Haltbarkeit, Chargen und Rückverfolgbarkeit: Lebensmittel, Kosmetik oder Drogerieartikel online verkaufen, ohne Geld zu verliere

Lebensmittel, Nahrungsergänzungsmittel, Kosmetik oder Drogerie- und Apothekenartikel online zu verkaufen hat eine Schwierigkeit, die der übrige Handel nicht kennt: Das Produkt hat ein Datum. Das bringt gesetzliche Pflichten mit sich (was anzugeben ist, wie jede Charge rückverfolgt wird, wie man eine zurückruft) und ein ständiges wirtschaftliches Problem: den Schwund. Gut organisiert, lösen Sie beides mit demselben System.

Verbrauchsdatum und Mindesthaltbarkeitsdatum sind nicht dasselbe

Bei Kosmetika ist die Logik ähnlich: Produkte, die 30 Monate oder weniger halten, tragen ein Mindesthaltbarkeitsdatum; länger haltbare tragen das Symbol des offenen Tiegels mit den Monaten der Verwendbarkeit nach dem Öffnen (zum Beispiel „12M“).

Was Sie beim Onlineverkauf angeben müssen

Die Verordnung (EU) 1169/2011 betreffend die Information der Verbraucher über Lebensmittel legt für den Fernabsatz fest:

• Vor dem Kauf müssen auf der Produktseite alle Pflichtangaben verfügbar sein (Bezeichnung, Zutaten, hervorgehobene Allergene, Nettofüllmenge, Aufbewahrungsbedingungen, Angaben zum Lebensmittelunternehmer, Nährwertdeklaration …) außer dem Haltbarkeitsdatum, das logischerweise von der versendeten Charge abhängt.
• Bei der Lieferung muss das Produkt alle Pflichtangaben tragen, einschließlich des Datums.

Chargen und Rückverfolgbarkeit

Die Verordnung (EG) 178/2002 verpflichtet Lebensmittelunternehmer, feststellen zu können, von wem sie jedes Produkt erhalten und an wen sie es geliefert haben: „ein Schritt zurück und ein Schritt nach vorn“. In der Praxis bedeutet das für einen Onlineshop:

1. Bei jedem Wareneingang Charge, Datum und Lieferant erfassen.
2. Bei jeder Bestellung erfassen, welche Charge versendet wurde.
3. Die Frage „Welche Kunden haben die Charge X erhalten?“ innerhalb von Minuten beantworten können.

Genau diese Frage wird Ihnen bei einer Warnmeldung oder einem Produktrückruf gestellt. Lautet die Antwort „wir müssten die Lieferscheine einzeln durchgehen“, haben Sie ein ernstes Problem: Die Reaktionszeit zählt, und alle Kunden „sicherheitshalber“ zu benachrichtigen ist teuer und schadet dem Vertrauen.

FEFO: Was zuerst abläuft, geht zuerst raus

Bei Produkten mit Datum taugt das klassische „was zuerst reinkommt, geht zuerst raus“ (FIFO) nicht. Richtig ist FEFO (first expired, first out): Zuerst wird die Charge mit dem nächstliegenden Datum versendet, auch wenn sie später angekommen ist. Damit das funktioniert:

• Jede Charge muss mit ihrem Lagerplatz und ihrem Datum erfasst sein.
• Der Kommissionierzettel muss angeben, welche Charge zu nehmen ist, nicht nur welches Produkt.
• Es empfiehlt sich, dem Kunden eine garantierte Mindestrestlaufzeit zuzusagen (zum Beispiel „wir versenden immer mit mindestens drei Monaten Restlaufzeit“) und keine Chargen darunter zu versenden.

Schwund: das Geld, das still im Müll landet

Schwund taucht auf keiner Rechnung auf. Eines Tages findet einfach jemand einen abgelaufenen Karton und wirft ihn weg. Um ihn zu kontrollieren:

• Erfassen Sie jeden Schwund mit seiner Ursache: Ablauf, Bruch, nicht wiederverkaufbare Rücksendung, Fehler beim Wareneingang.
• Handeln Sie vorausschauend: Vergleichen Sie das Datum jeder Charge mit ihrem Absatztempo. Läuft eine Charge von 200 Stück in 60 Tagen ab und Sie verkaufen 2 pro Tag, wissen Sie heute, dass Ihnen etwa 80 übrig bleiben werden.
• Reagieren Sie rechtzeitig: eine Aktion, ein Paket mit einem anderen Produkt, Verkauf mit nahem Mindesthaltbarkeitsdatum und klarem Rabatt oder eine Spende. Das mit 60 Tagen Vorlauf zu tun ist etwas ganz anderes als mit 5.
• Passen Sie den Einkauf an: Verursacht ein Produkt oft Schwund, liegt das Problem darin, wie viel Sie einkaufen, nicht darin, wie viel Sie verkaufen.

Checkliste

• Die Produktseiten zeigen Zutaten, hervorgehobene Allergene und Nährwertdeklaration (oder die je nach Produktart vorgeschriebenen Angaben) als Text.
• Jeder Wareneingang erfasst Charge, Datum und Lieferant.
• Jede Bestellung erfasst die versendete Charge.
• Sie können innerhalb von Minuten die Kunden auflisten, die eine Charge erhalten haben.
• Das Lager kommissioniert nach FEFO und hält eine Mindestrestlaufzeit ein.
• Es gibt ein Schwundprotokoll und eine regelmäßige Prüfung dessen, was bald abläuft.
• Wenn Sie Produkte mit überschrittenem Mindesthaltbarkeitsdatum verkaufen, wird das auf der Produktseite und im Warenkorb sichtbar angegeben.

In PrestaShop

PrestaShop verwaltet standardmäßig keine Chargen und keine Haltbarkeitsdaten: Der Bestand ist eine Zahl pro Produkt. Um die Rückverfolgbarkeit zu erfüllen und den Schwund zu kontrollieren, müssen Charge und Datum bei Wareneingängen und Bestellungen ergänzt werden, dazu die Auslagerung nach Datum und ein Hinweis auf das, was nicht rechtzeitig verkauft wird. Und für die Produktseite die Nährwert-, Allergen- oder regulatorischen Angaben pro Produkt und pro Kombination, als Text und nicht nur im Foto.

Dieser Artikel dient der Information. Jede Branche (Lebensmittel, Nahrungsergänzungsmittel, Kosmetik, Medizinprodukte) hat eigene Vorschriften: Klären Sie sie mit Ihrer Beratung oder Ihrem Branchenverband.