ERP mit Verifactu an PrestaShop angebunden: welche Daten in welche Richtung fließen

Die spanische Verordnung über Rechnungssoftware (der Real Decreto 1007/2023, bekannt als Verifactu, der Rechnungsprogramme mit fälschungssicheren, verketteten Datensätzen und Anbindung an die spanische Steuerbehörde vorschreibt) hat viele Shops zu einer Frage gezwungen, die sie sich vorher nicht gestellt haben: Welches Programm stellt meine Rechnungen eigentlich aus? Ist es PrestaShop, dann ist der Shop das Rechnungssystem und muss die Vorgaben erfüllen. Ist es ein ERP, erfüllt sie das ERP, und PrestaShop wird zur Datenquelle.

Dieser Artikel behandelt den zweiten Fall: ein ERP mit Verifactu, das an den Shop angebunden ist. Was bei ihm ankommen muss, was zurückfließen kann und wo die Dinge meist schiefgehen.

Was die Verordnung verlangt, soweit es die Integration betrifft

Ohne auf alle Einzelheiten einzugehen: Drei Grundsätze der Verordnung bestimmen, wie der Shop mit dem ERP verbunden wird:

• Jede Rechnung erzeugt einen Rechnungsdatensatz, der mit dem vorherigen verkettet ist und sich nicht ändern lässt, ohne Spuren zu hinterlassen.
• Die Rechnung trägt einen QR-Code, mit dem der Empfänger sie prüfen kann.
• Verantwortlich ist das System, das die Rechnung stellt. Es reicht nicht, dass ein Programm die Vorgaben erfüllt, wenn die echten Rechnungen aus einem anderen kommen.

Die praktische Folge: Eine ausgestellte Rechnung ist endgültig. Stimmt die Mehrwertsteuer nicht, wird sie nicht bearbeitet, sondern mit einer factura rectificativa (der spanischen Korrekturrechnung) berichtigt, die ebenfalls erfasst wird. Deshalb ist die Qualität der Daten aus dem Shop wichtiger als früher.

Nur eine Quelle für Rechnungen

Der erste Integrationsfehler ist nicht technisch: Es sind zwei Systeme, die für denselben Verkauf Rechnungen ausstellen. PrestaShop erzeugt sein Rechnungs-PDF, sobald die Bestellung in einen konfigurierten Status wechselt, und das ERP erzeugt seine eigene. Der Kunde bekommt die eine, die Steuerkanzlei sieht die andere, und die Nummernkreise passen nicht zusammen.

Wenn das ERP fakturiert, legen Sie fest, was PrestaShop mit seinem Dokument macht: es nicht mehr erzeugen oder den Kunden statt der nativen die Rechnung des ERP herunterladen lassen. Was nicht passieren darf, ist, dass zwei unterschiedliche Rechnungen zu einem Verkauf im Umlauf sind.

Vom Shop zum ERP

Was das ERP von jeder Bestellung braucht, um korrekt zu fakturieren:

• Kunde: Name oder Firma, NIF (die spanische Steuernummer), sofern vorhanden, Rechnungsadresse (nicht die Lieferadresse) und Land.
• Positionen: Artikelnummer, Menge, Stückpreis ohne Steuern, angewandter Mehrwertsteuersatz und Positionsrabatt.
• Versandkosten und Gesamtrabatte, jeweils mit ihrem Steuersatz. Ein Gutschein mit festem Betrag auf einen Warenkorb mit Produkten zu verschiedenen Steuersätzen ist eine klassische Quelle für Differenzen.
• Kassierter Gesamtbetrag, die Zahl, mit der alles andere übereinstimmen muss.
• Zahlungsstatus und Zahlungsart, um zu wissen, wann fakturiert wird und wie der Zahlungseingang abgeglichen wird.

Das Rundungsproblem

PrestaShop berechnet die Steuern mit seiner eigenen Rundungslogik (pro Position, pro Produkt oder auf die Summe, je nach Konfiguration), und bei manchen Kombinationen aus Mengen, Preisen und Rabatten stimmt die Summe aus Nettobeträgen und Steuern nicht auf den Cent mit dem kassierten Betrag überein. Rechnet das ERP selbst nach, entsteht ein Cent Differenz; übernimmt es die Beträge unverändert, kann die Rechnung eine Steuer ausweisen, die nicht genau dem Prozentsatz des Nettobetrags entspricht. Beides endet in Handarbeit. Die Integration muss eine Regel festlegen und sie immer anwenden: Üblich ist, den bezahlten Gesamtbetrag einzuhalten und den Nettobetrag so anzupassen, dass er aufgeht.

Vom ERP zum Shop

Die Gegenrichtung ist optional und hängt vom jeweiligen Geschäft ab:

• Rechnungen und Korrekturrechnungen, damit der Kunde sie in seinem Konto herunterladen kann.
• Bestellstatus, wenn das ERP den Versand abwickelt.
• Bestand und Preise, wenn das ERP über den Katalog bestimmt.

Legen Sie für jedes Datum fest, wem es gehört. Kann der Bestand auf beiden Seiten geändert werden, kommen sich die Systeme früher oder später in die Quere. Ein Datum, ein Eigentümer, und das andere System liest es nur.

Rücksendungen und Korrekturrechnungen

Hier scheitern die meisten Integrationen. Eine Teilerstattung, ein Produktumtausch oder die Erstattung von Versandkosten in PrestaShop erzeugt im Shop (oder auch nicht) eine Gutschrift, steuerlich maßgeblich ist aber die Korrekturrechnung, die das ERP ausstellt, verknüpft mit der ursprünglichen Rechnung. Bevor Sie die Integration in Betrieb nehmen, testen Sie mindestens diese Fälle mit echten Bestellungen in einer Testumgebung:

1. Bestellung mit mehreren Mehrwertsteuersätzen und einem Gutschein mit festem Betrag.
2. Rücksendung einer von mehreren Einheiten einer Position.
3. Rücksendung mit und ohne Versandkosten.
4. Bestellung, die vor und nach der Rechnungsstellung storniert wird.
5. Kunde, der nach dem Kauf eine Rechnung mit NIF verlangt.

Wie Sie ohne Schrecken starten

Ein Wechsel des Rechnungssystems gehört zu den Dingen, die man in einer ruhigen Phase und mit einem klaren Schnitt erledigt:

1. Legen Sie einen Stichtag fest. Bis zu diesem Tag fakturiert das alte System, ab diesem Tag nur noch das ERP. Kein Nebeneinander „für ein paar Wochen“.
2. Schließen Sie den alten Nummernkreis ab und legen Sie die neuen Serien mit Ihrer Steuerberatung fest.
3. Prüfen Sie die offenen Bestellungen zum Stichtag: Werden die, die danach bezahlt werden, schon vom ERP fakturiert?
4. Beobachten Sie die ersten Wochen, indem Sie jeden Tag bezahlte Bestellungen und ausgestellte Rechnungen vergleichen. Jede Abweichung fällt sofort auf und wird korrigiert, bevor sie sich häuft.

Häufige Fehler

• Bei Anlage der Bestellung fakturieren statt bei Zahlungseingang: Bestellungen mit fehlgeschlagener Zahlung erzeugen Rechnungen, die korrigiert werden müssen.
• Die Lieferadresse als steuerliche Adresse verwenden.
• Integrationen, die unkontrolliert wiederholen und zwei Rechnungen zur selben Bestellung erzeugen.
• Mehrere Shops, nur eine Konfiguration, ohne zu unterscheiden, welches Unternehmen für welchen Shop fakturiert.
• Ein veralteter Shop mit alten Zahlungs- oder Steuermodulen, die Beträge ändern, ohne dass das ERP davon weiß. Vor der Integration sollten PrestaShop und seine Module auf unterstützten Versionen laufen.

Wie Sie das in PrestaShop lösen

CoreGest ist das ERP, das wir bei Rekire entwickeln. Es verbindet sich mit PrestaShop, lädt die Bestellungen herunter und erfasst jede Rechnung in Verifactu, ohne dass etwas eingetippt werden muss. Es korrigiert die Rundungen der Mehrwertsteuer, indem es die Nettobeträge an den bezahlten Gesamtbetrag anpasst, mit höchstens einem Cent Abweichung, und verwaltet die Korrekturrechnungen direkt im ERP. Es unterstützt mehrere Shops und mehrere Unternehmen in einem Konto. Der Tarif CoreGest ERP · Verifactu con PrestaShop enthält alles Nötige, um Verifactu aus dem Shop heraus zu erfüllen; CoreGest ERP completo ergänzt die übrigen Module des ERP: erweitertes Kassensystem, KI mit den Daten Ihres Unternehmens, Buchhaltung, Liquiditätsmanagement und Lastschrifteinzüge.