IA numa PME com loja online: por onde começar sem fumo

Todas as semanas sai uma ferramenta de IA nova e cada fornecedor promete que a sua muda tudo. Entretanto, na maioria das PME com loja online passa-se o mesmo: alguém da equipa usa um chat por conta própria para redigir emails, outra pessoa experimentou-o para descrições e desistiu, e ninguém sabe muito bem que dados estão a ser colados nessas janelas.

Este artigo não é sobre ferramentas concretas, que mudam todos os meses. É sobre como decidir onde usar IA numa empresa pequena com loja online, como medir se funciona e que regras definir para não criar um problema novo.

Primeiro o processo, depois a ferramenta

O erro mais comum é começar pela ferramenta («temos de usar IA») e procurar-lhe depois uma utilidade. Funciona ao contrário: procure tarefas que cumpram três condições.

• Repetem-se muito. Dez minutos feitos quarenta vezes por semana valem mais do que uma tarefa de duas horas por mês.
• Seguem um padrão. Responder a dúvidas parecidas, ler documentos com a mesma estrutura, redigir textos com um formato.
• Podem ser revistas depressa. Se verificar o resultado custar o mesmo que fazê-lo, não ganha nada.

Faça com a sua equipa uma lista do que mais tempo lhes rouba. Em quase todas as empresas sai o mesmo: emails que se respondem sempre da mesma forma, dados copiados de um sítio para outro, documentos que alguém lê para tirar três números.

Onde costuma dar resultado numa loja

Apoio ao cliente

Rascunhos de resposta para as perguntas de sempre (onde está a minha encomenda, como devolvo, que tamanho escolho), com os dados reais da encomenda e do produto. Uma pessoa revê e envia. O passo para responder sem revisão dá-se depois, e só nas perguntas em que o rascunho já nunca é corrigido.

Catálogo

Descrições, traduções, atributos extraídos da ficha do fornecedor, textos alternativos das imagens. Aqui a IA poupa muito, mas é preciso cuidar da qualidade: textos genéricos em milhares de fichas não ajudam a vender nem o posicionamento. Mais vale menos fichas bem revistas do que o catálogo inteiro com texto de enchimento.

Administração

Ler faturas de fornecedores e guias de remessa, propor conciliações, classificar emails recebidos. São documentos com estrutura, e a poupança nota-se a cada trimestre.

Operações e direção

Resumos de vendas, alertas de stock, respostas rápidas a perguntas sobre os seus próprios dados («que produtos desceram mais este mês?»). Para isto é preciso que os dados estejam organizados e acessíveis, e esse costuma ser o verdadeiro trabalho.

Três exemplos de primeiro caso

O que têm em comum: uma pessoa continua a ter a última palavra, o resultado verifica-se em segundos e a poupança nota-se todas as semanas. Nenhum obriga a mudar de software nem a refazer processos inteiros.

Onde ainda não

• Decisões com consequências legais ou fiscais sem revisão: preços, condições, impostos.
• Apoio automático sem saída para uma pessoa. Um assistente que não sabe dizer «vou passá-lo a um colega» frustra mais do que ajuda.
• Processos que nem sequer estão definidos. A IA não organiza o caos: acelera-o.
• Números que ninguém confirma. Os modelos de linguagem redigem bem e calculam com erros. O que é numérico, com dados e regras, não com texto gerado.

Os dados e as regras de utilização

Antes de alargar a IA a toda a empresa, decida por escrito:

1. Que ferramentas se usam e com que contas: da empresa, não pessoais.
2. Que dados se podem introduzir e quais não (dados de clientes, contratos, informação financeira), de acordo com as condições de cada serviço.
3. Quem revê o que sai para fora: um email para um cliente, um texto publicado, um documento.
4. Onde se guarda o que se aprendeu: as instruções que funcionam são conhecimento da empresa e não deveriam ir embora com a pessoa que as escreveu.

Como medir o primeiro caso

Escolha um e meça-o antes e depois: tempo por tarefa, número de tarefas por semana, erros detetados na revisão. Se ao fim de umas semanas a equipa o usar sem que ninguém o lembre e o tempo tiver descido, passe ao seguinte. Se não, ajuste-o ou abandone-o sem pena. Um piloto que nunca passa de piloto não é um fracasso da IA, é um sinal de que o caso não era o adequado.

Conte também com o custo: as ferramentas de IA pagas por utilização parecem baratas por pedido e encarecem com o volume. Anote quanto custa por mês cada caso e compare com as horas que poupa.

E não se esqueça da base técnica: uma loja desatualizada, com módulos abandonados e sem API acessível, limita muito o que qualquer integração pode fazer com os seus dados.

Como resolver isto no PrestaShop

O IA en tu empresa é o serviço da Rekire para levar a inteligência artificial aos processos reais de uma empresa: consultoria, formação e desenvolvimento numa mensalidade sem fidelização. Começa com um diagnóstico de processos e um roteiro por prioridades, e continua com automatizações, assistentes que trabalham com os dados da sua empresa e integração com o seu ERP, a sua loja e as suas ferramentas, com regras claras de utilização e privacidade. O plano Inicia centra-se numa área da empresa, com os primeiros automatismos e a formação dessa equipa; o plano Acelera leva a IA a várias áreas ao mesmo tempo, com desenvolvimentos à medida, integração com os seus sistemas e consultoria contínua.