Inventário em vários sítios: o seu armazém, o do fornecedor e quanto repor

A sua loja tem um armazém com o que mais se vende. O resto do catálogo está no armazém do seu fornecedor, que lho entrega em um ou dois dias. Se a ficha só olhar para o seu stock, tudo o que não tem aparece «esgotado» e essa venda vai para outra loja. Se vender sem olhar para nada, promete prazos que não consegue cumprir.

Entre esses dois extremos está o inventário híbrido: vender com o seu stock e com o dos seus fornecedores, com regras claras e dizendo ao cliente a verdade sobre cada caso. E, em paralelo, decidir quanto repor do que guarda você.

As três situações de um produto

O PrestaShop, de origem, só conhece o seu stock e uma opção global de «permitir encomendas sem stock». Com essa opção ativada o cliente pode comprar qualquer quantidade mesmo que o seu fornecedor também não tenha, e com ela desativada perde tudo o que o fornecedor tem.

Regras de compra, não um interruptor

O que precisa é de decidir por produto (ou por combinação) que regras se aplicam:

• Não vender mais do que a soma do seu stock e do do fornecedor.
• Permitir a compra sem limite quando o fornecedor tem disponibilidade ilimitada (fabrico por encomenda, por exemplo).
• Bloquear a compra quando restam muito poucas unidades ao fornecedor, porque na prática os dados dele demoram a ser atualizados e essas últimas unidades podem já não existir.

Distinga bem entre «stock ilimitado» e «uma quantidade concreta»: não são a mesma coisa, e tratá-los da mesma forma é uma fonte habitual de vendas em excesso.

Mensagens que não enganam

O cliente tem direito a saber quando lhe chega a encomenda, e a informação sobre prazos de entrega faz parte da informação pré-contratual. Se um produto sai do armazém do fornecedor, diga-o na ficha e no carrinho: quantidade disponível, prazo e, se quiser, mensagens diferentes para «há de sobra» e «está a pedir mais do que existe».

Os dados do fornecedor, que cheguem sozinhos

O inventário híbrido só funciona se o stock do fornecedor estiver razoavelmente atualizado. Introduzi-lo à mão não é escalável. As opções habituais:

1. O fornecedor (ou o seu sistema) envia as quantidades para a sua loja através de um ponto de acesso protegido.
2. Importa o ficheiro de stock dele com uma tarefa agendada.
3. Um conector lê a API dele.

Em qualquer caso, os dados do fornecedor devem ficar separados do seu stock. Misturá-los num só número impede-o de saber o que tem você e o que depende de outro.

Quanto repor do que guarda você

A outra metade do problema é o seu próprio armazém. A forma habitual de decidir quanto encomendar é olhar para a média de vendas e multiplicar pelos dias até à reposição seguinte. Funciona, exceto por um pormenor que a estraga: os dias em que o produto não se podia comprar.

Se um produto esgotou no início do período e demorou muito a repô-lo, a média diz que vende pouco. Não é verdade: não se podia vender. O mesmo acontece com os dias em que esteve desativado. Uma previsão sensata:

• Retira do cálculo da média os dias sem stock e os dias em que o produto esteve desativado.
• Usa um período concreto (a estação passada, a última campanha) e não todo o histórico, que o faria repor o que se vendia há anos.
• Calcula a procura até à data que escolher e subtrai o stock atual: o que falta é o que encomenda.
• Filtra por fornecedor, para preparar cada encomenda de compra em separado.
• Tem em conta lançamentos e promoções especiais, que desviam a média.

Como encaixam as duas coisas

Com inventário híbrido, o seu armazém guarda o que roda e o fornecedor cobre o resto. A previsão de reposição diz-lhe que produtos merecem estar no seu armazém e em que quantidade; o stock do fornecedor evita que o resto apareça como esgotado. Reveja em cada estação que produtos mudam de lado: o que começa a vender muito por encomenda pode passar a stock próprio, e o que fica parado no seu armazém pode passar a ser vendido por encomenda.

Uma nota sobre versões

As regras de compra ligam-se ao carrinho e à ficha de produto, que mudaram bastante entre versões do PrestaShop. Algumas soluções de stock de fornecedor já são escritas apenas para o PrestaShop 9. Se ainda está numa versão antiga, é mais um motivo para planear a atualização antes de complicar a lógica de stock.

Checklist

• Separe o seu stock do stock do fornecedor.
• Defina regras de compra por produto ou combinação.
• Mostre prazos e disponibilidade reais na ficha e no carrinho.
• Ofereça consulta no que não se pode comprar.
• Automatize a chegada do stock do fornecedor.
• Calcule a reposição descontando os dias sem stock.

Perguntas frequentes

Posso usar o stock do fornecedor se tiver loja física? Sim, mas lembre-se de que o que está na sua loja física também é stock que pode ser comprado ao balcão. Se a loja física e a online partilharem existências, sincronize primeiro essas duas antes de somar o do fornecedor.

Com que frequência devem ser atualizados os dados do fornecedor? Tanto quanto a rotação o exigir. Para produtos que esgotam depressa, várias vezes por dia; para catálogo de fundo, uma vez por dia costuma bastar.

Como resolvê-lo no PrestaShop

O módulo de gestão de inventário híbrido físico e externo decide se um produto pode ser comprado consoante o stock de fornecedor que lhe indicar, com três regras de origem que escolhe em cada produto ou combinação, mensagens por idioma na ficha e no carrinho, um botão «Quero perguntar» com registo de consultas e um ponto de acesso com token para o fornecedor enviar as suas quantidades; requer PrestaShop 9.0 ou superior. O módulo de cálculo de necessidades de stock calcula quanto repor com as vendas do período que escolher, descontando os dias esgotado ou desativado, por fornecedor e por combinação, e exporta as necessidades para CSV.