Bank und Lieferantenrechnungen mit KI abgleichen: was sich automatisieren lässt und was Sie prüfen müssen

Das Quartal endet, und die Steuerkanzlei verlangt das Übliche: die Eingangsrechnungen und den Kontoauszug. In einem Onlineshop sind das Dutzende oder Hunderte Dokumente: Warenlieferanten, Versanddienstleister, der Zahlungsanbieter, Werbung, Software, Hosting. Manche Rechnungen kommen per E-Mail, andere müssen aus einem Portal heruntergeladen werden, wieder andere sind nie angekommen.

Den Kontoauszug Zeile für Zeile mit diesem PDF-Stapel abzugleichen gehört zu den mühsamsten Verwaltungsaufgaben eines kleinen Unternehmens. Es ist aber auch eine, die sich am besten für die Unterstützung durch künstliche Intelligenz eignet, solange man sie als Hilfe versteht und nicht als Autopilot.

Was Abgleichen in einem Onlineshop bedeutet

Abgleichen heißt prüfen, dass jede Kontobewegung ihren Beleg hat und jeder Beleg seine Bewegung. Beim Einkauf beantwortet das drei Fragen:

1. Was habe ich bezahlt, ohne eine Rechnung zu haben? Das ist das Wichtigste: Eine Ausgabe ohne Rechnung lässt sich nicht absetzen, und wenn Sie sie nicht bald anfordern, kommt sie nie.
2. Welche Rechnung habe ich, aber nicht bezahlt? Offene Verbindlichkeiten oder doppelte Zahlungen.
3. Welche Beträge stimmen nicht überein? Eine Rechnung in einer anderen Währung, eine abgezogene Gebühr, eine Teilgutschrift.

Die Verkaufsseite (dass das im Shop Kassierte auf dem Konto ankommt) ist eine andere Arbeit mit eigenen Problemen und sollte getrennt erledigt werden.

Wo KI wirklich hilft

Rechnungen in jedem Format lesen

Jeder Lieferant hat seine eigene Vorlage. Ein KI-Modell mit Bilderkennung kann aus einem PDF oder einem Foto die nötigen Daten herauslesen: Lieferant, Steuernummer, Datum, Nummer, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag, Gesamtbetrag. Was früher Abtippen war, wird zur Kontrolle einer Liste.

Zuordnungen vorschlagen

Mit der Rechnungsliste und dem Kontoauszug löst die Zuordnung nach Betrag und ungefährem Datum die meisten Fälle. Die KI hilft bei den schwierigen: dem Verwendungszweck, der dem Lieferantennamen nicht ähnelt, der Zahlung, die mehrere Rechnungen zusammenfasst, der Belastung mit einer kleinen Differenz durch eine Gebühr.

Sachkonten zuweisen

Wenn Sie die Buchhaltung selbst führen, kann ein Modell, das Ihren Kontenplan kennt, für jede Rechnung das Konto vorschlagen, je nachdem, wie bei diesem Lieferanten bisher gebucht wurde.

Wo Sie sich nicht darauf verlassen sollten

• Falsch gelesene Zahlen. Eine 1 statt einer 7, ein Dezimalkomma, eine Summe, die in Wirklichkeit die Zwischensumme ist. Prüfen Sie immer, ob Netto plus Steuer den Gesamtbetrag ergibt.
• Rechnungen mit mehreren Mehrwertsteuersätzen oder mit Recargo de equivalencia (dem spanischen Mehrwertsteuerzuschlag für Einzelhändler), Einbehalten oder steuerfreien Posten. Bei ihnen passieren die meisten Fehler, und sie sind am wichtigsten.
• Ausländische Lieferanten mit Umkehr der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge): Die Rechnung weist keine Mehrwertsteuer aus, und das ist kein Fehler.
• Duplikate. Dieselbe Rechnung, zweimal unter verschiedenen Namen heruntergeladen.
• Steuerliche Entscheidungen. Die KI kann ein Konto vorschlagen; ob eine Ausgabe absetzbar ist, entscheidet Ihre Steuerberatung.

Die Rechnungen, die nicht von selbst kommen

In einem Onlineshop stammt ein großer Teil der Zahlungen ohne Rechnung nicht von Warenlieferanten, sondern von Diensten, die ihre Rechnungen in einem Portal bereitstellen statt per E-Mail:

• Zahlungsanbieter, die ihre Gebühr vom ausgezahlten Betrag abziehen. Auf dem Konto sehen Sie einen Nettoeingang, und die Gebührenrechnung liegt in deren Portal.
• Werbeplattformen, die je nach Ausgaben mehrmals im Monat abbuchen.
• Marktplätze, die Verkäufe abzüglich Provisionen abrechnen und eigene Servicerechnungen ausstellen.
• Versanddienstleister mit Monatsrechnungen über Hunderte Sendungen und manchmal nachträglichen Zuschlägen.
• Software und Abonnements, per Karte bezahlt, viele davon von außerhalb Spaniens.

Erstellen Sie eine Liste dieser Dienste, mit der Angabe, wo jede Rechnung heruntergeladen wird und wie oft. Der Abgleich sagt Ihnen, was fehlt; die Liste sagt Ihnen, wo Sie es holen. Und wenn eine Belastung auf dem Konto auftaucht, die niemand zuordnen kann, nehmen Sie sie ernst: So entdeckt man auch ein vergessenes Abo oder eine Abbuchung, die dort nicht sein sollte.

Datenschutz bei den Dokumenten

Rechnungen und Kontoauszüge enthalten Daten Ihres Unternehmens, Ihrer Lieferanten und manchmal von Privatpersonen. Bevor Sie ein KI-Werkzeug damit nutzen, fragen Sie:

• Wohin werden die Dokumente gesendet? Auch wenn die Anwendung in Ihrem Browser läuft: Nutzt sie ein Modell in der Cloud, geht der Inhalt an diesen Anbieter.
• Welche Bedingungen gelten für dieses Konto? Manche kostenlosen KI-Dienste behalten sich vor, Ihre Eingaben zur Verbesserung ihrer Modelle zu nutzen; kostenpflichtige schließen das meist aus. Lesen Sie das, bevor Sie etwas hochladen.
• Wer speichert das Ergebnis? Besser eine Datei auf Ihrem Rechner als eine weitere Drittplattform.

Ein Quartalsablauf, der funktioniert

1. Sammeln Sie die Rechnungen in einem Ordner, über das Quartal verteilt und nicht am letzten Tag.
2. Lesen Sie die Daten mit dem Werkzeug aus und prüfen Sie die Liste: Summen, Steuernummern, Steuersätze.
3. Laden Sie den Kontoauszug und lassen Sie sich die Zuordnungen vorschlagen.
4. Prüfen Sie die nicht zugeordneten Posten: Zahlungen ohne Rechnung (sofort anfordern) und Rechnungen ohne Zahlung.
5. Exportieren Sie die Liste oder die Buchungssätze und schicken Sie sie mit einer Notiz zu den offenen Punkten an die Steuerkanzlei.

So reduziert sich die Arbeit des Quartals auf die Prüfung und die Ausnahmen, also auf das, wofür es wirklich einen Menschen braucht.

Wie Sie das in PrestaShop lösen

Der Organizador de Facturas y Conciliador Bancario IA ist ein Werkzeug von Rekire, das nicht von PrestaShop abhängt: Er läuft im Browser mit Ihrem eigenen API-Schlüssel für Gemini. Wenn Sie nur Rechnungen ordnen möchten, ziehen Sie die PDFs oder Bilder hinein und erhalten eine Excel-Datei mit CIF, Nettobeträgen und Mehrwertsteuer, fertig für Ihre Steuerberatung. Wenn Sie die Kontobewegungen hochladen, gleicht er sie mit den Rechnungen ab und zeigt, welche Einkäufe Sie bezahlt haben, für die noch keine Rechnung vorliegt. Und wenn Sie die Buchhaltung selbst führen, weist er mit Ihrem Kontenplan jeder Rechnung ihr Konto zu und exportiert die Buchungssätze in Ihr Programm. Für vertrauliche Dokumente empfehlen wir ein kostenpflichtiges Konto beim KI-Dienst, nicht das kostenlose. Rekire bietet das Werkzeug seinen Kunden kostenlos und ohne Support an, nimmt aber Vorschläge und Fehlermeldungen entgegen.