ERP com Verifactu ligado ao PrestaShop: que dados circulam e em que sentido

O regulamento espanhol dos sistemas informáticos de faturação (o Real Decreto 1007/2023, conhecido como Verifactu, que obriga a usar software de faturação com registos invioláveis e encadeados, ligados à administração fiscal espanhola) obrigou muitas lojas a fazer uma pergunta que antes não faziam: que programa emite de facto as minhas faturas? Se for o PrestaShop, a loja é o sistema de faturação e tem de cumprir. Se for um ERP, quem cumpre é o ERP, e o PrestaShop passa a ser uma fonte de dados.

Este artigo trata desse segundo caso: um ERP com Verifactu ligado à loja. O que lhe tem de chegar, o que pode voltar e onde as coisas costumam correr mal.

O que o regulamento exige, no que afeta a integração

Sem entrar em todos os detalhes, há três ideias do regulamento que condicionam a forma como a loja se liga ao ERP:

• Cada fatura gera um registo de faturação encadeado com o anterior, que não se pode alterar sem deixar rasto.
• A fatura leva um código QR com o qual o destinatário a pode verificar.
• O sistema que fatura é o responsável. Não basta que um programa cumpra se as faturas reais saem de outro.

A consequência prática é que uma fatura emitida é definitiva. Se sair com o IVA desacertado, não se corrige editando-a: corrige-se com uma factura rectificativa (a fatura retificativa espanhola, equivalente a uma nota de crédito), que também fica registada. Por isso, a qualidade dos dados que chegam da loja importa mais do que antes.

Uma única fonte de faturas

O primeiro erro de integração não é técnico: é ter dois sistemas a emitir faturas da mesma venda. O PrestaShop gera o seu PDF de fatura quando a encomenda passa a um estado configurado, e o ERP gera a sua. O cliente recebe uma, o contabilista vê outra e as numerações não batem certo.

Se o ERP fatura, decida o que o PrestaShop faz com o seu documento: deixar de o gerar, ou que o cliente descarregue a fatura do ERP em vez da nativa. O que não pode acontecer é circularem duas faturas diferentes da mesma venda.

Da loja para o ERP

O que o ERP precisa de cada encomenda para faturar bem:

• Cliente: nome ou denominação social, NIF (o número de identificação fiscal espanhol) quando existe, morada de faturação (não a de envio) e país.
• Linhas: referência, quantidade, preço unitário sem impostos, taxa de IVA aplicada e desconto de linha.
• Portes e descontos globais, cada um com a sua taxa de IVA. Um cupão que desconta um valor fixo sobre um carrinho com produtos a várias taxas é uma fonte clássica de desacertos.
• Total cobrado, que é o valor com que tudo o resto tem de bater certo.
• Estado e método de pagamento, para saber quando faturar e como conciliar o recebimento.

O problema dos arredondamentos

O PrestaShop calcula os impostos com a sua própria lógica de arredondamento (por linha, por produto ou pelo total, consoante a configuração), e em algumas combinações de quantidades, preços e descontos a soma de bases e impostos não coincide ao cêntimo com o valor cobrado. Se o ERP recalcula por sua conta, aparece um cêntimo de diferença; se copia os valores tal como estão, a fatura pode sair com um imposto que não é exatamente a percentagem da base. As duas situações acabam em trabalho manual. A integração tem de decidir uma regra e aplicá-la sempre: a habitual é respeitar o total pago e ajustar a base para que bata certo.

Do ERP para a loja

O sentido inverso é opcional e depende de cada negócio:

• Faturas e retificativas para o cliente as descarregar na sua conta.
• Estado da encomenda, se o ERP gerir o envio.
• Stock e preços, se for o ERP a mandar no catálogo.

Para cada dado, defina quem é o dono. Se o stock puder ser alterado dos dois lados, mais cedo ou mais tarde um vai pisar o outro. Um dado, um dono, e o outro sistema apenas o lê.

Devoluções e retificativas

É aqui que mais integrações falham. Um reembolso parcial, uma troca de produto ou a devolução dos portes no PrestaShop gera (ou não) uma nota de crédito na loja, mas o que tem valor fiscal é a retificativa emitida pelo ERP, ligada à fatura original. Antes de pôr a integração a funcionar, teste pelo menos estes casos com encomendas reais num ambiente de testes:

1. Encomenda com várias taxas de IVA e um cupão de valor fixo.
2. Devolução de uma de várias unidades de uma linha.
3. Devolução com e sem portes de envio.
4. Encomenda cancelada antes de faturar e depois de faturar.
5. Cliente que pede fatura com NIF depois de ter comprado.

Como arrancar sem sustos

A mudança de sistema de faturação é das que convém fazer num momento calmo e com um corte claro:

1. Fixe uma data de corte. Até esse dia fatura o sistema anterior; a partir desse dia, só o ERP. Nada de convivência «durante umas semanas».
2. Feche a numeração anterior e decida as novas séries com o seu contabilista.
3. Reveja as encomendas em aberto na data de corte: as que forem cobradas depois, já é o ERP que as fatura?
4. Acompanhe as primeiras semanas comparando todos os dias encomendas cobradas e faturas emitidas. Qualquer diferença vê-se logo e corrige-se antes de se acumular.

Erros habituais

• Faturar ao criar a encomenda em vez de ao cobrá-la: as encomendas com pagamento falhado geram faturas que é preciso retificar.
• Usar a morada de envio como morada fiscal.
• Integrações que repetem sem controlo e criam duas faturas da mesma encomenda.
• Várias lojas, uma só configuração, sem distinguir que empresa fatura cada loja.
• Uma loja desatualizada com módulos de pagamento ou de impostos antigos que alteram valores sem o ERP saber. Antes de integrar, convém ter o PrestaShop e os seus módulos em versões com suporte.

Como resolver isto no PrestaShop

O CoreGest é o ERP que desenvolvemos na Rekire. Liga-se ao PrestaShop, descarrega as encomendas e regista cada fatura no Verifactu sem teclar nada. Corrige os arredondamentos do IVA ajustando as bases ao total pago, com no máximo um cêntimo de desvio, e gere as retificativas a partir do próprio ERP. Admite várias lojas e várias empresas numa só conta. O plano CoreGest ERP · Verifactu con PrestaShop inclui o necessário para cumprir o Verifactu a partir da loja; o CoreGest ERP completo acrescenta os restantes módulos do ERP: POS avançado, IA com os dados da sua empresa, contabilidade, tesouraria e remessas.