Encomendas de grupo: compra coletiva para associações, clubes, associações de pais e empresas

O coordenador do clube escreve: precisa de equipamentos para três equipas, cada família paga o seu e quer saber que preço lhe faz se chegarem a quarenta. Você envia-lhe uma tabela de preços por quantidade, ele reencaminha-a no grupo de WhatsApp, recolhe os tamanhos numa folha de cálculo e cobra a cada família por Bizum. Duas semanas depois chega-lhe uma encomenda com erros de tamanho, um pagamento em falta e uma fatura que ninguém sabe em nome de quem emitir.

A compra coletiva organizada —um grupo com alguém que o coordena e muitas pessoas que pagam— é um canal de venda muito habitual, e quase sempre é gerida à mão. Pode ser levada para a loja online, mas convém pensar antes em como vai funcionar no dia a dia.

Dois tipos de compra coletiva

• Aberta e viral. Um cliente abre um grupo em torno de um produto, partilha-o com os seus contactos e o preço baixa à medida que se juntam compradores. O objetivo é captar clientes novos através dos que já tem.
• Organizada. Um grupo que já existe (um clube, uma associação, uma escola, uma rede de empresas) compra em conjunto para conseguir melhor preço. Há um coordenador, um prazo e um destino comum.

Este artigo trata do segundo tipo, que é onde costumam surgir os problemas operacionais.

Casos em que funciona

Definir os escalões sem perder margem

O atrativo da compra coletiva é que o preço baixa quanto mais pessoas participam. Para que compense, cada escalão tem de resultar dos seus custos reais:

1. Calcule o que poupa com o volume: melhor preço de compra, um único envio em vez de muitos, uma só preparação.
2. Distribua uma parte dessa poupança pelos escalões e fique com a outra.
3. Defina um mínimo abaixo do qual o grupo não avança, porque a poupança não existe.
4. Defina um máximo se o seu stock ou a sua capacidade de produção o limitarem.
5. Decida se o coordenador tem uma vantagem própria por organizar o grupo. É um incentivo razoável, e mais barato do que uma campanha de captação.

A cobrança: cada um paga o seu

O coordenador que cobra a todos e paga uma única encomenda assume um risco que não lhe cabe: falta de pagamento, devoluções, dados de pagamento de outras pessoas. É muito mais limpo que cada participante pague a sua parte na loja, com o seu método de pagamento.

Falta decidir o que acontece se o grupo não chegar ao mínimo:

• Autorizar o pagamento e cobrá-lo ao fechar o grupo, se o seu gateway o permitir e o prazo for curto, porque as autorizações de cartão caducam em poucos dias.
• Cobrar na adesão e devolver se não avançar, o que funciona com qualquer método de pagamento.
• Deixar o grupo avançar na mesma com o preço do escalão alcançado.

A entrega: uma morada ou muitas

Um envio único para o clube ou para a escola baixa muito os portes, mas passa a distribuição para o coordenador. Se escolher essa via, prepare a encomenda separada por participante (sacos com nome, uma folha de distribuição) e combine quem recolhe. Se cada um receber a sua, o preço coletivo tem de conseguir absorver os envios individuais.

A faturação

• Se cada participante pagar, cada um recebe a sua fatura, e a loja funciona como sempre.
• Se pagar a associação ou a empresa, a fatura é emitida em seu nome, com o seu NIF (o número fiscal espanhol), e tem de ser completa.
• Se se misturarem as duas coisas, separe-as em encomendas distintas. Uma fatura em nome do clube com o que as famílias pagaram não a quer ninguém.

Dados pessoais

Quando o coordenador recolhe nomes, tamanhos e telefones numa folha partilhada, essa informação circula sem controlo. Se cada participante se inscrever e pagar na loja, os dados são dados por ele, para a sua compra, com a sua política de privacidade. Ao coordenador basta saber quem aderiu, não os seus dados de pagamento.

Erros frequentes

1. Tabelas de preços por quantidade reencaminhadas sem prazo, que continuam a circular meses depois.
2. Encomendas com tamanhos ou variantes recolhidos à mão e copiados com erros.
3. O coordenador como cobrador de todos.
4. Grupos sem data de fecho.
5. Não avisar os participantes de que o grupo está prestes a fechar ou de que não avançou.

Checklist

• Escalões calculados com os seus custos, com mínimo e máximo.
• Regra clara sobre que preço paga cada participante.
• Pagamento individual na loja.
• O que acontece se não se chegar ao mínimo, dito antes de começar.
• Entrega única ou individual decidida, com o seu custo.
• Faturação em nome de quem paga.
• Data de fecho e avisos aos participantes.

Como resolver isto no PrestaShop

O RKR Group Buying leva a compra coletiva para a sua loja. Monta uma campanha sobre um produto com escalões de desconto conforme o número de compradores, duração do grupo, mínimo e máximo de participantes e, se quiser, uma recompensa para quem o abre. O coordenador partilha a página do grupo, com preço atual, barra de progresso e contagem decrescente, e cada participante compra pelo checkout de sempre com um desconto de utilização única em seu nome. Ao fechar, se o grupo avançar, o módulo pede a captura ao seu módulo de pagamento; se não, cancela as encomendas e pede o reembolso. Tenha em conta que não cobra por si: o seu módulo de pagamento tem de conseguir autorizar sem cobrar, ou ligar-se aos seus hooks, e se um reembolso não for confirmado fica a nota de crédito para o fazer à mão. Seis avisos por email mantêm os participantes informados, e as estatísticas dizem-lhe que campanhas funcionam.