Quando e quanto repor: ponto de encomenda e stock de segurança explicados com números

Cada produto esgotado é uma venda perdida e, muitas vezes, um cliente que vai para a concorrência. Cada produto a mais é dinheiro parado numa prateleira. Entre as duas coisas há uma forma simples de decidir quando e quanto repor, e não é preciso ser especialista em logística: bastam quatro dados e uma folha de cálculo.

Os quatro dados de que precisa

• Procura média diária (D): unidades que vende por dia, em média.
• Prazo de entrega (L): dias desde que faz a encomenda até poder vender o produto. Inclui o tempo de preparação do fornecedor, o transporte e a receção.
• Stock de segurança (SS): uma almofada para quando vende mais do que o normal ou o fornecedor demora mais.
• Stock disponível: o que tem mais o que já está encomendado e ainda não chegou.

O ponto de encomenda

É o nível de stock em que tem de lançar a encomenda. A fórmula é:

A ideia: com o que lhe resta tem de aguentar todo o prazo de entrega, mais uma margem para o caso de as coisas correrem pior do que o previsto.

Duas formas de calcular o stock de segurança

Método simples (o do pior caso)

SS = (venda diária máxima × prazo máximo) − (venda diária média × prazo médio).

Exemplo: um produto vende 6 unidades por dia em média e 9 nos melhores dias. O fornecedor demora 10 dias em média e, alguma vez, 14.

• SS = 9 × 14 − 6 × 10 = 126 − 60 = 66 unidades.
• Ponto de encomenda = 6 × 10 + 66 = 126 unidades.

É fácil de perceber e quase nunca o deixa sem stock, mas costuma ser excessivo: supõe que o pior dia de vendas coincide com o pior prazo de entrega.

Método estatístico (mais ajustado)

SS = Z × σ × √L, em que σ é o desvio-padrão da venda diária e Z depende do nível de serviço que quer: 1,28 para 90 %, 1,65 para 95 %, 2,33 para 99 %.

Com o mesmo produto, se a venda diária varia com um desvio de 2 unidades e quer 95 % de serviço:

• SS = 1,65 × 2 × √10 = 1,65 × 2 × 3,16 ≈ 11 unidades.
• Ponto de encomenda = 60 + 11 = 71 unidades.

A diferença face ao método simples são 55 unidades paradas. Multiplicado por todo o catálogo, é muito dinheiro. Numa folha de cálculo, σ obtém-se com a função DESVPAD sobre as vendas diárias.

Quanto encomendar

Uma forma prática é fixar uma cobertura objetivo: quantos dias quer que dure cada encomenda (por exemplo, 30).

Continuando com o exemplo (método estatístico), se lhe restam 70 unidades e não tem nada encomendado: 6 × 30 + 11 − 70 = 121 unidades. Depois, ajuste à encomenda mínima do fornecedor ou à caixa completa.

O erro que falseia quase todas as previsões

A procura diária parece fácil de calcular: vendas do mês a dividir por 30. Mas se o produto esteve esgotado parte do mês, esse cálculo fica curto, e leva-o a encomendar menos do que precisa, pelo que volta a esgotar. É um círculo vicioso.

O mesmo acontece com os produtos novos: se um artigo está ativo há dez dias, dividir as suas vendas por 30 subestima a procura em dois terços. A procura tem de ser calculada sobre os dias em que o produto estava ativo e com stock.

Nem todos os produtos merecem a mesma atenção

Classifique o catálogo com uma análise ABC:

• A: os 20 % de produtos que costumam fazer cerca de 80 % da faturação. Reveja-os todas as semanas e com um nível de serviço alto (95-99 %).
• B: os seguintes. Revisão quinzenal, serviço de 90-95 %.
• C: a cauda longa. Revisão mensal, pouco stock ou até venda por encomenda com o stock do fornecedor e um prazo de entrega maior indicado na ficha.

Casos que a fórmula não resolve sozinha

• Sazonalidade: use a procura do mesmo período do ano anterior, não a do mês passado.
• Promoções: se vai fazer uma campanha, some-a à mão à previsão.
• Produtos com validade: o stock máximo é marcado pela vida útil, não só pela procura. De nada serve comprar barato se uma parte vai passar de validade.
• Encomendas mínimas e portes: às vezes compensa antecipar uma encomenda para chegar aos portes pagos; calcule se a poupança supera o custo de ter mais stock.

Para começar amanhã

1. Exporte as vendas diárias dos últimos 90 dias dos seus 50 produtos mais vendidos.
2. Desconte os dias sem stock ao calcular a média.
3. Registe o prazo real de cada fornecedor (data de encomenda e data de receção dos últimos envios).
4. Calcule o ponto de encomenda e a quantidade com as fórmulas acima.
5. Reveja todas as semanas que produtos passaram o seu ponto de encomenda.

Quando o catálogo cresce, a folha de cálculo fica pequena: o razoável é que a própria loja calcule a necessidade de cada produto com as suas vendas e os seus dias com stock, e que a encomenda ao fornecedor saia daí.