Rimborsare sul gateway di pagamento e far quadrare la fattura rettificativa

Un cliente restituisce due delle cinque unità di un ordine. Qualcuno entra nel pannello del gateway di pagamento e rimborsa l'importo. Un'altra persona genera la nota di credito in PrestaShop. A fine mese il commercialista vede un movimento negativo in banca e cerca la rettificativa. E i conti non tornano: il gateway ha rimborsato le spese di spedizione, la nota di credito non le include e la rettificativa ha un altro importo perché qualcuno l'ha ricalcolata a mano.

Un rimborso lascia traccia in tre posti: il gateway di pagamento (il denaro), il negozio (l'ordine e la sua nota di credito) e la contabilità (la factura rectificativa, cioè la fattura rettificativa che in Spagna corregge fiscalmente una fattura già emessa). Questo articolo spiega come far sì che tutti e tre dicano la stessa cosa.

I tre registri e cosa significa ciascuno

Fare un rimborso dal pannello del gateway non crea nulla nel negozio. Generare una nota di credito in PrestaShop non sposta denaro. E nessuno dei due, da solo, garantisce che la rettificativa sia corretta. Devono nascere dallo stesso dato.

L'ordine che evita le squadrature

1. Decidi cosa si rimborsa nel negozio: righe, quantità, se include le spese di spedizione, se c'è qualche addebito. Questo è il dato di partenza.
2. Calcola l'importo a partire da quelle righe, con le relative imposte. Non al contrario: un importo tondo digitato a mano raramente si scompone bene in imponibili e imposte.
3. Esegui il rimborso sul gateway per quell'importo esatto.
4. Genera la rettificativa con quelle stesse righe e quegli stessi importi.
5. Aggiorna l'ordine: stato, stock ripristinato se è il caso, nota interna con il motivo.

Se il rimborso fallisce sul gateway, non generare la rettificativa finché il problema non è risolto. Se l'hai già generata, non cancellarla: documenta e correggi.

I casi che creano più squadrature

Rimborsi parziali con sconti

Se l'ordine aveva un coupon del 10 % e il cliente restituisce una riga, quanto gli rimborsi? Il prezzo che ha pagato realmente per quella riga, con lo sconto ripartito in proporzione. Rimborsare il prezzo di listino significa rimborsare troppo; il coupon di importo fisso ripartito tra righe con aliquote IVA diverse è il caso più delicato.

Spese di spedizione

Decidi una politica chiara: in caso di recesso completo la normativa spagnola a tutela dei consumatori obbliga a rimborsare le spese di consegna standard della spedizione iniziale; nei resi parziali o per altri motivi dipende dalle tue condizioni. Qualunque sia, rimborso, nota di credito e rettificativa devono trattare le spese di spedizione allo stesso modo.

Commissioni del gateway

La commissione che il gateway ha trattenuto sul pagamento originale potrebbe non essere restituita con il rimborso, a seconda del fornitore. È un costo tuo, non un importo del cliente: non detrarlo dal rimborso se le tue condizioni non lo prevedono e non mescolarlo con la rettificativa.

Rimborsi ripetuti

Una connessione che cade, qualcuno che clicca due volte, un nuovo tentativo automatico. Senza controllo, il cliente riceve il denaro due volte. Qualsiasi sistema di rimborso deve verificare quanto è già stato rimborsato prima di ordinarne un altro.

Rimborsi fuori dal gateway

Bonifici, buoni o credito nel negozio. Non c'è movimento sul gateway, ma ci devono essere nota di credito e rettificativa, e una nota su come è stato restituito il denaro.

Stati dell'ordine e stock

Il rimborso deve risultare anche nell'ordine, e non solo per ordine: i report di vendita, le statistiche e qualsiasi integrazione con un ERP o con l'analytics leggono lo stato.

• Rimborso totale: l'ordine passa a uno stato di rimborsato. Se resta come «Consegnato», i tuoi report contano una vendita che non esiste più.
• Rimborso parziale: uno stato apposito di rimborso parziale, o una nota chiara, perché nessuno rimborsi di nuovo ciò che è già stato restituito.
• Stock: ripristina solo ciò che è tornato in magazzino in condizioni di essere venduto. Un prodotto reso rotto si rimborsa ma non torna allo stock disponibile.
• Annullamenti prima della spedizione: se l'ordine è stato incassato e viene annullato prima di partire, c'è un rimborso, ma se non era ancora stato fatturato non serve una rettificativa: basta non fatturarlo.

Se misuri le vendite con GA4 o con altre piattaforme, invia anche a loro il rimborso. Altrimenti i loro ricavi continueranno a includere denaro che hai già restituito.

Riconciliare a fine mese

Una riconciliazione semplice che rileva quasi tutti i problemi:

1. Esporta dal gateway i rimborsi del periodo.
2. Esporta dal negozio le note di credito o rettificative dello stesso periodo.
3. Incrocia per ordine e importo.
4. Controlla ciò che avanza da ciascun lato: rimborsi senza rettificativa (manca la documentazione) e rettificative senza rimborso (manca la restituzione o è avvenuta per un'altra via).

Fallo ogni mese. Una squadratura di un mese si sistema in pochi minuti; una di un anno, in giorni. E stabilisci chi può rimborsare: se qualsiasi dipendente con accesso al pannello del gateway può restituire denaro senza passare dal negozio, i rimborsi senza documento continueranno a comparire.

Come risolverlo in PrestaShop

RKR Refound Orders rimborsa il totale o una parte dell'ordine sul gateway originale senza uscire dal back-office (Stripe, PayPal, Redsys e Bizum, Paycomet, manuale o tramite hook per altri moduli di pagamento). Dall'ordine selezioni righe e quantità o un importo libero, scegli se includere le spese di spedizione e il motivo, e ogni rimborso genera la sua fattura rettificativa in PDF con numerazione propria. Evita di rimborsare due volte per ordine, importo e connettore, può richiedere un'approvazione oltre un certo importo, facoltativamente ripristina lo stock e cambia lo stato dell'ordine, e registra ogni chiamata a fini di audit. Se una nota di credito generata da PrestaShop è uscita male, l'editor di fatture rettificative permette di correggere righe, importi con e senza IVA, spedizione, sconti e data dal back-office, con le funzioni di ricalcolo e ripristino dall'ordine; fallo prima che quel documento arrivi alla tua contabilità o al tuo sistema di fatturazione.