Gestão de stock no PrestaShop 8 e 9: como funciona

No PrestaShop 8 e 9 o stock é gerido por produto ou por combinação (tamanho, cor…), e cada quantidade divide-se em stock físico, reservado por encomendas ainda não enviadas e disponível para venda. Em cada produto decide se pode ser comprado sem stock, e no ecrã de stock do catálogo vê as quantidades e os movimentos.

Parece simples até que uma combinação aparece esgotada com unidades na prateleira, ou uma encomenda passa sem stock. Este artigo explica como funciona o stock nas versões atuais, que definições o controlam e onde fica aquém. Como calcular o ponto de encomenda ou sincronizar o stock com vários canais é tratado noutros artigos do blog.

Ativar a gestão de stock

Em Parâmetros da loja, Definições de produtos, está a secção de stock. O essencial:

• Ativar a gestão de stock. Se estiver desativada, o PrestaShop não desconta unidades e tudo pode ser sempre comprado.
• Permitir encomendas de produtos sem stock, como comportamento predefinido da loja. Cada produto pode sobrepor-se a esta opção.
• Mostrar as quantidades disponíveis na ficha, e o aviso de últimas unidades a partir de determinada quantidade.
• Textos de disponibilidade para quando há stock e quando não há, que também podem ser definidos por produto.

Quantidades por combinação

Quando um produto tem combinações, o stock não é do produto mas de cada combinação. A quantidade do produto é a soma das das suas combinações, e é a de cada combinação que decide se pode ser comprado. Um erro frequente é colocar a quantidade no produto e deixar as combinações a zero: a loja diz que há stock, mas o cliente não consegue escolher nenhum tamanho.

Os packs têm a sua própria regra: pode escolher se, ao vendê-los, se desconta o stock do pack, o dos produtos que o compõem ou ambos. Se os produtos também se vendem em separado, o normal é descontar os produtos do pack para não vender o que não tem.

Físico, reservado e disponível

O PrestaShop mantém três valores para cada produto ou combinação:

Quando entra uma encomenda, a quantidade disponível desce de imediato e essas unidades passam a reservadas. Quando a encomenda muda para um estado marcado como enviado, as unidades saem também do stock físico. Se a encomenda for cancelada, voltam. Por isso é importante que os estados de encomenda estejam bem configurados: um estado próprio mal marcado pode fazer com que o stock não volte ao cancelar ou que seja descontado duas vezes.

Movimentos de stock

Cada alteração de quantidade fica registada como um movimento: os gerados por uma encomenda e os que faz manualmente ao editar o produto. No ecrã de stock do catálogo pode ver as quantidades de todos os produtos, filtrá-las, alterá-las em massa e consultar os movimentos com a data e a origem. É a primeira coisa a ver quando uma quantidade não bate certo: quase sempre há uma encomenda, uma edição manual ou uma importação que o explica.

Encomendas sem stock

Cada produto pode recusar encomendas sem stock, permiti-las ou seguir o valor predefinido da loja. Permiti-las faz sentido em produtos que fabrica ou que o fornecedor entrega em poucos dias, desde que a ficha indique claramente o prazo. Se as permitir, o stock disponível pode ficar negativo: é a forma de o PrestaShop lhe dizer quantas unidades deve.

Alertas de stock baixo

Em cada produto ou combinação pode definir um limite de stock baixo e pedir para ser avisado por e-mail quando a quantidade o atinge; esse aviso ao comerciante é enviado pelo módulo de alertas por e-mail do PrestaShop, que tem de estar instalado e configurado. O mesmo módulo permite que os clientes peçam um aviso quando um produto esgotado volta a estar disponível. Verifique se esses e-mails chegam: é habitual configurá-los uma vez e ninguém confirmar que continuam a ser enviados.

Importar quantidades

Para atualizar o stock de muitos produtos de uma vez, o PrestaShop permite importar um CSV de produtos ou de combinações com a coluna de quantidade, identificando cada linha pelo ID ou pela referência. Antes de importar na loja real:

• Faça uma cópia da base de dados.
• Teste com poucas linhas e verifique o resultado.
• Certifique-se de que as referências são únicas; se se repetirem, a quantidade pode acabar no produto errado.
• Tenha em conta as encomendas reservadas: a quantidade que importa é a que quer ter disponível ou a física, e não é a mesma coisa.

Se o stock vem diariamente de um ERP ou de um fornecedor, o razoável é um conector automático e não uma importação manual.

Erros habituais

• Estados de encomenda próprios criados sem verificar se contam como enviados ou como cancelados.
• Combinações criadas em massa que ficam a zero enquanto o produto mostra stock.
• Ajustes manuais de quantidade sem anotar o motivo, que depois ninguém sabe explicar.
• Devoluções aceites que não repõem stock porque ninguém o faz ao receber a encomenda.

O que aconteceu com a gestão avançada da 1.6

O PrestaShop 1.6 tinha uma gestão de stock avançada, com vários armazéns, preços de custo por entrada, encomendas a fornecedores e movimentos entre armazéns. Desde a 1.7 essa funcionalidade deixou de fazer parte do núcleo: o stock volta a ser uma quantidade por produto ou combinação com os seus movimentos. Se vem de uma 1.6 que usava armazéns, ao migrar é preciso decidir como isso passa a ser gerido, porque não é transferido tal como está.

Quando é preciso prever compras

O PrestaShop diz-lhe quanto tem, não quanto vai precisar. Para isso é preciso analisar as vendas de um período e compará-las com o stock e com o prazo do fornecedor. A média de vendas engana: se um produto esgotou no primeiro dia e demorou cem a repô-lo, a média diz que vende um por dia, quando na realidade não se podia comprar. É preciso algo mais quando:

• Compra a vários fornecedores com prazos diferentes.
• Tem produtos sazonais ou campanhas fortes.
• Esgotam-se produtos que vendem bem enquanto se acumula o que não sai.

Como resolver no PrestaShop

O módulo de cálculo de necessidades de stock da Rekire calcula quantas unidades vai precisar até à data que escolher, a partir das vendas do período que definir, filtrando por fornecedor. Desde que é instalado, regista os dias em que cada produto esteve esgotado ou desativado e não os conta na média, pelo que a procura diária é a real. Mostra, por produto e combinação, a procura média, as unidades a acrescentar ao stock atual, as vendas e as encomendas, com referência do fornecedor e preço de custo, e exporta as necessidades para CSV para as levar para a sua folha de cálculo ou para o seu ERP. É compatível desde o PrestaShop 1.7.3 até à 9. Prever a compra a tempo custa menos do que perder as vendas de um produto esgotado.

Perguntas frequentes

Porque é que um produto aparece sem stock se tem unidades?

Quase sempre porque as unidades estão no produto e não nas suas combinações, ou porque estão reservadas por encomendas por enviar. Veja a quantidade de cada combinação e os movimentos de stock.

Como evito vender produtos sem stock no PrestaShop?

Ative a gestão de stock e recuse por predefinição as encomendas sem stock, e reveja os produtos que tenham essa opção sobreposta. Se também vende noutros canais, sincronize as quantidades.

O PrestaShop 8 ou 9 tem gestão de armazéns?

Não como a gestão avançada da 1.6. O núcleo mantém uma quantidade por produto ou combinação; vários armazéns ou localizações precisam de um módulo ou de um ERP.

Quando é descontado o stock no PrestaShop?

O disponível desce quando a encomenda é criada; o físico, quando a encomenda passa a um estado marcado como enviado. Se for cancelada, as unidades voltam.