Avisos da loja no Telegram para a equipa: encomendas, clientes e o que importa

Em muitas lojas pequenas e médias, alguém tem o back office aberto num separador o dia todo, a recarregar a lista de encomendas. Ou pior: ninguém olha para ele até à tarde, e a encomenda urgente da manhã só sai no dia seguinte.

Um aviso no telemóvel quando acontece algo importante resolve as duas coisas. O Telegram é uma boa ferramenta para isso: os bots são gratuitos, montam-se em minutos, os grupos admitem toda a equipa e as mensagens podem levar muita informação com formatação.

Porquê o Telegram e não o email

• Imediato. O aviso chega ao telemóvel no momento, sem filtros de spam nem caixas de entrada.
• Por grupos. Cada tipo de aviso pode ir para um grupo diferente, com as pessoas que precisam dele.
• Sem custo. Os bots do Telegram não têm tarifa por mensagem.
• Fácil de montar. Um bot cria-se com o @BotFather e adiciona-se ao grupo: com o token e o identificador do chat já pode enviar.

O email continua a ser melhor para o que é preciso arquivar ou reencaminhar a alguém de fora. O Telegram é para o que é preciso ver já.

Que avisos fazem sentido

Encomendas e pagamentos

• Encomenda nova, com o necessário para a preparar sem abrir o back office: produtos e unidades, transportadora, forma de pagamento e total.
• Pagamento confirmado, sobretudo com transferências ou métodos que se confirmam mais tarde.
• Mudança de estado: útil para quem atende o cliente, para saber o que já saiu.
• Encomenda editada: se alguém altera uma encomenda à mão, que se saiba quem e quando.

Clientes e vendas em curso

• Registo de cliente e morada nova, para um B2B que valida contas à mão.
• Produto adicionado ao carrinho, em lojas com poucas vendas de valor elevado, onde um telefonema a tempo fecha a venda.
• Formulário de contacto, para não deixar uma pergunta sem resposta até ao dia seguinte.

Operação

• Stock baixo dos produtos que mais vende.
• Erros da loja ou de uma integração: um pagamento que falha, um ERP que não sincroniza.

Nem tudo isto tem de vir da mesma ferramenta. O importante é que cada aviso chegue a quem tem de agir.

Grupos: quem recebe o quê

O erro típico é pôr tudo num só grupo. Ao fim de uma semana tem duzentas mensagens e ninguém o lê. Melhor assim:

Numa loja de uma ou duas pessoas pode bastar um grupo, mas com os avisos certos.

A margem no aviso

Um aviso de encomenda que só diz o total não lhe diz se ganhou dinheiro. Se no seu catálogo tiver o preço de custo de cada produto, o aviso pode calcular a margem bruta e, descontando os portes que paga, o lucro da encomenda. É uma forma muito direta de ver no dia a dia que encomendas compensam e quais não.

Dados pessoais: com cuidado

Um aviso de encomenda completo leva nome, morada, telefone e email do cliente. Isso é tratamento de dados pessoais e tem as suas regras:

• Grupos privados, só com pessoas da equipa. Nunca um canal público nem um grupo com gente de fora.
• Reveja quem está quando alguém sai da empresa. Retirá-lo do grupo faz parte de lhe cancelar os acessos.
• Só os dados necessários em cada grupo. O grupo comercial não precisa da morada de entrega.
• Bot com acesso limitado. Se o bot também recebe comandos, que só aceite os dos chats que configurar.
• Guarde o token do bot como uma palavra-passe: quem o tiver pode enviar em nome dele.

Que o aviso não seja mais uma ferramenta para vigiar

O objetivo não é ter mais notificações, é ter de entrar menos vezes. Algumas regras:

• Cada aviso com toda a informação para agir, sem ter de abrir o back office.
• Os avisos que se repetem muito (páginas visitadas, por exemplo) ficam melhor agrupados num resumo periódico do que um por evento.
• Desligue o que ninguém usa. Se um aviso não provoca nenhuma ação num mês, está a mais.
• Uma mensagem de teste ao configurar, para não descobrir que o token estava errado no dia da primeira encomenda.

Atender o cliente a partir do mesmo sítio

Um passo mais é que o canal funcione nos dois sentidos: o visitante escreve num chat da loja e a equipa responde a partir do Telegram ou do back office, com a mesma conversa dos dois lados. Assim, quem está no armazém pode responder a uma dúvida sem se sentar ao computador.

E que a loja esteja em dia

Os avisos dependem dos hooks do PrestaShop: uma encomenda validada, um pagamento confirmado, uma mudança de estado. Em lojas muito antigas, ou com módulos de pagamento desatualizados que validam a encomenda de forma pouco ortodoxa, por vezes o aviso não dispara ou chega em duplicado. Manter o PrestaShop e os módulos de pagamento atualizados é o que torna estes avisos fiáveis.

Como resolver no PrestaShop

O Avisos de pedidos en Telegram envia para o seu grupo um aviso quando uma encomenda é validada, o pagamento é confirmado, o estado muda ou alguém edita uma encomenda; o de encomenda nova leva cliente, produtos com referência e preço, transportadora e lucro calculado com o preço de custo, e funciona a partir do PrestaShop 1.7.3. O RKR Avisos Telegram, para PrestaShop 8 e 9, alarga a oito avisos (registo, morada, início de sessão, páginas visitadas em resumo por cron, contacto, carrinho de cliente, carrinho de visitante e encomenda nova com resumo de margem), cada um com o seu interruptor e o seu chat, mensagem de teste ao guardar, e um chat com os seus clientes que se atende a partir do back office, da loja e do Telegram, no qual só os chats que configurar podem dar comandos ao bot.