Débito direto SEPA para clientes empresariais: mandatos, esquema B2B e devoluções

Se vende a empresas, já terá ouvido: «Não podem debitar diretamente na minha conta?». Para muitos clientes profissionais, o cartão é um incómodo. O cartão da empresa está na posse de uma só pessoa, tem limites, caduca, e o departamento administrativo prefere ver os débitos na conta com uma referência clara. O débito direto SEPA é o que esperam.

Este artigo não explica como gerar um lote de débitos passo a passo, mas sim como pensar o débito direto para clientes empresariais numa loja online: que esquema usar, como recolher o mandato e o que fazer quando um débito é devolvido.

CORE e B2B: dois esquemas, dois níveis de risco

O débito direto SEPA tem dois esquemas, e a diferença importa muito a quem cobra:

Com CORE, um cliente pode pedir o reembolso de um débito legítimo semanas depois, quando a mercadoria já foi enviada. Com B2B esse risco desaparece em grande parte, em troca de um passo adicional: o cliente tem de registar o mandato no seu banco. Se o banco não tiver registo do mandato, rejeita o débito.

O mandato: o que é e o que tem de incluir

O mandato é a autorização que o cliente assina para que a loja possa debitar a sua conta. Sem ele não há débito direto válido. O essencial:

• Referência única do mandato, que acompanha cada débito.
• O seu identificador de credor SEPA, atribuído pelo seu banco.
• Dados do devedor: titular da conta e IBAN.
• Tipo de pagamento: recorrente ou único.
• Esquema: CORE ou B2B.
• Data e assinatura (ou a respetiva aceitação eletrónica).

Guarde o mandato enquanto o utilizar e durante o tempo que o seu banco exigir após o último débito. Se um dia surgir uma reclamação por débito não autorizado, é a sua prova.

Numa loja online, a aceitação eletrónica no checkout é o mais prático: o cliente escreve o titular e o IBAN, assinala que aceita o mandato e confirma a encomenda. Para B2B, convém ainda entregar-lhe o documento do mandato para que o apresente ao seu banco antes do primeiro débito, ou terá rejeições logo no primeiro.

Verificar os dados antes de chegarem ao banco

Um IBAN mal copiado gera uma rejeição dias depois, quando a encomenda já está preparada. Valide-o no momento:

• Dígitos de controlo do IBAN: detetam quase todos os erros de digitação.
• Titular obrigatório e coincidente com a denominação social do cliente quando se trate de uma empresa.
• Aceitação do mandato registada, com data.

E tudo isto deve ser verificado no servidor, não apenas no navegador.

Pré-aviso do débito

As regras SEPA exigem que o credor avise o devedor antes de cada débito, com o valor e a data. O prazo por defeito das regras SEPA é de catorze dias de calendário, salvo se acordarem outro no contrato ou nas condições. Na prática, um email com o valor, a data prevista, o seu identificador de credor e a referência do mandato cumpre essa função e evita surpresas no departamento administrativo.

Quando o débito é devolvido

Os débitos SEPA podem não chegar a bom porto por vários motivos, e cada um pede uma reação diferente:

• Rejeição antes do débito: conta encerrada, IBAN incorreto, mandato não registado (em B2B). Reveja os dados com o cliente.
• Devolução por falta de saldo: o cliente existe e quer pagar, mas não havia fundos. Contacte-o e volte a apresentar o débito ou cobre por outra via.
• Reembolso pedido pelo devedor (em CORE): pode ser um erro administrativo ou uma disputa. Fale com o cliente antes de voltar a debitar.
• Mandato revogado: o cliente retirou a autorização. Não volte a apresentar débitos com esse mandato.

O importante é que o estado da encomenda reflita a realidade. Uma encomenda paga por débito direto não está cobrada quando é criada, mas sim quando o banco credita o lote e passa o prazo de rejeição. Marcá-la como «pagamento aceite» ao criá-la é a forma mais rápida de enviar mercadoria que não é cobrada.

Organizar a operação

1. Decida quem pode pagar por débito direto: só clientes profissionais, a partir de um certo histórico, ou todos.
2. Defina um calendário de lotes: semanal, quinzenal ou por encomenda. Um calendário fixo simplifica a reconciliação.
3. Gere o ficheiro normalizado de débitos (formato ISO 20022, o pain.008) e carregue-o no homebanking.
4. Marque as cobranças como cobradas ou devolvidas conforme a informação do banco, e faça com que isso atualize o estado da encomenda.
5. Reveja as devoluções todas as semanas e decida caso a caso.

Se, além disso, vende por subscrição, cada renovação deveria gerar a sua cobrança pendente associada a essa subscrição, e a revogação do mandato deveria travar a renovação seguinte. E como o módulo de pagamento trata dados bancários, é dos que mais convém manter atualizados juntamente com o PrestaShop e o PHP.

Como resolvê-lo no PrestaShop

O RKR Domiciliación SEPA acrescenta o débito direto como forma de pagamento no checkout: o cliente escreve o titular e o IBAN e aceita o mandato, e esses dados são verificados no servidor. Admite os esquemas CORE e B2B, conforme o tipo de mandato que configurar. No back office tem os mandatos de cada cliente, as cobranças pendentes de incluir em lote e os lotes, com o ficheiro SEPA pain.008 pronto a carregar no banco. Marca cada cobrança como enviada, cobrada, devolvida ou cancelada; ao marcá-la como cobrada, a encomenda passa a pagamento aceite, e as devoluções ficam registadas com o respetivo motivo. O cliente recebe por email um pré-aviso do débito com o credor e a data. Com o RKR Suscripciones, cada cobrança fica associada à sua subscrição.