Localizações no armazém: como codificá-las para arrumar e preparar encomendas depressa

Em quase todos os armazéns pequenos há uma pessoa que «sabe onde está tudo». Enquanto essa pessoa lá está, as encomendas saem. Quando vai de férias, entra alguém novo ou o catálogo passa de trezentas para três mil referências, aparecem as caminhadas de uma ponta à outra, os produtos que «não estão» embora estejam e as encomendas que saem com o tamanho errado.

A solução não é mais pessoas nem mais estantes: é que cada produto tenha uma morada e que essa morada esteja escrita no sistema, não na cabeça de ninguém. Este artigo trata de como montar essas moradas, onde pôr cada coisa ao recebê-la e como usá-las para que preparar encomendas seja um percurso e não uma procura.

O que é uma localização e como se codifica

Uma localização é um espaço físico identificado com um código único. O formato mais habitual vai do maior para o mais pequeno:

Algumas regras que poupam problemas mais tarde:

• Comprimento fixo e zeros à esquerda. A-03 e não A-3. Assim a ordem alfabética coincide com a ordem física, e qualquer listagem ordenada por localização sai já pela ordem do percurso.
• Numere seguindo o sentido da marcha. Se o operador entra por um lado do corredor, os números crescem nessa direção.
• Etiquete o espaço, não só a estante, e, se puder, com código de barras. Ler a localização ao arrumar evita o clássico «deixei-o no do lado».
• Um código, um sítio. Não reutilize códigos ao reorganizar sem atualizar o sistema no mesmo dia.

Localização fixa ou localização livre

Há duas filosofias e a maioria das lojas acaba por misturá-las:

• Fixa: cada referência tem sempre o seu espaço. É fácil de aprender e de manter numa loja com catálogo estável. O inconveniente é que o espaço fica reservado mesmo quando a referência está esgotada.
• Livre ou caótica: a mercadoria vai para o primeiro espaço adequado disponível e o sistema regista onde. Aproveita melhor o espaço, mas sem um sistema que registe cada movimento é impossível de gerir.

Para uma loja online pequena ou média, o prático costuma ser localização fixa para o picking (o espaço a partir do qual se preparam as encomendas) e reserva em altura ou noutra zona, com liberdade para arrumar aí o excedente.

Arrumar a mercadoria que chega: o critério importa

A arrumação (aquilo a que em logística se chama putaway) é o momento que decide se o picking será rápido ou lento. Ao receber uma encomenda do fornecedor, cada produto deveria ir para um espaço escolhido com critério, e não para o que estiver livre mais perto da porta.

Rotação: o que sai mais, mais à mão

Classifique as referências pelo número de vezes que aparecem em encomendas, não pelas unidades vendidas. Um produto que sai em muitas encomendas de uma unidade custa mais caminhadas do que outro que sai em poucas encomendas de muitas unidades. As referências de maior rotação vão:

• perto da zona de embalagem,
• à altura da cintura ou do peito, sem baixar nem usar escada,
• no início do percurso.

Reveja esta classificação a cada estação. O que vendia no verão não é o que vende em novembro.

O que se vende junto, junto

Se o cliente compra quase sempre o produto e a respetiva recarga, ou a capa e a película protetora, pô-los em espaços contíguos reduz uma encomenda de duas paragens a uma.

O que se confunde, separado

Pelo contrário: as variantes quase idênticas (dois tamanhos, duas voltagens, duas cores parecidas) não deveriam estar em espaços vizinhos sem um sinal claro. Muitos erros de picking não são distração, são de vizinhança.

Peso e volume

O pesado em baixo e no início do percurso, para não esmagar o frágil no carrinho. O volumoso, na sua zona, mesmo que tenha muita rotação.

Do mapa ao percurso de picking

Com localizações bem codificadas, preparar uma encomenda deixa de ser «ir procurar» e passa a ser «seguir uma lista». Três formas habituais de o organizar:

1. Encomenda a encomenda. O operador recolhe uma encomenda completa, embala-a e vai buscar a seguinte. Simples, adequado com poucas encomendas por dia.
2. Por vagas ou lotes. Agrupam-se várias encomendas e percorre-se o armazém uma única vez, recolhendo o total de cada referência; depois reparte-se por encomenda na mesa. Poupa muitas caminhadas quando as encomendas partilham produtos.
3. Cluster. Percorre-se o armazém com um carrinho de várias caixas, uma por encomenda, e em cada espaço deixa-se em cada caixa o que lhe cabe. Junta a poupança da vaga à separação por encomenda.

Em qualquer dos três, a lista deve sair ordenada por localização e seguindo o sentido do percurso (em S pelos corredores, sem voltar atrás). E, uma vez começada a vaga, a lista não deveria mudar: se entra uma encomenda nova a meio do trabalho, vai para a seguinte.

Erros habituais

• Localizações anotadas numa folha de cálculo à parte, que ninguém atualiza e que quem prepara não vê.
• Lista de picking ordenada por número de encomenda ou por nome de produto, que obriga a atravessar o armazém várias vezes.
• Não verificar o que se recolheu. Uma leitura do código de barras ao pegar no produto deteta o tamanho errado antes de chegar à caixa.
• Folhas de encomenda com dados internos (localizações, preços de custo) que acabam dentro da embalagem do cliente.
• Uma reorganização do armazém numa segunda-feira de campanha. Faz-se numa semana calma, com o sistema atualizado no fim.

Como resolver isto no PrestaShop

O PrestaShop permite guardar uma localização por produto, mas não organiza com ela o trabalho do armazém. O RKR Picking organiza: tem uma fila de preparação com semáforo por antiguidade, vagas de recolha encomenda a encomenda, agrupadas ou em cluster com o percurso calculado por localização e congelado para que a lista não mude a meio do trabalho, e uma app de recolha no telemóvel com leitura de códigos, quantidades e «não encontrado». Inclui espaços de triagem opcionais, repartição de faltas que completa primeiro as encomendas mais antigas, folhas de encomenda sem a localização nem outros dados internos e verificação da etiqueta de envio por leitura. É compatível com o PrestaShop 8 e 9. Se a sua loja está numa versão anterior, o Simple Order, o seu antecessor, funciona a partir do PrestaShop 1.7.3: mostra ao armazém apenas as encomendas nos estados que escolher, cada linha com fotografia, localização, EAN13 e quantidade, e verifica o que foi recolhido com o leitor de códigos de barras.