Wer hat diesen Preis geändert? Änderungsprotokoll für Produkte in PrestaShop

Montagmorgen. Ein Kunde schreibt, weil er ein Produkt zu einem unsinnigen Preis gekauft hat: zur Hälfte des Üblichen. Sie sehen auf der Produktseite nach, und tatsächlich, der Preis ist falsch. Wer hat ihn geändert? Wann? Was kostete es vorher? Wie viele Bestellungen sind zu diesem Preis eingegangen?

In einem PrestaShop-Shop im Auslieferungszustand lautet die ehrliche Antwort: „Wir wissen es nicht.“ Und das anschließende Gespräch im Team ist meist unangenehm, weil alle sagen, sie hätten nichts angefasst.

Warum PrestaShop es nicht weiß

Die Datenbank von PrestaShop speichert den aktuellen Zustand jedes Produkts: Preis, Bestand, Beschreibung, ob es aktiv ist. Speichert jemand eine Änderung, ersetzt der neue Wert den alten, und der alte ist weg.

Was gespeichert wird:

• Das Datum der letzten Änderung des Produkts (date_upd), ohne Angabe, was geändert wurde oder von wem.
• Das Systemprotokoll (Erweiterte Einstellungen > Protokolle), das je nach Version einige Aktionen von Mitarbeitern festhält, aber ohne den Wert vorher und nachher.
• Die Lagerbewegungen, wenn die erweiterte Lagerverwaltung aktiv ist oder in Versionen, die sie erfassen; sie sagen, wie viel bewegt wurde, verraten aber nichts über den Rest der Produktseite.

Um zu wissen, was passiert ist, brauchen Sie ein sogenanntes Audit-Log: eine Zeile pro Änderung, mit wer, wann, welches Feld, alter und neuer Wert.

Welche Änderungen Sie protokollieren sollten

Nicht alle Felder sind gleich wichtig. Geordnet danach, wie viel Ärger sie machen:

1. Verkaufspreis und Einkaufspreis. Ein Fehler hier wird noch am selben Tag zu Geld.
2. Bestand. Getrennt nach manuellen Korrekturen und Bewegungen aus Bestellungen und ERP-Synchronisierungen.
3. Aktivierung. Ein deaktiviertes Produkt verschwindet aus dem Katalog und aus den Feeds von Google Shopping oder den Marktplätzen.
4. Standardkategorie und Zuordnungen. Sie wirken sich auf URL, Breadcrumb und Ranking aus.
5. Name, Beschreibung und sprechende URL. Eine URL-Änderung ohne Weiterleitung ist eine bei Google verlorene Seite.
6. Artikelnummern und Codes (Artikelnummer, EAN): Lager, ERP und Marktplätze hängen davon ab.
7. Gewicht und Maße. Sie verändern, was Sie für den Versand berechnen.

Was ein gutes Protokoll haben muss

• Den Mitarbeiter mit Namen, nicht nur eine Nummer.
• Datum und Uhrzeit, exakt.
• Die Quelle: Backoffice, CSV-Import, Webservice oder ein Modul. Viele Überraschungen verursacht keine Person, sondern eine Integration.
• Vorher und nachher jedes Feldes in derselben Zeile.
• Filter nach Produkt, Mitarbeiter, Feld und Zeitraum.
• Export, um es mit Bestellungen abzugleichen oder den Zuständigen zu zeigen.
• Einstellbare Aufbewahrung: Alles für immer zu behalten füllt die Datenbank; besser eine vernünftige Frist und automatische Bereinigung.

Wofür man es nutzt

Der Preis, den niemand geändert hat

Ein Lebensmittelshop findet alle paar Tage Produkte mit Preis null. Niemand im Team hat sie angefasst. Das Protokoll zeigt, dass die Änderung über den Webservice kommt, immer zur selben Uhrzeit: Der ERP-Connector sendet einen leeren Preis, wenn einem Artikel keine Preisliste zugeordnet ist. Ohne erfasste Quelle hätte man weiter das Team verdächtigt.

Der Bestand, der nicht stimmt

Ein B2B-Großhändler macht Inventur, und es fehlen Einheiten. In der Zeitleiste des Produkts sieht man jede manuelle Korrektur, jede Bestellbewegung und jede Synchronisierung. Die Abweichung steckt in einer manuellen Korrektur, die jemand an der falschen Kombination vorgenommen hat.

Die Produktseite, die Rankings verloren hat

Ein Produkt, das sich gut verkaufte, rutscht bei Google ab. Das Protokoll zeigt, dass vor drei Wochen Name und sprechende URL geändert wurden, ohne Weiterleitung. Man stellt die alte URL wieder her oder legt die Weiterleitung an und weiß genau, welcher Text vorher dastand.

Wie viele Bestellungen zum falschen Preis eingingen

Mit der genauen Uhrzeit der Änderung und der Korrektur filtern Sie die Bestellungen dieses Zeitraums mit diesem Produkt. Dann wissen Sie, wem Sie schreiben müssen und was es Sie gekostet hat.

So organisieren Sie es im Team

• Ein Mitarbeiterkonto pro Person. Teilen sich drei Personen ein Backoffice-Konto, sagt jedes Protokoll nur „es war das Shop-Konto“. Jeder mit eigenem Konto und dem Profil, das er braucht.
• Eigene Zugänge für Integrationen. ERP, Lieferanten-Connector und Marktplatz jeweils mit eigenem Webservice-Schlüssel: So lässt sich ihre Quelle unterscheiden.
• Wöchentliche Durchsicht. Ein Blick auf die Wochenübersicht: wer am meisten geändert hat, welche Felder und welche Produkte. Ungewöhnliches fällt sofort auf.
• Abgestimmte Aufbewahrung. Ein paar Monate reichen für den Alltag meist aus; verkaufen Sie Produkte mit regulierten oder vertraglich festgelegten Preisen, brauchen Sie vielleicht mehr.

Es hilft auch beim Update

Wenn Sie PrestaShop oder ein Modul aktualisieren oder auf eine neue Version migrieren, beginnt oft ein Prozess, Felder zu ändern, die er vorher nicht angefasst hat: ein Modul, das bei der Neuinstallation Preise überschreibt, ein Import, der Dezimalstellen jetzt anders interpretiert. Ist das Protokoll vor dem Update aktiv, sehen Sie am nächsten Tag, ob etwas Produkte verändert hat, ohne dass es jemand wollte.

Checkliste

• Jede Person im Team mit eigenem Mitarbeiterkonto.
• Jede Integration mit eigenem Webservice-Schlüssel.
• Protokoll mindestens für Preis, Einkaufspreis, Bestand, Aktivierung, Kategorie, Name und URL aktiv.
• Aufbewahrungsfrist festgelegt und automatische Bereinigung.
• Regelmäßige Durchsicht der Übersicht.
• Vor und nach einem Update ein Blick auf die Änderungen.

So lösen Sie es in PrestaShop

Full Product Log protokolliert jede Änderung an Ihren Produkten mit Mitarbeiter, Datum und Uhrzeit, der Adresse, von der aus sie gemacht wurde, und dem alten Wert neben dem neuen, in bis zu 84 Feldern, die Sie zur Überwachung auswählen. Über der Liste sehen Sie die Übersicht des Zeitraums, mit wer am meisten ändert, welche Felder und welche Produkte, und jeder Name ist ein Shortcut, der die Liste filtert. Jedes Produkt hat seine Zeitleiste, die Lagerbewegungen, die per Webservice aus dem ERP kommen, werden erfasst, Sie exportieren als CSV, was Sie gerade sehen, und legen fest, wie lange es aufbewahrt wird. Es verändert Ihre Produkte nicht, fügt dem Shop-Frontend nichts hinzu und funktioniert mit Multistore, von PrestaShop 1.7.6 bis 9.