Vender cursos, workshops e bilhetes a partir da sua loja: datas, lotação e acesso

Muitas lojas acabam por vender algo mais do que produtos: o workshop de cerâmica da loja de trabalhos manuais, a prova da garrafeira, o curso online do fabricante de maquinaria, a masterclass da academia que também vende material. E quase sempre começam da mesma forma: um produto com stock 20, uma nota na descrição com a data e uma folha de cálculo para apontar quem vem.

Funciona até deixar de funcionar. Este artigo revê o que muda quando vende lugares em vez de unidades e como organizá-lo.

Em que é que um lugar difere de um produto

• Tem data. Depois dessa data não vale nada. Não se pode guardar no armazém.
• Tem lotação, que não se repõe. Se a lotação estiver esgotada, o que se impõe é uma lista de espera ou uma nova edição, não uma encomenda ao fornecedor.
• Alguém tem de entrar. É preciso identificar o participante no dia do evento, ou dar-lhe acesso a um conteúdo online.
• Pode depender de uma pessoa: o formador, o profissional que faz o atendimento.
• Gera comunicações: lembretes, mudanças de sala, ligações de acesso, materiais.

Um produto com stock cobre a lotação. Tudo o resto acaba por ser feito à mão.

Tipos de venda e como pensá-los

Evento com data e lotação

Um workshop no sábado de manhã, uma prova, uma conferência. O essencial: lugares disponíveis visíveis, bilhete para o participante e controlo de entradas. Se fizer várias edições do mesmo workshop, é melhor uma ficha por edição ou uma ficha com a data como opção, para que cada uma tenha a sua lotação.

Marcação ou reserva com um profissional

Uma sessão de aconselhamento, uma aula particular, uma prova de produto. Aqui a lotação é a agenda: horários livres por profissional, com as suas exceções. Um pormenor importante: enquanto o cliente paga, o horário deveria ficar retido durante alguns minutos e ser libertado se não concluir. Caso contrário, duas pessoas podem pagar a mesma hora.

Curso online

Não há lotação, mas há acesso. O cliente compra e tem de conseguir ver o conteúdo, só ele, e durante o tempo que vendeu. Se os vídeos forem públicos ou uma ligação puder ser partilhada, está a vender algo que se pode copiar de graça.

Subscrição de uma formação

Acesso a todo o catálogo de cursos por meses ou anos, ou um pagamento único vitalício. Exige controlar as validades e avisar o cliente antes de perder o acesso.

Bilhetes e controlo de entradas

No dia do evento, alguém tem de verificar quem pagou. A forma mais prática é um bilhete com um código QR que o participante leva no telemóvel ou impresso, e que é marcado como usado à entrada. Assim:

• Sabe quem veio e quem não veio.
• Um bilhete não serve duas vezes.
• Não depende de uma lista impressa que fica desatualizada com as últimas compras.

Cancelamentos, alterações e livre resolução

É o que gera mais dúvidas. Em geral, na venda à distância o consumidor tem direito de livre resolução, mas a lei espanhola de defesa dos consumidores exclui, entre outros, os serviços relacionados com atividades de lazer quando o contrato prevê uma data ou um período de execução específicos. É o caso típico de um bilhete para um evento com data. Os cursos online e outros serviços têm um tratamento próprio, e convém revê-lo com quem o aconselha.

À margem do legal, o que depende de si é a sua política comercial:

• É possível mudar de edição? Costuma ser a opção que mais clientes satisfaz e que menos lhe custa.
• É possível ceder o lugar a outra pessoa?
• O que acontece se for a loja a cancelar por falta de inscritos? Reembolso total, e diga-o antes de vender.

Escreva-o na ficha do evento, não apenas nas condições gerais.

Comunicações que poupam chamadas

1. Confirmação com data, hora, local ou ligação, e o bilhete.
2. Lembrete um ou dois dias antes, com o que é preciso levar.
3. Aviso de alterações se algo mudar.
4. Depois do evento: materiais, um inquérito breve e, se fizer sentido, o workshop seguinte.

Para cursos e subscrições: aviso de ativação, aviso antes de expirar e aviso de expiração.

Antes de abrir a venda

Uma revisão rápida que evita a maioria dos problemas do primeiro evento:

• Preço com impostos incluídos e claro desde a ficha, tal como qualquer outro produto para consumidores.
• Lotação real, contando com os convidados, o pessoal e os lugares que reserva para compromissos.
• Data-limite de venda: decida se é possível comprar até ao próprio dia ou se fecha antes para preparar material.
• Mínimo de inscritos, se existir, e o que acontece se não for atingido.
• Dados do participante, quando não coincide com quem compra: um bilhete oferecido ou uma empresa que inscreve a sua equipa.
• Uma compra de teste do princípio ao fim: pagamento, email, bilhete e acesso ao conteúdo.

As cinco ferramentas avulsas

O habitual é uma loja que vende formação acabar com uma plataforma para a sala de aula, outra para reservas, outra para videochamadas, outra para bilhetes e a loja para o material. Cada uma com a sua fatura, o seu utilizador e os seus dados de clientes em separado. Juntar tudo na loja tem vantagens claras: um só cliente com o seu histórico, uma só caixa, os mesmos métodos de pagamento e impostos, e a possibilidade de vender material relacionado ao inscrito.

A contrapartida é que a loja passa a ser uma peça crítica também para a sua formação. Se cair ou um módulo falhar, não deixa só de vender: um aluno não consegue entrar no seu curso. Mais uma razão para ter o PrestaShop, o PHP e os módulos atualizados e testados.

Como resolvê-lo no PrestaShop

O RKR Events Suite permite vender cursos, workshops, conferências e marcações a partir do PrestaShop. Os cursos organizam-se em secções com vídeos protegidos (os carregados são servidos com um URL assinado, pessoal e com validade), progresso do aluno, testes com nota mínima de aprovação e inquéritos. As reservas usam horários por formador com a respetiva disponibilidade e exceções, e o horário fica retido enquanto o cliente paga. Cada inscrição gera um bilhete com QR em PDF que regista à chegada a partir do back office. Há planos de subscrição por tempo, temática, grupo de clientes ou vitalícios, com avisos de expiração, e reuniões de Zoom, Teams ou Meet com as suas próprias credenciais. O cliente vê as suas subscrições e reservas na sua conta.