A gestão de compras: onde uma loja online ganha ou perde a margem

Em quase qualquer comércio, o que paga aos seus fornecedores é a maior rubrica de despesa. E, no entanto, a maioria das lojas dedica horas à publicidade e ao design e muito pouco a comprar bem. É um erro caro, por uma conta muito simples:

O que é (de verdade) a gestão de compras

Não é «fazer encomendas». É um circuito com sete passos, e em cada um pode perder-se dinheiro sem dar por isso:

1. Detetar o que é preciso: que produtos vão esgotar e quando.
2. Escolher a quem comprar: fornecedor principal e alternativo, com as suas tarifas, prazos e encomendas mínimas.
3. Decidir quanto: nem tanto que imobilize tesouraria nem tão pouco que fique sem stock.
4. Formalizar a encomenda: por escrito, com preços acordados e data prevista.
5. Receber a mercadoria: contar o que chega e anotar o que falta.
6. Conciliar: verificar que encomenda, guia de remessa e fatura batem certo.
7. Calcular o custo real e avaliar o fornecedor.

As cinco fugas mais habituais

1. Subidas de preço que ninguém vê

Um fornecedor atualiza a tarifa, a fatura chega com o preço novo e é paga sem olhar. Ao fim de um ano, a margem de uma família inteira de produtos desceu três pontos e ninguém sabe quando aconteceu. A solução é comparar cada linha faturada com a tarifa em vigor do fornecedor e avisar quando não coincidem.

2. O encomendado, o recebido e o faturado não coincidem

Faltam unidades, chegam referências trocadas ou é faturado algo que ficou pendente. É o que se conhece como conciliação a três vias (encomenda, guia de remessa, fatura): se não for feita, pagam-se produtos que nunca entraram no armazém.

3. Receções «a olho»

Se quem recebe vê a encomenda e as quantidades esperadas, tende a confirmar o que espera ver. Uma receção cega —contar sem ver quantidades nem preços e comparar depois— deteta muitas mais diferenças.

4. Um custo que não inclui os portes

O preço de custo que aparece na ficha do produto costuma ser o da tarifa. Mas o custo real inclui os portes de compra, os direitos aduaneiros se importa e, às vezes, a embalagem. Se um envio de 40 € traz 200 unidades, cada unidade custa mais 0,20 €. Em produtos baratos, isso muda a margem por completo.

5. Pendentes que nunca chegam

O fornecedor entrega 80 % da encomenda, o resto fica «pendente» e é esquecido. Entretanto, a loja mostra stock que não existe ou deixa de vender algo que julgava encomendado. É preciso controlar o que está pendente de entrega por fornecedor e reclamá-lo.

O custo real: preço médio ponderado

Se compra o mesmo produto a preços diferentes ao longo do tempo, quanto lhe custa a unidade que vende hoje? O método mais prático para um comércio é o custo médio ponderado (CMP): cada entrada recalcula o custo médio tendo em conta as unidades que já tinha.

A conta: (50 × 10 + 100 × 11,20) / 150 = 10,80 €. Depois, (70 × 10,80 + 30 × 10,50) / 100 = 10,71 €. Com este custo, a margem que vê em cada venda é a real, não a de uma tarifa de há meses.

Como escolher e avaliar fornecedores

O preço importa, mas não é tudo. Vale a pena medir, nem que seja numa folha de cálculo:

• Nível de serviço: que percentagem do encomendado entrega completa e a tempo.
• Prazo de entrega real, não o prometido. É o dado de que precisa para calcular quando encomendar.
• Incidências: erros de referência, quebras, faturas que não batem certo.
• Estabilidade de preços: quantas vezes e quanto subiu a tarifa no ano.
• Condições: encomenda mínima, portes pagos a partir de certo valor, prazo de pagamento.

E uma regra de prudência: para os produtos que mais vende, tenha sempre identificado um fornecedor alternativo. A dependência de um só paga-se no pior momento.

Uma rotina semanal que cabe numa hora

1. Reveja que produtos vão ficar sem stock antes de chegar uma encomenda nova.
2. Agrupe por fornecedor e verifique se chega ao mínimo ou aos portes pagos.
3. Envie as encomendas por escrito, com preço acordado.
4. Reveja os pendentes da semana anterior e reclame o que não chegou.
5. Ao receber faturas, compare-as com a encomenda e a guia de remessa antes de as pagar.

Indicadores para saber se compra bem

• Rotação do stock e dias de cobertura: quantos dias aguenta com o que tem.
• Stock imobilizado: produtos sem vendas em 90 ou 180 dias. É tesouraria parada.
• Desvio face à tarifa: quanto pagou a mais em relação ao acordado.
• Ruturas de stock dos produtos importantes e os seus dias sem venda.

As compras dentro do PrestaShop

O PrestaShop gere muito bem a venda, mas de compras traz pouco: um preço de custo por produto que ninguém atualiza e um stock sem noção de encomendas a fornecedor. Por isso muitas lojas acabam com um Excel ao lado. Se quiser fazê-lo dentro da loja, o que deve procurar é: importar o ficheiro do fornecedor como encomenda, comparar os seus preços com a tarifa, receber sem ver quantidades, calcular o custo médio com portes e saber que produtos precisa de repor segundo a sua venda real.