Faturas e guias de remessa do ERP na conta do cliente do PrestaShop

Em muitas lojas, sobretudo nas que vendem a empresas, a documentação de cada encomenda não sai do PrestaShop. A fatura é emitida pelo ERP, a guia de remessa é gerada pelo armazém, e o certificado de qualidade ou a ficha técnica estão guardados por alguém numa pasta partilhada. Depois, alguém da administração envia-os por email um a um.

E uns meses mais tarde, o cliente escreve: «Podem reenviar-me a fatura de março?». Este artigo explica como cortar esse ciclo fazendo com que cada documento apareça sozinho na conta do cliente na loja.

Porquê a conta do cliente e não o email

• O cliente encontra-a quando precisa, sem lhe escrever. As faturas de um ano inteiro, numa listagem.
• Não depende do filtro de spam nem de a caixa de correio da administração do cliente mudar de pessoa.
• Fica com registo do que foi publicado e, se quiser, de quem o descarregou e quando.
• Os dados não viajam como anexo por caixas de correio alheias.

Além disso, se o cliente for uma empresa com várias pessoas a comprar, todas sabem onde está a documentação.

O que decidir antes de ligar seja o que for

Que tipos de documento

Agrupe em poucas secções que o cliente perceba: faturas (incluindo as retificativas), guias de remessa ou comprovativos de entrega, e documentos (contratos, certificados, manuais personalizados). Mais secções confundem; uma só mistura tudo.

Como se identifica o cliente

O ERP e a loja têm de estar de acordo sobre quem é quem. O mais simples é o email da conta, mas tem armadilhas: o cliente que compra com um email e tem outro no ERP, ou a empresa que usa um endereço genérico. Antes de começar, cruze os emails dos seus clientes no ERP com os da loja e corrija as diferenças. Se o ERP guardar também uma referência de cliente, que ela viaje com o documento.

O que acontece aos clientes que ainda não têm conta

Um distribuidor pode faturar a um cliente que ainda não se registou na loja. Decida se esses documentos são descartados, guardados à espera ou revistos manualmente quando o cliente se registar.

Que metadados acompanham o ficheiro

Um PDF sem mais nada é difícil de procurar. O útil é que chegue com descrição, data do documento (não só a do carregamento), número ou referência e, se aplicável, a referência de cliente.

Como se costuma fazer a ligação

O padrão habitual é que o ERP, sempre que gera um documento, faça um pedido HTTP a um endereço da loja com o ficheiro e os seus dados. A loja guarda-o e associa-o à conta. É um sentido único (do ERP para a loja), simples de programar a partir de quase qualquer software de gestão, com uma tarefa ao emitir o documento ou um processo em lote no fim do dia.

Segurança: o que não pode falhar

Uma fatura contém nome, morada, NIF e valores. Publicá-la mal é uma violação de dados pessoais. Verifique:

• Que o endereço de carregamento exige uma chave e que essa chave não está em nenhum sítio público nem no código de um site.
• Que só se aceitam os formatos previstos e se verifica o tipo real do ficheiro, não só a extensão. Uma «fatura.pdf» que na verdade é um script não deve acabar numa pasta servida pela web.
• Que cada documento só pode ser descarregado pelo seu dono, com sessão iniciada. Um URL direto para o ficheiro que funciona sem sessão, ou em que basta mudar um número para ver a fatura de outra pessoa, é o erro mais grave possível aqui.
• Que os ficheiros não ficam guardados numa pasta listável a partir do navegador.
• Que fica registo de cada carregamento e do seu resultado, para detetar falhas ou tentativas estranhas.

Uma implementação por fases

Não é preciso publicar toda a documentação de uma vez. O que funciona melhor num distribuidor que vende a empresas é avançar por partes:

1. Faturas novas. Comece apenas com as faturas emitidas a partir de uma data. É o documento mais pedido e o que poupa mais emails.
2. Revisão nas primeiras semanas. Ative a aprovação prévia: cada documento entra na loja, alguém confirma que vai para a conta certa e publica-o. Quando vir que não há erros de atribuição, retire a aprovação.
3. Guias de remessa. Úteis sobretudo se os seus clientes tiverem de conferir entregas ou se trabalhar com entregas parciais.
4. Histórico. Se quiser, carregue depois as faturas de períodos anteriores num processo em lote, avisando os clientes de que já as têm disponíveis.
5. Documentos especiais. Certificados, fichas de segurança, contratos: o que fizer sentido para o seu setor.

Quando estiver a funcionar, diga-o aos seus clientes na própria fatura ou no email de confirmação da encomenda: «Tem todas as suas faturas na sua conta». Se não souberem, vão continuar a pedi-las por email.

Erros habituais

• Duas faturas da mesma venda visíveis na conta: a nativa do PrestaShop e a do ERP. Escolha qual delas o cliente vê.
• Carregamentos que falham em silêncio porque o email do cliente não coincide. Reveja o registo nas primeiras semanas.
• Documentos carregados na conta errada por causa de um email partilhado entre duas empresas. Aprovar antes de publicar, pelo menos no início, evita sustos.
• Nomes de secção num só idioma numa loja com vários.

Como resolver isto no PrestaShop

O módulo para anexar faturas e documentação à conta do cliente (RKR ERP Upload) dá ao seu ERP um URL protegido por chave para carregar PDF por HTTP POST, indicando o email do cliente, o tipo de documento (faturas, guias de remessa ou documentos, cada um ativável e com o seu nome em cada idioma) e, opcionalmente, descrição, data do documento, referência e referência do cliente. Verifica a extensão e o tipo real do ficheiro, guarda os documentos ordenados por tipo, ano e mês, e só permite que o dono os descarregue com sessão iniciada. Pode aceitar documentos de emails ainda não registados e associá-los quando o cliente se registar, pendentes da sua aprovação; tem uma listagem para aprovar, retirar ou carregar documentos manualmente, e regista cada chamada do ERP e, se o ativar, cada descarga. É compatível com o PrestaShop 1.7.8 até ao 9.