Più EAN per lo stesso prodotto: fornitori, cartoni, bilance e marketplace

In teoria, ogni articolo ha un codice a barre e ogni codice a barre corrisponde a un articolo. In pratica, qualsiasi magazzino con qualche anno di esperienza sa che non è così. Lo stesso barattolo arriva con due EAN diversi a seconda del lotto di produzione, il cartone da sei ha il suo codice, il nuovo fornitore ne usa uno interno e la bilancia stampa un'etichetta diversa su ogni confezione.

PrestaShop, di serie, ha un campo EAN-13 per prodotto o combinazione. Quando l'operatore scansiona un codice diverso da quello, il lettore non trova nulla e qualcuno deve cercarlo a mano.

Un po' di contesto: cos'è un EAN

EAN è il nome con cui in Europa si conosce il codice a barre di prodotto, oggi parte della famiglia GTIN gestita da GS1. I più comuni:

• EAN-13 (GTIN-13): quello della maggior parte dei prodotti di consumo.
• EAN-8: versione corta per confezioni piccole.
• UPC (GTIN-12): quello abituale in Nord America.
• GTIN-14 e ITF-14: per cartoni e unità logistiche.

L'ultima cifra di un EAN è di controllo: si calcola con le precedenti e serve a individuare errori di lettura o di digitazione. Un EAN la cui cifra di controllo non torna non è un EAN valido, anche se ce l'hai nella scheda.

PrestaShop ha campi per EAN-13, UPC, ISBN e, dalla 1.7.7, MPN (il codice del produttore). Uno per tipo, per prodotto o combinazione.

Da dove vengono i codici in più

1. Il produttore cambia il codice. Un nuovo formato, un cambio di confezione o una rietichettatura, e in magazzino convivono unità vecchie e nuove.
2. Cartoni e pack. Il cartone da sei o da dodici ha il suo codice, diverso da quello dell'unità. Al ricevimento, scansioni il cartone e dovrebbero aggiungersi sei unità.
3. Più fornitori dello stesso articolo, ognuno con la sua etichetta.
4. Codici interni che assegni tu a ciò che arriva senza codice.
5. Etichette della bilancia sui prodotti a peso variabile: il codice include l'articolo e il peso o il prezzo, quindi cambia per ogni confezione. Gli EAN che iniziano per 2 sono riservati a questo tipo di uso interno.
6. Marca del distributore e assortimenti: il fornitore vende più articoli diversi sotto un unico EAN.

I problemi che causa

In magazzino

• Scansioni che non trovano nulla, che bloccano il ricevimento o il picking.
• Il codice che corrisponde all'articolo sbagliato. Se lo stesso codice è in due schede, il sistema prende il primo e non avvisa. L'errore si scopre all'inventario o quando il cliente apre il pacco.
• Cartoni contati come una sola unità, con lo stock sballato fin dal ricevimento.

Nei marketplace e in Google Shopping

Amazon, Google Merchant Center e altri identificano il prodotto tramite il suo GTIN. Se invii un codice che non è quello del produttore, o uno ripetuto tra due prodotti, l'annuncio viene rifiutato o associato alla scheda di un altro articolo. Per i canali esterni, la cosa corretta è inviare il GTIN ufficiale dell'unità di vendita, non quello del cartone né uno interno.

Come metterli in ordine

1. Un registro di codici, non un campo

La soluzione è separare «il codice principale della scheda» da «tutti i codici che possono identificare questo articolo». Ogni codice del registro dovrebbe avere un tipo: unità, pack, cartone, interno, vecchio o del fornitore; e, se è un cartone, quante unità rappresenta.

2. Ambiguità: chiedere, non indovinare

Quando un codice può corrispondere a due articoli, la risposta sicura è restringere prima per contesto (le righe del documento di trasporto che stai ricevendo, l'ordine che stai preparando) e, se il dubbio resta, far chiedere al sistema all'operatore. Sono due secondi contro un errore che costa giorni.

3. Ripulire ciò che hai già

Quasi ogni catalogo con qualche anno alle spalle ha EAN ripetuti tra schede, codici con la cifra di controllo sbagliata e codici che non corrispondono più a nulla. PrestaShop non segnala i duplicati. Prima di aggiungere altri codici, fai una revisione: probabilmente troverai sorprese.

4. Imparare dal lettore

Quando al ricevimento compare un codice sconosciuto, la cosa efficiente è che l'operatore indichi in quel momento a quale articolo appartiene e che venga salvato. La volta successiva viene già riconosciuto.

5. Peso variabile con regole

Per le etichette della bilancia servono regole che dicano quali cifre sono l'articolo e quali il peso o il prezzo. Ogni bilancia può distribuirle in modo diverso, quindi conviene provarle con etichette reali prima di attivarle.

Una base aggiornata aiuta

I negozi che arrivano da PrestaShop 1.6 si portano spesso dietro codici salvati in campi che non sono i loro (EAN nel riferimento, codici del fornitore nelle note) perché all'epoca non c'era dove metterli. Una migrazione o un aggiornamento è un buon momento per mettere ogni codice al suo posto e ripulire i duplicati.

Checklist

• Controlla EAN duplicati e cifre di controllo del tuo catalogo.
• Decidi qual è il codice principale di ogni articolo (il GTIN ufficiale dell'unità).
• Registra gli altri con il loro tipo e, per i cartoni, le unità.
• Definisci cosa succede quando un codice corrisponde a più articoli.
• Ai canali esterni, solo il GTIN ufficiale dell'unità.
• Prova le regole della bilancia con etichette reali.

Come risolverlo in PrestaShop

RKR EAN múltiples aggiunge un registro di codici per tutto il magazzino: più codici per articolo, ognuno con il suo tipo (unità, pack, cartone, interno, vecchio o del fornitore), codici di cartone che sommano le loro unità alla scansione, lo stesso codice su più articoli e regole di prefisso per le etichette della bilancia, con uno strumento di prova. Quando un codice può corrispondere a più articoli, restringe per contesto e, se serve, chiede. La sua schermata dei conflitti mostra gli EAN ripetuti già presenti nelle tue schede, le cifre di controllo che non tornano e i codici orfani; si importa ed esporta in CSV, e al ricevimento e nel picking l'operatore insegna i codici sconosciuti. Amplia il catalogo senza sostituirlo, si collega con RKR Purchase Manager, RKR Caducidades e RKR Picking, ed è compatibile con PrestaShop 8 e 9.