Rechnungsserien in PrestaShop: pro Shop, Land oder Kanal, ohne die Nummerierung zu zerstören

Am Anfang ist alles einfach: ein Shop, eine Serie, Rechnungen ab Nummer 1. Dann kommt ein zweiter Shop in derselben PrestaShop-Installation, der Verkauf über einen Marktplatz, das Kassensystem des Ladengeschäfts oder ein ERP, das ebenfalls Rechnungen stellt. Und eines Tages fragt Ihre Steuerberatung, warum es zwei Rechnungen mit der Nummer 2026-00412 gibt.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns darauf, wie Sie mehrere Serien organisieren. Die grundlegende Nummerierung und die Rechnungskorrekturen behandeln wir in einem anderen Artikel des Blogs.

Was die Vorschrift sagt

Artikel 6 des Real Decreto 1619/2012 (die spanische Rechnungsverordnung) verlangt, dass die Nummerierung der Rechnungen innerhalb jeder Serie fortlaufend ist. Mehrere Serien dürfen verwendet werden, wenn es Gründe dafür gibt, und die Verordnung nennt unter anderem:

• Dass es mehrere Betriebsstätten gibt, von denen aus die Geschäfte abgerechnet werden.
• Dass es sich um Geschäfte unterschiedlicher Art handelt.

Und es gibt Fälle, in denen eine eigene Serie Pflicht ist:

• Die Rechnungskorrekturen.
• Rechnungen, die vom Empfänger oder von einem Dritten im Namen des Unternehmers ausgestellt werden.

Nicht erlaubt sind unbegründete Lücken, doppelte Nummern innerhalb einer Serie oder Daten, die gegenüber der Nummer zurückgehen.

Wann es sich lohnt, Serien zu trennen

Pro Shop (Multistore)

Haben Sie in einer PrestaShop-Installation mehrere Shops desselben Unternehmens, können Sie eine gemeinsame Serie oder eine pro Shop verwenden. Eine pro Shop erleichtert die Kontrolle, aber jede muss für sich fortlaufend sein. Gehören die Shops verschiedenen Unternehmen, gibt es keine Wahl: Jedes Unternehmen hat seine eigene Nummerierung, weil es unterschiedliche Steuerpflichtige sind.

Pro Kanal

Onlineshop, Ladengeschäft mit Kassensystem, Marktplatz, telefonische Bestellungen. Rechnet jeder Kanal aus einem anderen System ab, verhindert die Trennung der Serien, dass zwei Systeme dieselbe Nummer erzeugen. Das ist die häufigste Ursache für Duplikate.

Pro Dokumentart

• Vollständige und vereinfachte Rechnungen: Es ist üblich, sie in getrennten Serien zu führen.
• Rechnungskorrekturen: eigene Serie, immer.

Pro Land

Es ist keine Pflicht, nach dem Land des Kunden zu trennen, wenn das Unternehmen dasselbe ist, aber manche Shops tun es, um die Fernverkäufe in der EU besser abzugleichen. Wenn Sie es tun, verwechseln Sie es nicht mit dem Fall eines Unternehmens in einem anderen Land, das mit eigener Nummerierung und nach eigenen Vorschriften abrechnet.

Pro Geschäftsjahr: neu beginnen oder nicht

Die Vorschrift verlangt nicht, die Nummerierung jedes Jahr neu zu beginnen, aber das ist die verbreitetste Praxis: ein Präfix mit der Jahreszahl (2026-, 2027-) und der Zähler ab 1. Wichtig ist, dass der Wechsel sauber ist:

• Die erste Rechnung des neuen Jahres darf kein Datum des Vorjahres tragen.
• Wird eine Bestellung aus dem Dezember im Januar abgerechnet, ist die Rechnung vom Januar und gehört in die Januar-Serie.
• Wenn Sie neu beginnen, muss das Jahrespräfix Teil der Nummer sein, sonst haben Sie zweimal „00001“.

Das Problem mit mehreren Systemen

Ein Fall, den wir oft sehen: Ein Shop für Verbrauchsmaterial rechnet aus PrestaShop ab, aber sein ERP erzeugt für telefonische Bestellungen ebenfalls Rechnungen, mit demselben Präfix. Wenn das ERP die Bestellungen der Website importiert, entstehen zwei verschiedene Rechnungen mit derselben Nummer. Die Lösung besteht darin zu entscheiden, wer was abrechnet:

• Entweder rechnet nur PrestaShop ab, und das ERP erhält die bereits nummerierten Rechnungen.
• Oder nur das ERP rechnet ab, und PrestaShop erzeugt keine eigene Nummer.
• Oder jedes hat seine eigene Serie, mit einem anderen Präfix, das sich nie überschneidet.

Häufige Fehler

1. Zwei Shops eines Multistores teilen sich einen Zähler, ohne dass es jemand entschieden hat.
2. Die Rechnungskorrekturen teilen sich die Serie mit den ordentlichen Rechnungen.
3. Testrechnungen werden gelöscht, und in der echten Nummerierung bleiben Lücken.
4. Beim Jahreswechsel wird das Präfix nicht geändert, und Nummern wiederholen sich.
5. ERP und Shop nummerieren in derselben Serie.
6. Das Format der Nummer wird mitten im Geschäftsjahr geändert, ohne es zu dokumentieren.

Checkliste

• Listen Sie alle Stellen auf, die Rechnungen ausstellen: Shop, Kassensystem, ERP, Marktplatz.
• Weisen Sie jeder eine Serie mit eigenem Präfix zu oder entscheiden Sie, dass nur eine abrechnet.
• Rechnungskorrekturen in einer getrennten Serie.
• Präfix mit der Jahreszahl, wenn Sie jedes Geschäftsjahr neu beginnen.
• Prüfen Sie zum Monatsende, dass es in keiner Serie Lücken oder Duplikate gibt.
• Dokumentieren Sie die Serien und ihren Grund: Das ist es, was man von Ihnen verlangen wird, wenn gefragt wird.

Häufige Fragen

Kann ich die Serie mitten im Jahr wechseln? Sie können eine neue Serie eröffnen, wenn es einen Grund gibt, etwa einen neuen Kanal oder einen Systemwechsel, sofern die vorherige sauber abgeschlossen wird und die neue fortlaufend beginnt. Datum und Grund sollten Sie dokumentieren.

Was tue ich, wenn ich bereits eine Lücke in der Nummerierung habe? Sie nicht mit einer rückdatierten Rechnung füllen. Richtig ist, zu dokumentieren, was passiert ist (eine gelöschte Testrechnung, ein Systemfehler), und es mit Ihrer Steuerberatung zu besprechen.

Gehören Teilgutschriften in die Serie der Rechnungskorrekturen? Ja. Jede Korrektur einer ausgestellten Rechnung, ganz oder teilweise, ist eine Rechnungskorrektur und gehört in deren Serie.

Muss das Präfix ein bestimmtes Format haben? Nein. Es kann „2026-“, „W26-“, „R-2026-“ oder was immer Sie festlegen sein, es sollte aber kurz sein, die Serie auf einen Blick erkennen lassen und sich zwischen Systemen nicht wiederholen.

Die Umsetzung in PrestaShop

PrestaShop hat ein Rechnungspräfix pro Sprache und einen Zähler, und im Multistore lässt sich das pro Shop einstellen, aber es unterscheidet keine Serien nach Dokumentart oder Kanal und kontrolliert keine Lücken. Praktisch ist es, die Serien zuerst auf dem Papier festzulegen und dann den Shop und die übrigen Systeme so einzustellen, dass sie sie einhalten. Die unter diesem Artikel aufgeführten Module helfen bei der PDF-Rechnung, ihren Serien und ihrer Übermittlung an andere Systeme wie das ERP, damit jede Rechnung aus einer einzigen Stelle kommt.

Dieser Artikel dient der Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für einen konkreten Fall wenden Sie sich an Ihre Steuerberatung.