Beim Zahlungsanbieter erstatten, und die Korrekturrechnung stimmt

Ein Kunde schickt zwei von fünf Einheiten einer Bestellung zurück. Jemand geht in das Portal des Zahlungsanbieters und erstattet den Betrag. Eine andere Person erstellt die Gutschrift in PrestaShop. Am Monatsende sieht die Steuerkanzlei eine Abbuchung auf dem Konto und sucht die Korrekturrechnung. Und nichts passt: Der Zahlungsanbieter hat die Versandkosten erstattet, die Gutschrift enthält sie nicht, und die Korrekturrechnung weist einen anderen Betrag aus, weil jemand sie von Hand neu berechnet hat.

Eine Erstattung hinterlässt an drei Stellen Spuren: beim Zahlungsanbieter (das Geld), im Shop (die Bestellung und ihre Gutschrift) und in der Buchhaltung (die factura rectificativa, die spanische Korrekturrechnung, mit der eine bereits ausgestellte Rechnung steuerlich berichtigt wird). In diesem Artikel geht es darum, wie alle drei dasselbe aussagen.

Die drei Aufzeichnungen und was jede bedeutet

Eine Erstattung im Portal des Zahlungsanbieters legt im Shop nichts an. Eine Gutschrift in PrestaShop bewegt kein Geld. Und keine der beiden garantiert für sich allein, dass die Korrekturrechnung stimmt. Sie müssen auf denselben Daten beruhen.

Die Reihenfolge, die Differenzen vermeidet

1. Legen Sie im Shop fest, was erstattet wird: Positionen, Mengen, ob Versandkosten dazugehören, ob eine Gebühr anfällt. Das ist der Ausgangspunkt.
2. Berechnen Sie den Betrag aus diesen Positionen, mit ihren Steuern. Nicht umgekehrt: Ein von Hand eingetippter runder Betrag lässt sich selten sauber in Nettobeträge und Steuern zerlegen.
3. Führen Sie die Erstattung beim Zahlungsanbieter über genau diesen Betrag aus.
4. Erstellen Sie die Korrekturrechnung mit denselben Positionen und Beträgen.
5. Aktualisieren Sie die Bestellung: Status, gegebenenfalls zurückgebuchter Bestand, interne Notiz mit dem Grund.

Schlägt die Erstattung beim Zahlungsanbieter fehl, erstellen Sie die Korrekturrechnung erst, wenn das geklärt ist. Haben Sie sie schon erstellt, löschen Sie sie nicht: dokumentieren und berichtigen.

Die Fälle mit den meisten Differenzen

Teilerstattungen mit Rabatten

Hatte die Bestellung einen Gutschein über 10 % und der Kunde gibt eine Position zurück, wie viel erstatten Sie? Den Preis, den er für diese Position tatsächlich bezahlt hat, mit anteilig verteiltem Rabatt. Den Katalogpreis zu erstatten heißt zu viel zu erstatten; der Gutschein mit festem Betrag, verteilt auf Positionen mit unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen, ist der heikelste Fall.

Versandkosten

Legen Sie eine klare Regel fest: Bei einem vollständigen Widerruf verpflichtet das spanische Verbraucherrecht, die Standard-Lieferkosten des ursprünglichen Versands zu erstatten; bei Teilrücksendungen oder anderen Gründen hängt es von Ihren Bedingungen ab. Wie auch immer die Regel lautet: Erstattung, Gutschrift und Korrekturrechnung müssen die Versandkosten gleich behandeln.

Gebühren des Zahlungsanbieters

Die Gebühr, die der Zahlungsanbieter für die ursprüngliche Zahlung erhoben hat, wird bei einer Erstattung je nach Anbieter möglicherweise nicht zurückgezahlt. Das sind Ihre Kosten, kein Betrag des Kunden: Ziehen Sie sie nicht von der Erstattung ab, wenn Ihre Bedingungen das nicht vorsehen, und vermischen Sie sie nicht mit der Korrekturrechnung.

Doppelte Erstattungen

Eine abbrechende Verbindung, jemand klickt zweimal, ein automatischer neuer Versuch. Ohne Kontrolle erhält der Kunde das Geld zweimal. Jedes Erstattungssystem muss das bereits Erstattete prüfen, bevor es eine weitere Erstattung auslöst.

Erstattungen außerhalb des Zahlungsanbieters

Überweisungen, Gutscheine oder Guthaben im Shop. Beim Zahlungsanbieter gibt es keine Bewegung, aber es muss eine Gutschrift und eine Korrekturrechnung geben, dazu eine Notiz, wie erstattet wurde.

Bestellstatus und Bestand

Die Erstattung muss sich auch in der Bestellung niederschlagen, und zwar nicht nur der Ordnung halber: Verkaufsberichte, Statistiken und jede Integration mit einem ERP oder der Webanalyse lesen den Status.

• Vollständige Erstattung: Die Bestellung erhält einen Status „erstattet“. Steht sie weiter auf „Zugestellt“, zählen Ihre Berichte einen Verkauf, den es nicht mehr gibt.
• Teilerstattung: ein eigener Status für Teilerstattung oder eine klare Notiz, damit niemand das bereits Zurückgezahlte noch einmal erstattet.
• Bestand: Buchen Sie nur zurück, was in verkaufsfähigem Zustand ins Lager zurückgekommen ist. Ein beschädigt zurückgeschicktes Produkt wird erstattet, kommt aber nicht in den verfügbaren Bestand zurück.
• Stornierungen vor dem Versand: Wurde die Bestellung bezahlt und vor dem Versand storniert, gibt es eine Erstattung; war sie aber noch nicht fakturiert, brauchen Sie keine Korrekturrechnung: Es genügt, sie nicht zu fakturieren.

Wenn Sie Ihre Verkäufe mit GA4 oder anderen Plattformen messen, senden Sie ihnen auch die Erstattung. Sonst enthalten deren Umsätze weiterhin Geld, das Sie längst zurückgezahlt haben.

Abgleich am Monatsende

Ein einfacher Abgleich, der fast alle Probleme aufdeckt:

1. Exportieren Sie die Erstattungen des Zeitraums aus dem Zahlungsanbieter.
2. Exportieren Sie die Gutschriften oder Korrekturrechnungen desselben Zeitraums aus dem Shop.
3. Gleichen Sie nach Bestellung und Betrag ab.
4. Prüfen Sie, was auf jeder Seite übrig bleibt: Erstattungen ohne Korrekturrechnung (Dokumentation fehlt) und Korrekturrechnungen ohne Erstattung (Rückzahlung fehlt oder lief über einen anderen Weg).

Machen Sie das jeden Monat. Eine Differenz von einem Monat ist in Minuten behoben, eine von einem Jahr in Tagen. Und legen Sie fest, wer erstatten darf: Wenn jeder Mitarbeiter mit Zugang zum Portal des Zahlungsanbieters Geld zurückzahlen kann, ohne über den Shop zu gehen, tauchen weiter Erstattungen ohne Beleg auf.

Wie Sie das in PrestaShop lösen

RKR Refound Orders erstattet die ganze Bestellung oder einen Teil davon über den ursprünglichen Zahlungsanbieter, ohne das Backoffice zu verlassen (Stripe, PayPal, Redsys und Bizum, Paycomet, manuell oder per Hook für andere Zahlungsmodule). In der Bestellung markieren Sie Positionen und Mengen oder einen freien Betrag, wählen, ob die Versandkosten dazugehören, und den Grund, und jede Erstattung erzeugt ihre Korrekturrechnung als PDF mit eigenem Nummernkreis. Es verhindert doppelte Erstattungen pro Bestellung, Betrag und Connector, kann ab einem bestimmten Betrag eine Freigabe verlangen, bucht optional den Bestand zurück und ändert den Bestellstatus, und protokolliert jeden Aufruf. Wenn eine von PrestaShop erzeugte Gutschrift fehlerhaft ist, können Sie mit dem Editor für Korrekturrechnungen Positionen, Beträge mit und ohne Mehrwertsteuer, Versand, Rabatte und Datum im Backoffice korrigieren, mit Neuberechnung und Zurücksetzen aus der Bestellung; tun Sie das, bevor dieses Dokument Ihre Buchhaltung oder Ihr Rechnungssystem erreicht.