Validades, lotes e rastreabilidade: vender alimentação, cosmética ou parafarmácia online sem perder dinheiro

Vender alimentação, suplementos, cosmética ou parafarmácia online tem uma dificuldade que o resto do comércio não conhece: o produto tem data. Isso traz obrigações legais (o que informar, como rastrear cada lote, como retirar um) e um problema económico constante: as quebras. Bem organizado, as duas coisas resolvem-se com o mesmo sistema.

Data-limite de consumo e consumo preferencial não são o mesmo

Nos cosméticos a lógica é parecida: os que duram 30 meses ou menos levam data de durabilidade mínima; os que duram mais levam o símbolo do frasco aberto com os meses de utilização depois de aberto (por exemplo, «12M»).

O que tem de informar na venda online

O Regulamento (UE) 1169/2011 relativo à informação sobre os géneros alimentícios estabelece que, na venda à distância:

• Antes da compra, na ficha, deve estar disponível toda a informação obrigatória (denominação, ingredientes, alergénios destacados, quantidade líquida, condições de conservação, dados do operador, informação nutricional…) exceto a data de durabilidade, que logicamente depende do lote enviado.
• Na entrega, o produto deve ter toda a informação obrigatória, data incluída.

Lotes e rastreabilidade

O Regulamento (CE) 178/2002 obriga os operadores do setor alimentar a conseguir identificar de quem receberam cada produto e a quem o entregaram: «um passo atrás e um passo à frente». Na prática, para uma loja online significa:

1. Registar em cada entrada de mercadoria o lote, a data e o fornecedor.
2. Registar em cada encomenda que lote foi enviado.
3. Conseguir responder em minutos à pergunta: «que clientes receberam o lote X?»

Essa é a pergunta que lhe farão num alerta ou retirada de produto. Se a resposta for «teríamos de ver as guias de remessa uma a uma», tem um problema sério: o tempo de reação importa, e avisar todos os clientes «por precaução» é caro e prejudica a confiança.

FEFO: o primeiro a expirar é o primeiro a sair

Nos produtos com data não serve o clássico «o primeiro a entrar é o primeiro a sair» (FIFO). O correto é FEFO (first expired, first out): envia-se primeiro o lote com a data mais próxima, mesmo que tenha chegado depois. Para funcionar:

• Cada lote tem de ter a sua localização e a sua data registadas.
• A folha de preparação da encomenda deve indicar que lote apanhar, não só que produto.
• Convém fixar uma vida útil mínima garantida ao cliente (por exemplo, «enviamos sempre com pelo menos três meses de validade») e não enviar lotes abaixo dela.

As quebras: o dinheiro que se deita fora em silêncio

Uma quebra não aparece em nenhuma fatura. Simplesmente, um dia alguém encontra uma caixa fora de validade e deita-a fora. Para as controlar:

• Registe cada quebra com a sua causa: validade, dano, devolução não vendável, erro de receção.
• Antecipe-se: compare a data de cada lote com o seu ritmo de venda. Se um lote de 200 unidades expira em 60 dias e vende 2 por dia, sabe hoje que lhe vão sobrar cerca de 80.
• Aja a tempo: uma promoção, um pack com outro produto, venda como consumo preferencial próximo com desconto claro, ou doação. Fazê-lo com 60 dias de margem é muito diferente de o fazer com 5.
• Ajuste as compras: se um produto gera quebras com frequência, o problema está em quanto compra, não em quanto vende.

Lista de verificação

• As fichas mostram em texto os ingredientes, os alergénios destacados e a informação nutricional (ou a que corresponda ao tipo de produto).
• Cada entrada de mercadoria regista lote, data e fornecedor.
• Cada encomenda regista o lote enviado.
• Consegue listar em minutos os clientes que receberam um lote.
• O armazém prepara por FEFO e respeita uma vida útil mínima.
• Há um registo de quebras e uma revisão periódica do que vai expirar.
• Se vende produtos com o consumo preferencial ultrapassado, isso é indicado de forma visível na ficha e no carrinho.

No PrestaShop

O PrestaShop não gere lotes nem datas de validade de origem: o stock é um número por produto. Para cumprir a rastreabilidade e controlar quebras é preciso acrescentar o lote e a data às entradas e às encomendas, a saída por data e um aviso do que não se vai vender a tempo. E, para a ficha, a informação nutricional, de alergénios ou regulamentar por produto e por combinação, em texto e não só na foto.

Este artigo é informativo. Cada setor (alimentação, suplementos alimentares, cosmética, dispositivos médicos) tem legislação específica: consulte-a com o seu consultor ou a sua associação setorial.