un sistema di fatturazione che la registri), la cosa ragionevole è correggerla e rigenerare il PDF. Se è già registrata altrove, la correzione è un altro documento.

Come risolverlo in PrestaShop

L'editor di fatture rettificative permette di modificare le note di credito di PrestaShop dal back-office, senza toccare il database a mano: quantità, prezzi e importi di ogni riga con e senza IVA, aggiungere o togliere righe dell'ordine, sconti e maggiorazioni, spese di spedizione, data e una nota interna. Ricalcola ogni riga secondo la sua aliquota IVA, ha pulsanti per ricalcolare i totali e ripristinare dall'ordine, e al salvataggio elimina le righe a zero che rompono alcuni modelli PDF. Non installa override ed è compatibile con PrestaShop 8 e 9. Per mettere ordine nella numerazione, il modulo per più serie di fatture assegna a ogni fattura una serie con il suo prefisso in base al paese o alla provincia, o al gruppo di clienti, con azzeramento annuale facoltativo, numerazione delle fatture già emesse ed esportazione in CSV per il tuo commercialista; il regime fiscale di ogni serie lo definisci tu.