Rechnungen und Lieferscheine aus dem ERP im Kundenkonto von PrestaShop

In vielen Shops, vor allem in denen, die an Unternehmen verkaufen, entstehen die Unterlagen zu einer Bestellung nicht in PrestaShop. Die Rechnung stellt das ERP aus, den Lieferschein erzeugt das Lager, und das Qualitätszertifikat oder das technische Datenblatt bewahrt jemand in einem gemeinsamen Ordner auf. Danach verschickt jemand aus der Verwaltung alles einzeln per E-Mail.

Und ein paar Monate später schreibt der Kunde: „Könnt ihr mir die Rechnung von März noch einmal schicken?“ In diesem Artikel geht es darum, diesen Kreislauf zu durchbrechen, indem jedes Dokument von selbst im Kundenkonto des Shops erscheint.

Warum das Kundenkonto und nicht die E-Mail

• Der Kunde findet sie, wenn er sie braucht, ohne Ihnen zu schreiben. Seine Rechnungen eines ganzen Jahres in einer Liste.
• Sie hängt nicht vom Spamfilter ab und auch nicht davon, dass beim Kunden eine andere Person das Verwaltungspostfach betreut.
• Sie haben einen Nachweis, was veröffentlicht wurde und, wenn Sie möchten, wer es wann heruntergeladen hat.
• Die Daten reisen nicht als Anhang durch fremde Postfächer.

Außerdem wissen bei einem Unternehmen mit mehreren Einkäufern alle, wo die Unterlagen liegen.

Was Sie entscheiden sollten, bevor Sie etwas anbinden

Welche Dokumentarten

Fassen Sie sie in wenige Bereiche zusammen, die der Kunde versteht: Rechnungen (einschließlich Korrekturrechnungen), Lieferscheine oder Liefernachweise und Dokumente (Verträge, Zertifikate, individuelle Anleitungen). Mehr Bereiche verwirren; ein einziger wirft alles durcheinander.

Wie der Kunde erkannt wird

ERP und Shop müssen sich einig sein, wer wer ist. Am einfachsten ist die E-Mail-Adresse des Kontos, aber sie hat Tücken: der Kunde, der mit einer Adresse kauft und im ERP eine andere hat, oder das Unternehmen mit einer Sammeladresse. Gleichen Sie vor dem Start die E-Mail-Adressen Ihrer Kunden im ERP mit denen im Shop ab und korrigieren Sie die Unterschiede. Führt das ERP auch eine Kundennummer, sollte sie mit dem Dokument mitreisen.

Was mit Kunden passiert, die noch kein Konto haben

Ein Großhändler kann einem Kunden Rechnungen stellen, der sich noch nicht im Shop registriert hat. Entscheiden Sie, ob diese Dokumente verworfen, zurückgehalten oder von Hand geprüft werden, wenn sich der Kunde anmeldet.

Welche Metadaten die Datei begleiten

Ein PDF allein ist schwer zu finden. Sinnvoll ist, dass es mit Beschreibung, Dokumentdatum (nicht nur dem Upload-Datum), Nummer oder Referenz und gegebenenfalls der Kundennummer ankommt.

Wie die Anbindung meist aussieht

Das übliche Muster: Jedes Mal, wenn das ERP ein Dokument erzeugt, sendet es eine HTTP-Anfrage mit der Datei und ihren Daten an eine Adresse des Shops. Der Shop speichert sie und verknüpft sie mit dem Konto. Der Weg geht nur in eine Richtung (vom ERP zum Shop) und lässt sich in fast jeder Warenwirtschaft einfach programmieren, mit einer Aufgabe beim Ausstellen des Dokuments oder mit einem Stapellauf am Ende des Tages.

Sicherheit: was nicht schiefgehen darf

Eine Rechnung enthält Name, Adresse, Steuernummer und Beträge. Sie falsch zu veröffentlichen ist eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten. Prüfen Sie:

• Dass die Upload-Adresse einen Schlüssel verlangt und dass dieser Schlüssel an keinem öffentlichen Ort und nicht im Code einer Website steht.
• Dass nur die vorgesehenen Formate angenommen werden und der tatsächliche Dateityp geprüft wird, nicht nur die Endung. Eine „rechnung.pdf“, die in Wirklichkeit ein Skript ist, darf nicht in einem vom Webserver ausgelieferten Ordner landen.
• Dass jedes Dokument nur sein Eigentümer herunterladen kann, mit angemeldeter Sitzung. Eine direkte URL zur Datei, die ohne Anmeldung funktioniert oder bei der es reicht, eine Zahl zu ändern, um die Rechnung eines anderen zu sehen, ist hier der schlimmste mögliche Fehler.
• Dass die Dateien nicht in einem Ordner liegen, dessen Inhalt im Browser aufgelistet werden kann.
• Dass jeder Upload und sein Ergebnis protokolliert werden, um Fehler oder seltsame Versuche zu erkennen.

Einführung in Etappen

Es ist nicht nötig, alle Unterlagen auf einmal zu veröffentlichen. Bei einem Großhändler, der an Unternehmen verkauft, funktioniert es am besten Schritt für Schritt:

1. Neue Rechnungen. Beginnen Sie nur mit den Rechnungen ab einem bestimmten Datum. Sie werden am häufigsten nachgefragt und sparen die meisten E-Mails.
2. Prüfung in den ersten Wochen. Aktivieren Sie die vorherige Freigabe: Jedes Dokument kommt im Shop an, jemand prüft, ob es im richtigen Konto liegt, und veröffentlicht es. Wenn Sie sehen, dass es keine Zuordnungsfehler gibt, schalten Sie die Freigabe ab.
3. Lieferscheine. Vor allem nützlich, wenn Ihre Kunden Lieferungen abgleichen müssen oder Sie mit Teillieferungen arbeiten.
4. Altbestand. Wenn Sie möchten, laden Sie danach die Rechnungen früherer Zeiträume in einem Stapellauf hoch und informieren die Kunden, dass sie verfügbar sind.
5. Besondere Dokumente. Zertifikate, Sicherheitsdatenblätter, Verträge: was für Ihre Branche sinnvoll ist.

Wenn alles läuft, sagen Sie es Ihren Kunden auf der Rechnung selbst oder in der Bestellbestätigung: „Alle Ihre Rechnungen finden Sie in Ihrem Konto.“ Wenn sie es nicht wissen, fragen sie weiter per E-Mail danach.

Häufige Fehler

• Zwei Rechnungen zum selben Verkauf im Konto sichtbar: die native von PrestaShop und die des ERP. Entscheiden Sie, welche der Kunde sieht.
• Uploads, die stillschweigend scheitern, weil die E-Mail-Adresse des Kunden nicht übereinstimmt. Prüfen Sie in den ersten Wochen das Protokoll.
• Dokumente im falschen Konto wegen einer E-Mail-Adresse, die sich zwei Unternehmen teilen. Eine Freigabe vor der Veröffentlichung erspart, zumindest am Anfang, böse Überraschungen.
• Bereichsnamen in nur einer Sprache in einem mehrsprachigen Shop.

Wie Sie das in PrestaShop lösen

Das Modul zum Anhängen von Rechnungen und Unterlagen an das Kundenkonto (RKR ERP Upload) gibt Ihrem ERP eine mit Schlüssel geschützte URL, um PDFs per HTTP POST hochzuladen, mit Angabe der E-Mail-Adresse des Kunden, der Dokumentart (Rechnungen, Lieferscheine oder Dokumente, jeweils aktivierbar und mit eigenem Namen in jeder Sprache) und optional Beschreibung, Dokumentdatum, Referenz und Kundennummer. Es prüft Endung und tatsächlichen Dateityp, legt die Dokumente nach Art, Jahr und Monat geordnet ab und lässt sie nur vom Eigentümer mit angemeldeter Sitzung herunterladen. Es kann Dokumente für noch nicht registrierte E-Mail-Adressen annehmen und sie zuordnen, sobald sich der Kunde anmeldet, vorbehaltlich Ihrer Freigabe; es bietet eine Liste zum Freigeben, Zurückziehen oder manuellen Hochladen von Dokumenten und protokolliert jeden Aufruf des ERP und, wenn Sie es aktivieren, jeden Download. Es ist mit PrestaShop 1.7.8 bis 9 kompatibel.