Shop-Benachrichtigungen per Telegram für das Team: Bestellungen, Kunden und was zählt

In vielen kleinen und mittleren Shops hat jemand den ganzen Tag das Backoffice in einem Tab offen und lädt die Bestellliste neu. Oder schlimmer: Niemand schaut bis zum Nachmittag hinein, und die eilige Bestellung vom Morgen geht erst am nächsten Tag raus.

Eine Benachrichtigung auf dem Smartphone, wenn etwas Wichtiges passiert, löst beides. Telegram ist dafür ein gutes Werkzeug: Bots sind kostenlos, in Minuten eingerichtet, Gruppen nehmen das ganze Team auf, und Nachrichten können viele formatierte Informationen enthalten.

Warum Telegram und nicht E-Mail

• Sofort. Die Benachrichtigung kommt umgehend aufs Smartphone, ohne Spamfilter und Postfächer.
• Nach Gruppen. Jede Art von Benachrichtigung kann an eine andere Gruppe gehen, mit den Personen, die sie brauchen.
• Kostenlos. Telegram-Bots haben keine Gebühren pro Nachricht.
• Einfach einzurichten. Ein Bot wird mit @BotFather erstellt und zur Gruppe hinzugefügt: Mit dem Token und der Chat-ID kann er schon senden.

E-Mail ist weiterhin besser für alles, was archiviert oder an Externe weitergeleitet werden muss. Telegram ist für das, was man sofort sehen muss.

Welche Benachrichtigungen sinnvoll sind

Bestellungen und Zahlungen

• Neue Bestellung, mit allem, was man zum Vorbereiten braucht, ohne das Backoffice zu öffnen: Produkte und Mengen, Versanddienst, Zahlungsart und Gesamtbetrag.
• Zahlung bestätigt, vor allem bei Überweisungen oder Zahlarten, die später bestätigt werden.
• Statusänderung: nützlich für den Kundenservice, um zu wissen, was schon verschickt wurde.
• Bestellung bearbeitet: Ändert jemand eine Bestellung von Hand, soll man wissen, wer und wann.

Kunden und laufende Verkäufe

• Neuer Kunde und neue Adresse, für einen B2B-Shop, der Konten manuell freigibt.
• Produkt in den Warenkorb gelegt, in Shops mit wenigen, hochpreisigen Verkäufen, wo ein rechtzeitiger Anruf den Abschluss bringt.
• Kontaktformular, damit keine Frage bis zum nächsten Tag unbeantwortet bleibt.

Betrieb

• Niedriger Bestand bei Ihren meistverkauften Produkten.
• Fehler im Shop oder in einer Integration: eine fehlschlagende Zahlung, ein ERP, das nicht synchronisiert.

Nicht alles davon muss aus demselben Tool kommen. Wichtig ist, dass jede Benachrichtigung bei der Person ankommt, die handeln muss.

Gruppen: wer was bekommt

Der typische Fehler ist, alles in eine Gruppe zu packen. Nach einer Woche hat sie zweihundert Nachrichten, und niemand liest sie. Besser:

In einem Shop mit ein oder zwei Personen kann eine Gruppe reichen, aber mit genau den richtigen Benachrichtigungen.

Die Marge in der Benachrichtigung

Eine Bestellbenachrichtigung, die nur den Gesamtbetrag nennt, sagt Ihnen nicht, ob Sie Geld verdient haben. Haben Sie im Katalog den Einkaufspreis jedes Produkts, kann die Benachrichtigung die Bruttomarge berechnen und, abzüglich der Versandkosten, die Sie selbst tragen, den Gewinn der Bestellung. So sehen Sie im Alltag sehr direkt, welche Bestellungen sich lohnen und welche nicht.

Personenbezogene Daten: mit Vorsicht

Eine vollständige Bestellbenachrichtigung enthält Name, Adresse, Telefon und E-Mail des Kunden. Das ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und hat ihre Regeln:

• Private Gruppen, nur mit Personen aus dem Team. Nie ein öffentlicher Kanal oder eine Gruppe mit Externen.
• Prüfen Sie die Mitglieder, wenn jemand das Unternehmen verlässt. Ihn aus der Gruppe zu entfernen gehört zum Entzug seiner Zugänge.
• Nur die nötigen Daten in jeder Gruppe. Die Vertriebsgruppe braucht keine Lieferadresse.
• Bot mit eingeschränktem Zugriff. Nimmt der Bot auch Befehle entgegen, dann nur aus den Chats, die Sie festlegen.
• Behandeln Sie das Bot-Token wie ein Passwort: Wer es hat, kann in seinem Namen senden.

Damit die Benachrichtigung nicht ein weiteres Tool zum Nachschauen wird

Das Ziel sind nicht mehr Benachrichtigungen, sondern seltener ins Backoffice zu müssen. Einige Leitlinien:

• Jede Benachrichtigung mit allen Informationen zum Handeln, ohne das Backoffice öffnen zu müssen.
• Sehr häufige Ereignisse (zum Beispiel besuchte Seiten) besser gebündelt in einer regelmäßigen Zusammenfassung statt einzeln.
• Schalten Sie ab, was niemand nutzt. Löst eine Benachrichtigung einen Monat lang keine Aktion aus, ist sie überflüssig.
• Eine Testnachricht beim Einrichten, damit Sie nicht am Tag der ersten Bestellung merken, dass das Token falsch war.

Kunden vom selben Ort aus betreuen

Ein weiterer Schritt ist ein Kanal in beide Richtungen: Der Besucher schreibt in einen Chat im Shop, und das Team antwortet aus Telegram oder dem Backoffice, mit derselben Unterhaltung auf beiden Seiten. So kann jemand im Lager eine Frage beantworten, ohne sich an den Computer zu setzen.

Und dass der Shop aktuell ist

Die Benachrichtigungen hängen von den Hooks von PrestaShop ab: eine bestätigte Bestellung, eine bestätigte Zahlung, eine Statusänderung. In sehr alten Shops oder mit veralteten Zahlungsmodulen, die die Bestellung auf unorthodoxe Weise bestätigen, wird die Benachrichtigung manchmal nicht ausgelöst oder kommt doppelt. Aktuelle Versionen von PrestaShop und den Zahlungsmodulen machen diese Benachrichtigungen zuverlässig.

So lösen Sie es in PrestaShop

Avisos de pedidos en Telegram schickt Ihrer Gruppe eine Benachrichtigung, wenn eine Bestellung bestätigt, eine Zahlung bestätigt, der Status geändert oder eine Bestellung bearbeitet wird; die Benachrichtigung zur neuen Bestellung enthält Kunde, Produkte mit Artikelnummer und Preis, Versanddienst und den aus dem Einkaufspreis berechneten Gewinn und funktioniert ab PrestaShop 1.7.3. RKR Avisos Telegram für PrestaShop 8 und 9 erweitert auf acht Benachrichtigungen (Registrierung, Adresse, Anmeldung, besuchte Seiten als Zusammenfassung per Cron, Kontakt, Kundenwarenkorb, Gastwarenkorb und neue Bestellung mit Margenübersicht), jede mit eigenem Schalter und eigenem Chat, Testnachricht beim Speichern und einem Chat mit Ihren Kunden, der aus dem Backoffice, dem Shop und Telegram betreut wird und in dem nur die von Ihnen festgelegten Chats dem Bot Befehle geben können.