Conciliar banco e faturas de fornecedores com IA: o que automatizar e o que rever

Chega o fim do trimestre e o contabilista pede o mesmo de sempre: as faturas de compra e o extrato bancário. Numa loja online, isso são dezenas ou centenas de documentos: fornecedores de mercadoria, transportadoras, a plataforma de pagamento, publicidade, software, alojamento. Algumas faturas chegam por email, outras têm de ser descarregadas de um painel, outras nunca chegaram.

Conferir o banco, linha a linha, contra essa pilha de PDF é das tarefas mais aborrecidas da administração de uma PME. É também uma das que mais se prestam à ajuda da inteligência artificial, desde que seja encarada como ajuda e não como piloto automático.

O que é conciliar, numa loja online

Conciliar é verificar que cada movimento do banco tem o seu documento e que cada documento tem o seu movimento. Nas compras, isso responde a três perguntas:

1. O que paguei e não tem fatura? É o mais importante: uma despesa sem fatura não se pode deduzir, e se não a reclamar cedo, já não chega.
2. Que fatura tenho e não paguei? Dívidas pendentes ou pagamentos duplicados.
3. Que valores não coincidem? Uma fatura noutra moeda, uma comissão descontada, um crédito parcial.

A parte das vendas (que o que se cobrou na loja chegue ao banco) é outro trabalho, com os seus próprios problemas, e convém fazê-lo em separado.

Onde a IA ajuda de facto

Ler faturas de qualquer formato

Cada fornecedor tem o seu modelo. Um modelo de IA com visão consegue extrair de um PDF ou de uma fotografia os dados necessários: fornecedor, NIF, data, número, base tributável, taxa e valor do IVA, total. O que antes era teclar passa a ser rever uma listagem.

Propor correspondências

Com a listagem de faturas e o extrato, a correspondência por valor e data aproximada resolve a maioria dos casos. A IA contribui nos difíceis: o descritivo do banco que não se parece com o nome do fornecedor, o pagamento que agrupa várias faturas, o débito com uma pequena diferença por comissão.

Atribuir contas contabilísticas

Se for o próprio a fazer a contabilidade, um modelo que conheça o seu plano de contas pode propor a conta de cada fatura com base no que foi feito noutras vezes com esse fornecedor.

Onde não se deve confiar

• Números mal lidos. Um 1 por um 7, uma vírgula decimal, um total que na verdade é o subtotal. Confirme sempre que base mais imposto dá o total.
• Faturas com várias taxas de IVA, ou com recargo de equivalencia (o acréscimo de IVA espanhol aplicado aos retalhistas), retenções ou itens isentos. São as que mais se enganam e as que mais importam.
• Fornecedores estrangeiros com autoliquidação (inversão do sujeito passivo): a fatura não leva IVA e não é um erro.
• Duplicados. A mesma fatura descarregada duas vezes com nomes diferentes.
• Decisões fiscais. A IA pode propor uma conta; se uma despesa é dedutível ou não, decide-o o seu contabilista.

As faturas que não chegam sozinhas

Numa loja online, boa parte dos pagamentos sem fatura não é de fornecedores de mercadoria, mas de serviços que faturam num painel e não por email:

• Plataformas de pagamento, que descontam a sua comissão do valor que lhe transferem. No banco vê um recebimento líquido e a fatura de comissões está no painel delas.
• Plataformas de publicidade, que debitam várias vezes por mês consoante o gasto.
• Marketplaces, que liquidam vendas menos comissões e emitem as suas próprias faturas de serviço.
• Transportadoras, com faturas mensais que agrupam centenas de envios e, por vezes, sobretaxas posteriores.
• Software e subscrições pagos com cartão, muitos de fora de Espanha.

Faça uma lista destes serviços, com o sítio onde se descarrega cada fatura e com que frequência. A conciliação diz-lhe o que falta; a lista diz-lhe onde o ir buscar. E quando aparecer no banco um débito que ninguém sabe o que é, leve-o a sério: é também a forma de descobrir uma subscrição esquecida ou um débito que não deveria lá estar.

A privacidade dos documentos

Faturas e extratos bancários contêm dados da sua empresa, dos seus fornecedores e, por vezes, de pessoas. Antes de usar qualquer ferramenta de IA com eles, pergunte:

• Para onde são enviados os documentos? Mesmo que a aplicação funcione no seu navegador, se usar um modelo na nuvem, o conteúdo viaja para esse fornecedor.
• Que condições tem essa conta? Alguns serviços de IA gratuitos reservam-se o direito de usar o que envia para melhorar os seus modelos; os pagos costumam excluí-lo. Leia isso antes de carregar seja o que for.
• Quem guarda o resultado? Melhor um ficheiro no seu computador do que mais uma plataforma de terceiros.

Um processo trimestral que funciona

1. Reúna as faturas numa pasta ao longo do trimestre, e não no último dia.
2. Extraia os dados com a ferramenta e reveja a listagem: totais, NIF, taxas de IVA.
3. Carregue o extrato e deixe que proponha as correspondências.
4. Reveja os itens sem correspondência: pagamentos sem fatura (reclame-as já) e faturas sem pagamento.
5. Exporte a listagem ou os lançamentos e envie-os ao contabilista com uma nota sobre o que está pendente.

Feito assim, o trabalho do trimestre fica reduzido à revisão e às exceções, que é onde realmente é precisa uma pessoa.

Como resolver isto no PrestaShop

O Organizador de Facturas y Conciliador Bancario IA é uma ferramenta da Rekire que não depende do PrestaShop: funciona no navegador com a sua própria chave de API do Gemini. Se só quiser organizar faturas, arrasta os PDF ou imagens e obtém um Excel com CIF, bases e valores de IVA pronto para o seu contabilista. Se carregar os movimentos bancários, cruza-os com as faturas e assinala que compras pagou e ainda não têm fatura. E se for o próprio a fazer a contabilidade, com o seu plano de contas atribui a conta de cada fatura e exporta os lançamentos para o seu programa. Para documentos confidenciais recomendamos usar uma conta paga do serviço de IA, não a gratuita. A Rekire disponibiliza-a aos seus clientes sem custo e sem suporte, embora recolhamos sugestões e avisos de erros.