O custo real de um produto: portes, tabelas de preços do fornecedor e custo médio ponderado

Na ficha de produto da sua loja há um campo de preço de custo. Alguém o preencheu ao criar o produto e, com sorte, alguém o atualiza quando se lembra. É sobre esse número que calcula margens, decide descontos e valoriza o stock. Se o número estiver errado, tudo o que assenta nele também está.

E costuma estar errado por três motivos: não inclui os portes, não reflete as subidas de preços e não tem em conta que comprou o mesmo produto a preços diferentes.

O que é o custo real

O custo real de uma unidade é tudo o que lhe custou tê-la no seu armazém, pronta a vender:

• O preço de compra, com os descontos do fornecedor aplicados.
• Os portes de entrada, repartidos pelo que chegou nesse envio.
• Outros gastos diretos da compra, se os houver (direitos aduaneiros em importações, por exemplo).

O IVA suportado dedutível não faz parte do custo. Se a sua atividade não permitir deduzi-lo, a situação muda; nesse caso confirme-o com o seu contabilista.

Os portes: o custo que se esquece

Uma encomenda ao fornecedor de 1000 euros com 60 euros de portes encarece cada unidade 6 % em média. Se não o imputar, a sua margem está inflacionada exatamente nessa proporção. A questão é como reparti-lo:

Não há um correto para tudo. Escolha o que mais se parecer com a forma como a transportadora lhe cobra, e mantenha-o.

Custo médio ponderado

Compra 10 unidades a 5 euros. Um mês depois, mais 10 a 6 euros. Quanto lhe custa cada unidade que tem? Se, quando chegam as novas, restam 5 da primeira compra, o custo não é 5 nem 6: é a média ponderada por unidades.

1. Valor do stock anterior: 5 unidades × 5 € = 25 €.
2. Valor da entrada: 10 unidades × 6 € = 60 €.
3. Novo custo médio: (25 + 60) / 15 = 5,67 €.

Cada entrada de mercadoria recalcula o custo médio com o stock que havia. É o método que melhor reflete o custo do que vende quando compra o mesmo produto a preços diferentes, e o mais usado no comércio.

Dois momentos diferentes: receber e faturar

A mercadoria chega com uma guia de remessa; a fatura do fornecedor chega dias ou semanas depois, por vezes com preços diferentes dos da encomenda. São dois momentos diferentes e convém tratá-los assim:

• Ao receber, entra o stock. O custo provisório é o da encomenda.
• Ao faturar, imputa-se o custo definitivo, com os portes reais.
• O que se vender entretanto é valorizado ao último custo conhecido.

As tabelas de preços do fornecedor: o que ninguém compara

O seu fornecedor envia-lhe uma tabela de preços nova de tempos a tempos. Se só a usar para atualizar os custos que sobem, perde metade da informação:

• O que subiu, e quanto.
• O que desceu, que também acontece e quase ninguém olha.
• O que é novo no catálogo dele.
• O que desapareceu. Um fornecedor nem sempre comunica que descontinua algo: simplesmente deixa de aparecer na tabela. Se ninguém comparar as duas versões, quem o descobre é o cliente que o pede.

E uma verificação que se paga sozinha: que o fornecedor lhe cobre o que diz a sua própria tabela. Comparar cada encomenda ou fatura com a tabela em vigor deteta os erros de preço, que existem e quase nunca são a seu favor.

Do custo ao preço de venda

Com o custo real, a margem calcula-se sobre dados. Mas levar as alterações de tabela para os seus preços de venda tem de ser um passo à parte e explícito: uma tabela nova pode trazer centenas de subidas e não quer que sejam aplicadas sozinhas só por ter importado um ficheiro. Decida o alcance (só as descidas, só as subidas, só o novo, tudo) e reveja antes de aplicar.

O trabalho administrativo que come o tempo

Muito do descontrolo de custos não vem de não saber calcular, mas do trabalho manual: o fornecedor envia um Excel ou um PDF com as suas referências e alguém as cruza com as suas linha a linha. Quanto mais se automatizar a associação (por referência do fornecedor, EAN, referência interna), menos erros e menos tempo.

Se a sua loja ainda está numa versão antiga do PrestaShop, tenha em conta que muitas ferramentas de compras atuais já pedem PrestaShop 8 ou superior e um PHP recente. É mais um motivo para manter a loja em dia.

Checklist

• Impute os portes de entrada com um critério fixo.
• Use custo médio ponderado e guarde o histórico de cada movimento.
• Separe a receção da mercadoria da fatura do fornecedor.
• Compare cada tabela nova com a anterior, incluindo o que desce e o que desaparece.
• Verifique que o que lhe cobram coincide com a tabela deles.
• Aplique as alterações de preço de venda com revisão prévia.

Como resolvê-lo no PrestaShop

O RKR Purchase Manager converte o ficheiro do fornecedor (CSV, XLSX ou PDF) numa encomenda de compra: aprende o formato de cada fornecedor e associa cada linha ao seu catálogo por referência do fornecedor, EAN-13, referência interna, MPN e UPC. Guarda as tabelas inteiras, compara cada uma com a anterior (subidas, descidas, novidades e o que desaparece) e avisa-o se lhe cobrarem mais do que a própria tabela; levar os preços para o catálogo é um passo à parte, com o alcance que escolher. Calcula o custo médio ponderado com portes rateados por montante, unidades ou peso, com histórico de cada movimento, e separa a receção em armazém, sem preços à vista, da imputação do custo ao faturar. Compatível com PrestaShop 8.0 e 9.x.