Kundenregistrierung: welche Daten abfragen, welche nicht und wie mit Firmen umgehen

Beim Registrierungsformular irren sich Shops in beide Richtungen. Manche fragen „sicherheitshalber“ alles ab: Geburtsdatum, Geschlecht, wie Sie auf uns aufmerksam wurden, Festnetznummer. Andere fragen das Minimum ab und stellen dann beim Ausstellen der Rechnung fest, dass der Kunde eine Firma war und ihnen seine NIF (die spanische Steuernummer) fehlt. Beides kostet Geld.

In diesem Artikel geht es darum, wie Sie entscheiden, was Sie bei der Registrierung abfragen, was Sie auf später verschieben und wie Sie Geschäftskunden bedienen, ohne Privatkunden den Kauf zu verderben.

Das Prinzip: abfragen, was Sie auch nutzen

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt den Grundsatz der Datenminimierung fest: Die erhobenen Daten müssen dem Zweck angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sein. Für einen Shop heißt das: Wenn Sie nicht wissen, wofür Sie eine Angabe brauchen, fragen Sie sie nicht ab. Und wenn Sie sie für etwas Bestimmtes abfragen, sagen Sie es.

Das ist nicht nur eine rechtliche Frage. Jedes Pflichtfeld ist ein weiterer Grund, das Formular abzubrechen. Und jede gespeicherte Angabe müssen Sie schützen, auf Wunsch des Kunden exportieren und zum gegebenen Zeitpunkt löschen.

Was meist überflüssig ist

• Geburtsdatum als Pflichtfeld, es sei denn, Sie verkaufen Produkte mit Mindestalter oder nutzen es wirklich für etwas (etwa ein Geburtstagsgeschenk). Dann sollte es optional sein.
• Anrede oder Geschlecht: bringt fast nie etwas.
• Passwort und E-Mail wiederholen: Heute ist ein Knopf zum Anzeigen des Passworts nützlicher.
• „Wie sind Sie auf uns aufmerksam geworden?“ als Pflichtfeld: Wenn Sie es wissen wollen, dann optional und nach dem Kauf.
• Vorausgewählte Werbe-Checkboxen: Die Einwilligung in Marketing muss eine Handlung des Kunden sein, kein Standardwert.

Das Problem der zwei Formulare

In PrestaShop sind das Anlegen des Kontos und das Anlegen der Adresse standardmäßig zwei getrennte Schritte. Der Kunde füllt die Registrierung aus, glaubt, fertig zu sein, und stößt beim Kauf auf ein weiteres Formular mit Adresse, Telefon und Steuernummer. Dort gehen Registrierungen verloren: Das Gefühl „Das hört ja gar nicht auf“ gehört zu den häufigsten Abbruchgründen.

Sie haben zwei sinnvolle Wege:

1. Minimale Registrierung und Adresse im Checkout. Der Kunde gibt bei der Registrierung nur Name, E-Mail und Passwort an und die Adresse erst beim Kauf. Passt zu Endkunden-Shops, in denen viele als Gast kaufen.
2. Registrierung inklusive Adresse. Der Kunde gibt alles auf einmal ein, und seine erste Adresse wird angelegt. Passt zu B2B-Shops oder zu Kunden, die sich registrieren, um regelmäßig zu bestellen.

Was nicht funktioniert, ist die Mischung: die Hälfte bei der Registrierung abfragen und die andere Hälfte später, mit doppelten Angaben.

Geschäftskunden: die Daten, die wirklich nötig sind

Wenn Sie an Unternehmen und Selbstständige verkaufen, brauchen Sie bestimmte Daten, um korrekt zu fakturieren:

• Firmenname, der nicht immer mit dem Handelsnamen oder dem Namen der bestellenden Person übereinstimmt.
• NIF oder CIF (die spanischen Steuernummern für Personen und Gesellschaften) und bei Unternehmen aus anderen EU-Ländern die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Rechnungsanschrift, die von der Lieferadresse abweichen kann.

Der Schlüssel ist, diese Daten nicht von allen abzufragen. Ein Schalter wie „Ich bin ein Unternehmen“ oder „Ich möchte eine Rechnung“, der die Felder nur bei Bedarf einblendet, hält das Formular für Privatkunden kurz.

Die NIF prüfen, solange der Kunde da ist

Eine falsch geschriebene NIF fällt beim Ausstellen der Rechnung auf, wenn der Kunde längst weg ist. Eine sofortige Prüfung erspart Hin und Her:

• Format und Prüfzeichen von NIF, NIE (die Nummer für in Spanien ansässige Ausländer) und CIF.
• Stimmigkeit mit der Kundenart: Die CIF einer Gesellschaft ist nicht das Dokument einer Privatperson.
• Europäische Umsatzsteuer-IDs über den öffentlichen VIES-Dienst der Europäischen Kommission, wenn Sie an Unternehmen in anderen Ländern verkaufen.

Vollständige oder vereinfachte Rechnung

In Spanien ist die vereinfachte Rechnung (factura simplificada) im Allgemeinen bis 400 Euro inklusive Mehrwertsteuer zulässig, und für einige Tätigkeiten gilt eine andere Grenze. Darüber, oder wenn der Geschäftskunde sie verlangt, ist eine vollständige Rechnung mit seinen Steuerdaten nötig. Weiß Ihr Shop, wann er diese Daten verlangen muss, haben Sie keine Bestellungen, die Sie nicht korrekt fakturieren können.

Wenn der Kunde seine Daten ändert

Noch ein Klassiker: Ein Kunde ändert seinen Firmennamen oder seine Steuernummer, nachdem Sie ihm schon Rechnungen gestellt haben, und Ihre Rechnungen und Ihre Warenwirtschaft passen nicht mehr zusammen. Bei Geschäftskunden sollte eine Änderung, sobald mit bestimmten Daten fakturiert wurde, über Sie laufen. Und wenn Sie an Unternehmen verkaufen, die an viele Adressen liefern lassen, aber immer gleich fakturiert werden, sollte die Rechnungsanschrift fest bleiben.

Checkliste für die Registrierung

1. Listen Sie jedes Feld der Registrierung auf und notieren Sie, wofür Sie es nutzen. Streichen Sie die Felder ohne Antwort.
2. Entscheiden Sie, ob die Adresse in die Registrierung oder in den Checkout gehört, aber nicht in beide.
3. Zeigen Sie die Firmenfelder nur denen, die sie brauchen.
4. Prüfen Sie NIF und IBAN sofort, nicht erst bei der Rechnung.
5. Überarbeiten Sie die Datenschutztexte: welche Daten, wofür, wie lange.
6. Testen Sie das Formular auf dem Smartphone. Wenn es Sie ermüdet, ermüdet es auch den Kunden.

Und ein Hinweis zur Wartung: Registrierungsformulare hängen stark vom Theme ab. Sind Theme und Module nicht auf Ihre PrestaShop-Version abgestimmt, kommt es häufig vor, dass ein Feld nicht mehr gespeichert wird, ohne dass es wochenlang jemand bemerkt.

So lösen Sie es in PrestaShop

Das Módulo de registro ampliado holt die Adressdaten in dasselbe Registrierungsformular: zwölf Felder (Adresse, Telefon, NIF, Firma, USt-IdNr., Provinz und weitere), die deaktiviert installiert werden und die Sie einzeln aktivieren, anordnen und als Pflichtfeld markieren. Die Eingaben landen im Kundendatensatz, und wenn Sie es aktivieren, wird die erste Adresse automatisch angelegt; es kann den Prüfbuchstaben von NIF und NIE kontrollieren und hängt sich an die Hooks des offiziellen DSGVO-Moduls. RKR Datos de Facturación fügt im Checkout den Schalter „Rechnung anfordern“ mit Privatperson, Selbstständig oder Unternehmen hinzu, prüft die NIF vor der Zahlung (Prüfzeichen, VIES und optional bei der spanischen Steuerbehörde mit Zertifikat), verlangt eine vollständige Rechnung je nach Betrag oder Kundengruppe, erlaubt eine feste Rechnungsanschrift und sperrt die Daten nach der ersten fakturierten Bestellung.