Faturas retificativas: quando são precisas, quando não e erros habituais

«Isto precisa de retificativa?» é uma das perguntas que mais chegam da administração de uma loja online. E a resposta nem sempre é sim. Há alterações que a exigem, outras que não, e erros que se tentam corrigir de uma forma que cria um problema maior do que o original.

Aqui não vamos falar de como numerar as faturas, que é outro tema. Vamos ver quando é precisa uma factura rectificativa (a fatura retificativa espanhola, o documento com que se corrige uma fatura já emitida, semelhante a uma nota de crédito ou de débito), o que deve incluir e os erros que se repetem em lojas PrestaShop.

A regra de fundo: uma fatura emitida não se toca

Uma fatura emitida não se apaga nem se edita. Se tiver um erro ou se a operação mudar depois, corrige-se com outro documento: a fatura retificativa. Essa regra, que já existia, pesa ainda mais com os sistemas de faturação que registam cada fatura de forma que não possa ser alterada sem deixar rasto, como exige o regulamento Verifactu (Real Decreto 1007/2023, a norma espanhola sobre software de faturação).

Na prática, «retocar o PDF» ou alterar valores na base de dados de uma fatura já entregue ao cliente ou à contabilidade não é uma correção: é ter duas versões da mesma fatura.

Quando é precisa uma retificativa

Quando a fatura tem um erro

• Valores, taxa de IVA ou cálculo do imposto errados.
• Dados do destinatário incorretos ou incompletos quando são obrigatórios, por exemplo um NIF (número de identificação fiscal espanhol) mal escrito numa fatura completa.
• Uma linha que não corresponde ou uma que falta.

Quando a operação muda depois de faturar

• Devoluções de produtos, totais ou parciais.
• Descontos concedidos depois da venda, como um crédito por um produto que chegou danificado.
• Encomendas canceladas já faturadas.
• Rappel ou descontos por volume calculados no fim do período em vendas a empresas.

Quando não é precisa

• A encomenda ainda não está faturada. Se cancelar ou alterar uma encomenda antes de a fatura ser emitida, não há nada a retificar. Por isso importa em que estado da encomenda o PrestaShop gera a fatura: gerá-la ao criar a encomenda, e não ao cobrá-la, multiplica as retificativas.
• Uma troca de tamanho ou cor pelo mesmo preço. Se o cliente troca um produto por outro de igual valor e com a mesma taxa de IVA e não se devolve dinheiro, a operação faturada não muda. Documente a troca na encomenda, mas nem sempre precisa de retificar. Se o valor mudar, sim.
• Erros em documentos que não são faturas, como a guia de remessa ou a folha de encomenda.
• Um cliente que quer a fatura com outro design. O formato não é um erro.

O caso do cliente que pede fatura completa com NIF depois de ter recebido uma factura simplificada (a fatura simplificada espanhola, semelhante a um talão, sem os dados fiscais do destinatário) tem regras próprias; consulte-o com o seu contabilista.

O que deve incluir uma retificativa

Além dos dados de qualquer fatura, uma retificativa tem de:

• Indicar que é retificativa.
• Identificar a fatura que retifica: número e data.
• Explicar o motivo da retificação.
• Refletir a correção: as bases, taxas e impostos retificados, ou os novos valores.
• Pertencer a uma série específica, separada das faturas ordinárias.

E emite-se quando se conhece o motivo da retificação, não semanas depois «para as fazer todas juntas».

Erros habituais no PrestaShop

1. Editar a fatura original na base de dados para alterar um valor. O cliente tem uma versão, a contabilidade outra.
2. Notas de crédito geradas com valores que não batem certo com o que se devolveu de facto, porque alguém marcou uma opção de reembolso que não correspondia ou teclou um valor à mão.
3. Notas de crédito com linhas a zero que estragam o modelo do PDF ao abri-las.
4. Portes tratados de forma diferente no reembolso real e no documento.
5. Retificativas na mesma série que as faturas normais, ou séries misturadas quando a loja fatura em territórios com impostos diferentes (península, Canárias, Ceuta e Melilha, onde não se aplica o IVA espanhol normal).
6. Retificativas que não chegam à contabilidade porque o ERP só importa faturas e ninguém configurou as notas de crédito.
7. Uma loja desatualizada que arrasta erros de cálculo de impostos e de arredondamentos já resolvidos em versões posteriores do PrestaShop.

Um exemplo: devolução parcial com portes

Um cliente compra três unidades de um produto e paga também os portes de envio. Devolve uma unidade porque não precisa dela. O correto é uma retificativa que identifique a fatura original, explique que se trata de uma devolução parcial e inclua a base e o IVA dessa unidade, ao preço realmente pago (com o desconto que a encomenda tivesse repartido proporcionalmente). Os portes não se incluem, salvo se as suas condições disserem o contrário, porque o envio original foi prestado por inteiro.

O incorreto, e é o que vemos muitas vezes, é qualquer uma destas três coisas: anular a fatura inteira e emitir outra com duas unidades, editar a fatura original, ou fazer o reembolso na plataforma de pagamento e esquecer o documento.

Corrigir uma nota de crédito antes de ser definitiva

Há uma nuance prática. O PrestaShop gera a nota de crédito automaticamente ao registar uma devolução parcial ou um reembolso, e não permite alterá-la depois. Se essa nota de crédito saiu mal (uma quantidade, um valor, os portes) e ainda não saiu da loja (não foi enviada ao cliente, nem ao contabilista, nem a um sistema de faturação que a registe), o razoável é corrigi-la e voltar a gerar o PDF. Se já estiver registada fora, a correção é outro documento.

Como resolver isto no PrestaShop

O editor de faturas retificativas permite alterar as notas de crédito do PrestaShop a partir do back-office, sem mexer na base de dados à mão: quantidades, preços e valores de cada linha com e sem IVA, acrescentar ou retirar linhas da encomenda, descontos e acréscimos, portes de envio, data e uma nota interna. Recalcula cada linha segundo a sua taxa de IVA, tem botões para recalcular totais e repor a partir da encomenda, e ao guardar elimina as linhas a zero que estragam alguns modelos de PDF. Não instala overrides e é compatível com o PrestaShop 8 e 9. Para organizar a numeração, o módulo de várias séries de faturas atribui a cada fatura uma série com o seu prefixo consoante o país ou a província, ou consoante o grupo de clientes, com reinício anual opcional, numeração das faturas já emitidas e exportação para CSV para o seu contabilista; o regime fiscal de cada série é definido por si.