Einkaufsmanagement: wo ein Onlineshop seine Marge gewinnt oder verliert

In fast jedem Handelsbetrieb ist das, was Sie Ihren Lieferanten zahlen, der größte Ausgabenposten. Und trotzdem verbringen die meisten Shops Stunden mit Werbung und Design und sehr wenig damit, gut einzukaufen. Das ist ein teurer Fehler, aus einem ganz einfachen Grund:

Was Einkaufsmanagement (wirklich) ist

Es ist nicht „Bestellungen aufgeben“. Es ist ein Ablauf mit sieben Schritten, und bei jedem kann man unbemerkt Geld verlieren:

1. Erkennen, was gebraucht wird: welche Produkte ausgehen und wann.
2. Entscheiden, bei wem Sie kaufen: Haupt- und Ersatzlieferant, mit ihren Tarifen, Lieferzeiten und Mindestbestellmengen.
3. Entscheiden, wie viel: weder so viel, dass Sie Liquidität binden, noch so wenig, dass Ihnen der Bestand ausgeht.
4. Die Bestellung formalisieren: schriftlich, mit vereinbarten Preisen und voraussichtlichem Liefertermin.
5. Die Ware annehmen: zählen, was ankommt, und notieren, was fehlt.
6. Abgleichen: prüfen, ob Bestellung, Lieferschein und Rechnung übereinstimmen.
7. Die tatsächlichen Kosten berechnen und den Lieferanten bewerten.

Die fünf häufigsten Lecks

1. Preiserhöhungen, die niemand bemerkt

Ein Lieferant aktualisiert seinen Tarif, die Rechnung kommt mit dem neuen Preis und wird ungeprüft bezahlt. Nach einem Jahr ist die Marge einer ganzen Produktfamilie um drei Punkte gesunken, und niemand weiß, wann das passiert ist. Die Lösung ist, jede berechnete Position mit dem gültigen Tarif des Lieferanten zu vergleichen und zu warnen, wenn sie nicht übereinstimmen.

2. Bestelltes, Geliefertes und Berechnetes stimmen nicht überein

Es fehlen Stücke, es kommen vertauschte Artikel, oder es wird etwas berechnet, das noch offen war. Das nennt man Drei-Wege-Abgleich (Bestellung, Lieferschein, Rechnung): Wird er nicht gemacht, bezahlen Sie Produkte, die nie ins Lager gekommen sind.

3. Wareneingang „nach Augenmaß“

Wer die Ware annimmt und dabei die Bestellung und die erwarteten Mengen sieht, neigt dazu, das zu bestätigen, was er erwartet. Ein Blindeingang – zählen, ohne Mengen oder Preise zu sehen, und danach vergleichen – deckt viel mehr Abweichungen auf.

4. Kosten ohne Fracht

Der Einkaufspreis auf der Produktseite ist meist der aus dem Tarif. Die tatsächlichen Kosten enthalten aber die Eingangsfracht, beim Import die Zölle und manchmal die Verpackung. Bringt eine Lieferung für 40 € 200 Stück, kostet jedes Stück 0,20 € mehr. Bei günstigen Produkten verändert das die Marge komplett.

5. Offene Posten, die nie ankommen

Der Lieferant liefert 80 % der Bestellung, der Rest bleibt „offen“ und gerät in Vergessenheit. In der Zwischenzeit zeigt der Shop Bestand an, den es nicht gibt, oder verkauft etwas nicht mehr, das man für bestellt hielt. Man muss die offenen Lieferungen pro Lieferant im Blick behalten und sie einfordern.

Die tatsächlichen Kosten: gewichteter Durchschnittspreis

Wenn Sie dasselbe Produkt im Lauf der Zeit zu unterschiedlichen Preisen kaufen, was kostet Sie dann das Stück, das Sie heute verkaufen? Die praktischste Methode für einen Handelsbetrieb ist der gewichtete Durchschnittspreis (PMP): Jeder Zugang berechnet die Durchschnittskosten neu und berücksichtigt dabei die Stücke, die Sie bereits hatten.

Die Rechnung: (50 × 10 + 100 × 11,20) / 150 = 10,80 €. Dann (70 × 10,80 + 30 × 10,50) / 100 = 10,71 €. Mit diesen Kosten ist die Marge, die Sie bei jedem Verkauf sehen, die tatsächliche, nicht die eines Tarifs von vor Monaten.

Lieferanten auswählen und bewerten

Der Preis zählt, ist aber nicht alles. Es lohnt sich, Folgendes zu messen, und sei es in einer Tabellenkalkulation:

• Servicegrad: welcher Anteil des Bestellten vollständig und pünktlich geliefert wird.
• Tatsächliche Lieferzeit, nicht die versprochene. Das ist der Wert, den Sie brauchen, um zu berechnen, wann Sie bestellen müssen.
• Störungen: falsche Artikel, Bruch, Rechnungen, die nicht stimmen.
• Preisstabilität: wie oft und um wie viel der Tarif im Jahr gestiegen ist.
• Konditionen: Mindestbestellwert, frachtfrei ab einem bestimmten Betrag, Zahlungsziel.

Und eine Vorsichtsregel: Halten Sie für Ihre meistverkauften Produkte immer einen Ersatzlieferanten bereit. Die Abhängigkeit von einem einzigen bezahlt man im schlechtesten Moment.

Eine wöchentliche Routine, die in eine Stunde passt

1. Prüfen Sie, welche Produkte ausgehen werden, bevor eine neue Lieferung ankommt.
2. Gruppieren Sie nach Lieferant und prüfen Sie, ob Sie den Mindestwert oder die frachtfreie Grenze erreichen.
3. Senden Sie die Bestellungen schriftlich, mit vereinbartem Preis.
4. Gehen Sie die offenen Posten der Vorwoche durch und fordern Sie ein, was nicht gekommen ist.
5. Vergleichen Sie eingehende Rechnungen mit Bestellung und Lieferschein, bevor Sie sie bezahlen.

Kennzahlen, an denen Sie sehen, ob Sie gut einkaufen

• Lagerumschlag und Reichweite in Tagen: wie viele Tage Sie mit dem auskommen, was Sie haben.
• Gebundener Bestand: Produkte ohne Verkäufe in 90 oder 180 Tagen. Das ist schlafendes Geld.
• Abweichung vom Tarif: wie viel Sie gegenüber dem Vereinbarten zu viel bezahlt haben.
• Fehlbestände bei den wichtigen Produkten und ihre Tage ohne Verkauf.

Der Einkauf in PrestaShop

PrestaShop beherrscht den Verkauf sehr gut, für den Einkauf bringt es aber wenig mit: einen Einkaufspreis pro Produkt, den niemand aktualisiert, und einen Bestand ohne Vorstellung von Lieferantenbestellungen. Deshalb landen viele Shops bei einer Excel-Tabelle daneben. Wenn Sie das im Shop selbst abbilden wollen, sollten Sie nach Folgendem suchen: die Datei des Lieferanten als Bestellung importieren, seine Preise mit dem Tarif vergleichen, Ware annehmen, ohne Mengen zu sehen, die Durchschnittskosten inklusive Fracht berechnen und wissen, welche Produkte Sie gemäß ihrem tatsächlichen Absatz nachbestellen müssen.