Vereinfachte oder vollständige Rechnung im Onlineshop: wann welche und die Steuernummer

„Können Sie mir die Rechnung auf die Firma ausstellen?“ Die Bitte kommt eine Woche nach der Bestellung, mit einer falsch geschriebenen Steuernummer und einer anderen Adresse als der Lieferadresse. Jede solche Anfrage ist Handarbeit, und wenn die Rechnung schon ausgestellt war, muss korrigiert werden. Fast alles lässt sich vermeiden, wenn die Daten im Checkout richtig erfasst werden.

Zwei Arten von Rechnungen

Das Real Decreto 1619/2012, mit dem die spanische Rechnungsverordnung erlassen wurde, unterscheidet zwei Arten:

• Vollständige (oder ordentliche) Rechnung (factura completa): Sie nennt den Empfänger mit Namen oder Firma, Steuernummer (NIF) und Anschrift und weist Bemessungsgrundlage, Satz und Betrag der MwSt. aus.
• Vereinfachte Rechnung (factura simplificada): der frühere „Kassenbon“. Sie braucht keine Empfängerdaten, und es genügt, den angewandten MwSt.-Satz und gegebenenfalls den Vermerk „inkl. MwSt.“ anzugeben.

Die vereinfachte Rechnung ist in jeder Hinsicht eine Rechnung: Sie hat Nummer, Serie und Datum und zählt für das Finanzamt genauso. Sie ist keine formlose Quittung.

Wann eine vereinfachte Rechnung möglich ist

• Allgemein, wenn der Betrag 400 € inklusive MwSt. nicht übersteigt.
• Bis 3.000 € inklusive MwSt. bei bestimmten Tätigkeiten, darunter der Einzelhandel.
• Wenn es sich um die Korrektur einer anderen vereinfachten Rechnung handelt.

Keine vereinfachte Rechnung ist unter anderem bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und bei bestimmten Auslandsgeschäften möglich. Wenn Sie an Unternehmen in anderen EU-Ländern mit Umkehr der Steuerschuldnerschaft verkaufen, brauchen Sie eine vollständige Rechnung mit der USt-IdNr. des Kunden.

Wann die vollständige Pflicht ist

Auch wenn der Betrag eine vereinfachte zulässt, müssen Sie eine vollständige Rechnung ausstellen, wenn:

• der Empfänger Unternehmer oder Freiberufler ist und sie verlangt, um die MwSt. abzuziehen;
• die Art des Geschäfts es erfordert (zum Beispiel innergemeinschaftliche);
• der Kunde dem Recargo de equivalencia unterliegt (dem spanischen Ausgleichszuschlag für Einzelhändler): Der Zuschlag muss getrennt ausgewiesen werden.

Die Verordnung sieht außerdem eine vereinfachte Rechnung vor, die Steuernummer und Anschrift des unternehmerischen Empfängers sowie den ausgewiesenen Steuerbetrag enthält; mit diesen Angaben kann der Käufer die MwSt. abziehen. In der Praxis ist es am saubersten, die vollständige auszustellen, wenn ein gewerblicher Kunde Sie um eine Rechnung bittet.

Die Steuernummer abfragen, ohne den Checkout zu verschlechtern

Alle nach der Steuernummer zu fragen bremst diejenigen aus, die sie nicht brauchen. Am besten funktioniert:

1. Ein Schalter „Ich brauche eine Rechnung“, standardmäßig deaktiviert.
2. Beim Aktivieren nach der Kundenart fragen: Privatperson, Selbstständiger oder Unternehmen. Jede braucht andere Felder (eine Privatperson möchte vielleicht eine Rechnung mit ihrem DNI; ein Unternehmen braucht Firma und CIF).
3. Die Steuernummer vor der Zahlung prüfen, nicht danach.

Wie Sie die Steuernummer prüfen

Es gibt drei Prüfstufen, von der einfachsten bis zur zuverlässigsten:

• Format und Prüfziffer. DNI, NIE und CIF (die spanischen Identifikations- und Steuernummern) haben ein berechenbares Prüfzeichen. Das erkennt Tippfehler, und das sind die meisten.
• VIES, das System der Europäischen Kommission, um zu prüfen, ob eine USt-IdNr. aus einem anderen Mitgliedstaat für innergemeinschaftliche Geschäfte registriert ist. Unverzichtbar, wenn Sie die Steuerbefreiung für europäische Unternehmen anwenden.
• Register der AEAT (spanische Steuerbehörde), mit dem sich prüfen lässt, ob eine spanische Steuernummer zu einem Namen oder einer Firma gehört. Erfordert ein elektronisches Zertifikat.

Typische Fehler

1. Das Feld „DNI“ der Adresse ungeprüft als Steuernummer für die Rechnung verwenden.
2. Den Kunden die Steuerdaten ändern lassen, nachdem die Rechnung ausgestellt ist. Richtig ist eine Rechnungskorrektur, nicht das Bearbeiten der Adresse.
3. Immer eine vollständige Rechnung mit den Lieferdaten ausstellen: Wer das Paket erhält, ist nicht unbedingt derjenige, der bezahlt.
4. Die vereinfachte nicht als solche kennzeichnen. Besser ist, wenn auf dem Dokument „Factura simplificada“ steht, damit niemand es verwechselt.
5. Mehrere Konten mit derselben Steuernummer, die gegenseitig ihre Daten sehen, mit dem entsprechenden Datenschutzproblem.

Checkliste

• Legen Sie fest, ab welchem Betrag Sie immer eine vollständige Rechnung ausstellen.
• Fragen Sie im Checkout nach der Rechnung, nicht danach.
• Prüfen Sie immer Format und Prüfziffer; VIES, wenn Sie an europäische Unternehmen verkaufen.
• Sperren Sie die Steuerdaten einer bereits abgerechneten Bestellung.
• Klären Sie Serie und Nummerierung von vereinfachten, vollständigen und korrigierten Rechnungen mit Ihrer Steuerberatung.

Häufige Fragen

Muss ich die Rechnung per E-Mail schicken? Das Versenden ist keine Pflicht, sie muss dem Kunden aber zur Verfügung stehen. Am praktischsten ist es, wenn sie unter „Mein Konto“ liegt und der Bestätigungs- oder Versand-E-Mail angehängt ist. Für die elektronische Rechnung muss der Kunde zustimmen, sie so zu erhalten, was meist in den Verkaufsbedingungen geregelt ist.

Wann wird die Rechnung ausgestellt: bei der Zahlung oder beim Versand? Allgemein gilt, dass sie zum Zeitpunkt des Geschäfts ausgestellt wird. Im Onlineshop stellen viele die Rechnung bei Zahlungsbestätigung aus, andere beim Versand. Wichtig ist, immer dasselbe Kriterium anzuwenden und dass Ihre Steuerberatung es kennt.

Kann eine Privatperson eine vollständige Rechnung verlangen? Ja. Sie kann eine Rechnung mit ihrem Namen und ihrem DNI wünschen, zum Beispiel für eine Garantie oder einen Zuschuss. Das ist kein seltener Fall, und der Checkout sollte es ermöglichen.

Was tue ich mit einer Steuernummer, die die Prüfung nicht besteht? Die Bestellung mit aktivierter Rechnungsoption nicht weiterlaufen lassen, bis sie korrigiert ist. Ein klarer Hinweis im Checkout ist besser als eine Rechnungskorrektur hinterher.

Die Umsetzung in PrestaShop

PrestaShop stellt eine einzige Rechnungsart aus und fragt nicht, ob der Kunde sie braucht. RKR Datos de Facturación fügt einen Schalter „Rechnung anfordern“ mit Privatperson, Selbstständiger oder Unternehmen hinzu, der nur abfragt, was jede Art braucht, und prüft NIF, NIE oder CIF vor der Zahlung: Prüfziffer, VIES für die europäische MwSt. und optional das Finanzamt mit elektronischem Zertifikat. Es ermöglicht, die vollständige Rechnung nach Betrag (ab Werk 400 €) oder nach Kundengruppe zur Pflicht zu machen, sperrt die Daten nach der ersten abgerechneten Bestellung mit Änderungsantrag über Mein Konto und vermerkt „FACTURA SIMPLIFICADA“ im PDF, wenn es zutrifft.

Dieser Artikel dient der Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für einen konkreten Fall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.