Trinkgeld, Spenden und Aufrunden für den guten Zweck im Onlineshop: so machen Sie es richtig

Ein Restaurant mit Online-Bestellungen, eine Buchbinderwerkstatt, ein Shop, der mit einem Tierheim zusammenarbeitet. Überall gibt es Kunden, die bereit sind, etwas mehr zu zahlen: um die Arbeit des Teams zu würdigen oder um einen guten Zweck zu unterstützen. Wenn der Shop es nicht einfach macht, kommt dieses Geld nicht an.

Aber Trinkgeld, Spende und Aufrunden für den guten Zweck sind nicht dasselbe, weder buchhalterisch noch steuerlich, und wer sie vermischt, bekommt Probleme. Dieser Artikel trennt sie. Steuerliche Zahlen nennen wir nicht: Sie hängen von Ihrer Rechtsform und Ihrem Fall ab und müssen mit Ihrer Steuerberatung geklärt werden.

Drei verschiedene Dinge

Das Aufrunden für den guten Zweck („auf den vollen Euro aufrunden und die Differenz spenden“) ist keine vierte Kategorie: Es ist eine Spende an einen Zweck, nur mit einem berechneten Betrag.

Trinkgeld im Onlineshop

Es ergibt vor allem in Geschäften Sinn, in denen der Kunde menschliche Arbeit dahinter wahrnimmt: Gastronomie mit Lieferung, Dienstleistungen vor Ort, Kunsthandwerk, handgefertigte Produkte oder kleine Shops mit sehr persönlichem Kontakt.

• Wo Sie es anzeigen: im Warenkorb oder im Checkout, neben der Bestellübersicht. Nicht auf der Produktseite, es sei denn, das ergibt in Ihrem Fall wirklich Sinn.
• Wie Sie es vorschlagen: einige vorgeschlagene Prozentsätze oder Beträge und ein Feld für einen eigenen Betrag, mit der Option „kein Trinkgeld“ genauso sichtbar.
• Wie Sie es erfassen: als echte Bestellposition, die in der Bestellung, auf der Rechnung und in den E-Mails erscheint. Ein Trinkgeld, das nur in einem separaten Feld existiert, lässt sich nicht abgleichen.
• Wann es zählt: erst, wenn die Bestellung bezahlt ist. Eine ausstehende Überweisung ist kein eingenommenes Geld.
• Wird die Bestellung storniert, wird das Trinkgeld mit ihr zurückerstattet.

Zur steuerlichen Behandlung des Trinkgelds sollten Sie zwei Fragen mit Ihrer Steuerberatung klären: wie dieser Betrag umsatzsteuerlich behandelt wird, je nachdem, wie Sie ihn einnehmen, und wie er an das Team verteilt wird, denn was die Beschäftigten erhalten, hat eine eigene arbeits- und steuerrechtliche Behandlung. Das Werkzeug kann es nach einem Schema aufteilen, aber wie es ausgezahlt wird, entscheidet Ihre Steuerberatung.

Spenden an einen fremden Zweck

Sammelt Ihr Shop Spenden für eine NGO, mit der Sie zusammenarbeiten, treten Sie als Vermittler auf. Das bedeutet:

1. Eine Vereinbarung mit der Organisation: was gesammelt wird, wie oft überwiesen wird und wie es belegt wird.
2. Transparenz gegenüber dem Kunden: an wen das Geld geht, wofür und wie viel gesammelt wurde. Die Summe und den Überweisungsbeleg zu veröffentlichen schafft Vertrauen.
3. Das Geld weitergeben, in den vereinbarten Fristen und mit einem Nachweis.
4. Wer bescheinigt: Die steuerlich wirksame Spendenbescheinigung stellt die Organisation aus, die die Spende erhält, nicht der Shop. Wenn Ihre Kunden ihre Spenden absetzen können sollen, braucht die Organisation deren Daten (einschließlich Steuernummer), und Sie müssen sie mit deren Einwilligung erheben und weitergeben.

Eine einfachere Alternative: Der Shop spendet einen Teil seines Umsatzes („2 % jeder Bestellung gehen an …“). Dann spendet der Shop, nicht der Kunde, und der Shop erhält die Bescheinigung.

Wenn Sie selbst die NGO sind

Viele gemeinnützige Organisationen haben einen Onlineshop: Sie verkaufen Merchandising, Lose, Kalender oder Fair-Trade-Produkte. Für sie kann der Shop auch der Kanal sein, über den Spenden eingeworben werden:

• Kampagnen mit Ziel und Fortschrittsbalken.
• Einmalige und regelmäßige Spenden (monatlich, vierteljährlich, jährlich).
• Geprüfte Steuerdaten des Spenders: NIF, NIE oder CIF (die spanischen Steuernummern für Personen, ansässige Ausländer und Unternehmen) und Art des Spenders.
• Beleg für jede Spende und Jahresbescheinigung.
• Daten für das Modelo 182, die Spendenmeldung, die die Organisationen bei der Agencia Tributaria (der spanischen Steuerbehörde) einreichen.

Die steuerliche Regelung für gemeinnützige Organisationen und die Anreize für Mäzenatentum sind in Spanien in der Ley 49/2002 geregelt. Fällt Ihre Organisation darunter, können Ihre Spender ihre Beiträge absetzen, und das hängt davon ab, dass das Modelo 182 ihre Daten korrekt enthält. Eine falsch geschriebene NIF ist ein Abzug, den der Spender in seinem Steuerentwurf nicht sehen wird.

Einnehmen und abgleichen

Das Geld aus Trinkgeldern und Spenden muss sich genauso nachverfolgen lassen wie das aus Verkäufen:

• Es soll über dieselben Zahlungsanbieter wie der Rest der Bestellung eingehen oder, bei einer eigenständigen Spende, über einen Zahlungsanbieter mit signierter Bestätigung.
• Es soll erst als eingenommen gelten, wenn es das auch ist.
• Regelmäßige Spenden sollen ihren geplanten Einzug haben und eine Benachrichtigung, wenn er fehlschlägt.
• Sie sollen die Details für Ihre Buchhaltung exportieren können.

Häufige Fehler

• Trinkgeld oder Spende standardmäßig angehakt.
• Für einen Zweck sammeln ohne schriftliche Vereinbarung mit der Organisation.
• Nie veröffentlichen, wie viel weitergegeben wurde.
• Überweisungen als eingenommen zählen, die nicht eingegangen sind.
• Trinkgeld und Spende in derselben Position mischen.
• NIF der Spender vor dem Modelo 182 nicht geprüft.

Checkliste

• Entscheiden Sie, was Sie anbieten: Trinkgeld, Spende an einen Zweck, Spende an Ihre Organisation oder Aufrunden.
• Keine vorausgewählten Optionen und „Nein, danke“ genauso sichtbar.
• Echte Bestellposition, die erst bei Zahlung zählt und mit der Bestellung storniert wird.
• Vereinbarung und Zeitplan für die Weitergabe, wenn Sie für andere sammeln.
• Als NGO: geprüfte NIF, Bescheinigungen und Daten für das Modelo 182.
• Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung Umsatzsteuer, Verteilung und Behandlung jedes Falls.

Die Lösung in PrestaShop

RKR Contribution ergänzt Warenkorb und Checkout um Trinkgelder (Prozentsatz, fester oder freier Betrag, mit Mindest- und Höchstwerten und Rundung) als echte Bestellposition, die erst zählt, wenn die Bestellung bezahlt ist, mit ihr storniert wird und auf das Team aufgeteilt werden kann. Für Organisationen aktiviert es ein Spendenmodul mit Kampagnen und Ziel, einmaligen und regelmäßigen Spenden, Prüfung von NIF, NIE und CIF, Beleg und Jahresbescheinigung als PDF, einem Portal „Meine Spenden“ und Export für das Modelo 182, mit Zahlung per Überweisung oder Bizum, Stripe, PayPal, Redsys oder Mollie.

Dieser Artikel dient der Information und ersetzt keine steuerliche oder arbeitsrechtliche Beratung. Für einen konkreten Fall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.