Séries de faturas no PrestaShop: por loja, país ou canal, sem estragar a numeração

No início tudo é fácil: uma loja, uma série, faturas do 1 em diante. Depois chega uma segunda loja no mesmo PrestaShop, as vendas num marketplace, o POS da loja física ou um ERP que também fatura. E um dia o seu consultor pergunta-lhe porque há duas faturas com o número 2026-00412.

Neste artigo concentramo-nos em como organizar várias séries. A numeração básica e as retificativas são tratadas noutro artigo do blog.

O que diz a norma

O artigo 6 do Real Decreto 1619/2012 (regulamento de faturação espanhol) exige que a numeração das faturas seja sequencial dentro de cada série. Podem usar-se várias séries quando há razões que o justifiquem, e o próprio regulamento cita, entre outras:

• A existência de vários estabelecimentos a partir dos quais as operações são faturadas.
• Tratar-se de operações de natureza diferente.

E há casos em que uma série própria é obrigatória:

• As faturas retificativas.
• As faturas emitidas pelo destinatário ou por um terceiro em nome do empresário.

O que não se permite são falhas sem justificação, números repetidos dentro de uma série ou datas que andam para trás em relação ao número.

Quando convém separar séries

Por loja (multiloja)

Se no mesmo PrestaShop tem várias lojas da mesma empresa, pode usar uma série comum ou uma por loja. Uma por loja facilita o controlo, mas cada uma tem de ser sequencial por si só. Se as lojas forem de empresas diferentes, não há opção: cada empresa tem a sua própria numeração, porque são sujeitos passivos diferentes.

Por canal

Loja online, loja física com POS, marketplace, encomendas por telefone. Se cada canal fatura a partir de um sistema diferente, separar séries evita que dois sistemas gerem o mesmo número. É a causa mais frequente de duplicados.

Por tipo de documento

• Faturas completas e simplificadas: é habitual mantê-las em séries diferentes.
• Retificativas: série própria, sempre.

Por país

Não é obrigatório separar por país do cliente se a empresa for a mesma, mas algumas lojas fazem-no para conferir melhor as vendas à distância na UE. Se o fizer, não o confunda com o caso de ter uma empresa noutro país, que fatura com a sua própria numeração e a sua própria legislação.

Por exercício: reiniciar ou não

A norma não obriga a reiniciar a numeração todos os anos, mas é a prática mais comum: um prefixo com o ano (2026-, 2027-) e o contador a partir de 1. O importante é que a mudança seja limpa:

• A primeira fatura do ano novo não pode ter data do ano anterior.
• Se uma encomenda de dezembro é faturada em janeiro, a fatura é de janeiro e vai na série de janeiro.
• Se reiniciar, o prefixo do ano tem de fazer parte do número, ou terá dois «00001».

O problema dos vários sistemas

Um caso que vemos com frequência: uma loja de consumíveis fatura a partir do PrestaShop, mas o seu ERP também gera faturas para as encomendas por telefone, com o mesmo prefixo. Quando o ERP importa as encomendas do site, aparecem duas faturas diferentes com o mesmo número. A solução passa por decidir quem fatura o quê:

• Ou fatura só o PrestaShop e o ERP recebe as faturas já numeradas.
• Ou fatura só o ERP e o PrestaShop não gera número próprio.
• Ou cada um tem a sua série, com um prefixo diferente que nunca se cruza.

Erros frequentes

1. Duas lojas de uma multiloja partilham contador sem que ninguém o tenha decidido.
2. As retificativas partilham série com as faturas ordinárias.
3. Eliminam-se faturas de teste e ficam falhas na numeração real.
4. Ao mudar de ano não se muda o prefixo e repetem-se números.
5. O ERP e a loja numeram na mesma série.
6. Muda-se o formato do número a meio do exercício sem deixar registo.

Checklist

• Faça uma lista de todos os sítios que emitem faturas: loja, POS, ERP, marketplace.
• Atribua a cada um uma série com prefixo próprio, ou decida que só um fatura.
• Retificativas em série separada.
• Prefixo com o ano se reiniciar em cada exercício.
• Verifique no fim do mês que não há falhas nem duplicados em nenhuma série.
• Documente as séries e o seu motivo: é o que lhe vão pedir se perguntarem.

Perguntas frequentes

Posso mudar de série a meio do ano? Pode abrir uma série nova se houver um motivo, como um canal novo ou uma mudança de sistema, desde que a anterior fique fechada de forma limpa e a nova comece sequencial. Convém deixar registo da data e do motivo.

O que faço se já tiver uma falha na numeração? Não a preencher com uma fatura com data retroativa. O correto é documentar o que aconteceu (uma fatura de teste eliminada, uma falha do sistema) e falar disso com o seu consultor.

As notas de crédito parciais vão na série de retificativas? Sim. Qualquer correção de uma fatura emitida, total ou parcial, é uma retificativa e vai na sua série.

O prefixo tem de ter um formato concreto? Não. Pode ser «2026-», «W26-», «R-2026-» ou o que decidir, mas convém que seja curto, que identifique a série à primeira vista e que não se repita entre sistemas.

Como resolvê-lo no PrestaShop

O PrestaShop tem um prefixo de fatura por idioma e um contador, e em multiloja pode ser configurado por loja, mas não distingue séries por tipo de documento nem por canal e não controla as falhas. O prático é definir primeiro as séries, no papel, e depois configurar a loja e os restantes sistemas para as respeitarem. Os módulos que aparecem por baixo deste artigo ajudam com a fatura PDF, as suas séries e o seu envio para outros sistemas, como o ERP, para que cada fatura saia de um único sítio.

Este artigo é informativo e não substitui o aconselhamento fiscal. Para um caso concreto, consulte o seu consultor.