Vários EAN para o mesmo produto: fornecedores, caixas, balanças e marketplaces

Em teoria, cada artigo tem um código de barras e cada código de barras corresponde a um artigo. Na prática, qualquer armazém com alguns anos sabe que não é assim. O mesmo frasco chega com dois EAN diferentes conforme o lote de produção, a caixa de seis tem o seu próprio código, o fornecedor novo usa um interno e a balança imprime uma etiqueta diferente em cada embalagem.

O PrestaShop tem, de origem, um campo EAN-13 por produto ou combinação. Quando o operador lê um código que não é esse, o leitor não encontra nada e alguém tem de o procurar à mão.

Um pouco de contexto: o que é um EAN

EAN é o nome pelo qual se conhece na Europa o código de barras de produto, hoje dentro da família GTIN gerida pela GS1. Os mais comuns:

• EAN-13 (GTIN-13): o da maioria dos produtos de consumo.
• EAN-8: versão curta para embalagens pequenas.
• UPC (GTIN-12): o habitual na América do Norte.
• GTIN-14 e ITF-14: para caixas e unidades logísticas.

O último dígito de um EAN é de controlo: calcula-se a partir dos anteriores e serve para detetar erros de leitura ou de digitação. Um EAN cujo dígito de controlo não bate certo não é um EAN válido, mesmo que esteja na ficha.

O PrestaShop tem campos para EAN-13, UPC, ISBN e, desde a 1.7.7, MPN (a referência do fabricante). Um de cada, por produto ou combinação.

De onde vêm os códigos a mais

1. O fabricante muda o código. Um novo formato, uma mudança de embalagem ou uma nova etiquetagem, e convivem no armazém unidades antigas e novas.
2. Caixas e packs. A caixa de seis ou de doze tem o seu próprio código, diferente do da unidade. Na receção, lê a caixa e deviam somar-se seis unidades.
3. Vários fornecedores do mesmo artigo, cada um com a sua etiqueta.
4. Códigos internos que atribui ao que chega sem código.
5. Etiquetas de balança em produtos de peso variável: o código inclui o artigo e o peso ou o preço, por isso muda em cada embalagem. Os EAN que começam por 2 estão reservados para este tipo de uso interno.
6. Marca própria e sortidos: o fornecedor vende vários artigos diferentes com um só EAN.

Os problemas que causa

No armazém

• Leituras que não encontram nada, que param a receção ou o picking.
• O código que corresponde ao artigo errado. Se o mesmo código está em duas fichas, o sistema fica com o primeiro e não avisa. O erro descobre-se no inventário ou quando o cliente abre a encomenda.
• Caixas contadas como uma unidade, com o stock errado desde a receção.

Nos marketplaces e no Google Shopping

A Amazon, o Google Merchant Center e outros identificam o produto pelo seu GTIN. Se enviar um código que não é o do fabricante, ou um repetido entre dois produtos, o anúncio é rejeitado ou associado à ficha de outro artigo. Para os canais externos, o correto é enviar o GTIN oficial da unidade de venda, não o da caixa nem um interno.

Como pôr ordem

1. Um registo de códigos, não um campo

A solução é separar «o código principal da ficha» de «todos os códigos que podem identificar este artigo». Cada código do registo deve ter um tipo: unidade, pack, caixa, interno, antigo ou de fornecedor; e, se for uma caixa, quantas unidades representa.

2. Ambiguidade: perguntar, não adivinhar

Quando um código pode corresponder a dois artigos, a resposta segura é restringir primeiro pelo contexto (as linhas da guia de remessa que está a receber, a encomenda que está a preparar) e, se a dúvida persistir, o sistema perguntar ao operador. São dois segundos contra um erro que custa dias.

3. Limpar o que já tem

Quase qualquer catálogo com anos tem EAN repetidos entre fichas, códigos com o dígito de controlo errado e códigos que já não correspondem a nada. O PrestaShop não avisa dos duplicados. Antes de acrescentar mais códigos, faça uma revisão: é provável que encontre surpresas.

4. Aprender a partir do leitor

Quando aparece um código desconhecido na receção, o eficiente é o operador indicar nesse momento a que artigo pertence e isso ficar guardado. Na vez seguinte já é reconhecido.

5. Peso variável com regras

Para as etiquetas de balança são precisas regras que digam que dígitos são o artigo e quais são o peso ou o preço. Cada balança pode distribuí-los de forma diferente, por isso convém testá-las com etiquetas reais antes de as ativar.

Uma base em dia ajuda

As lojas que vêm do PrestaShop 1.6 costumam arrastar códigos guardados em campos que não são os deles (EAN na referência, códigos de fornecedor em notas) porque, na altura, não havia onde os pôr. Uma migração ou atualização é um bom momento para pôr cada código no seu lugar e limpar duplicados.

Checklist

• Reveja EAN duplicados e dígitos de controlo do seu catálogo.
• Decida qual é o código principal de cada artigo (o GTIN oficial da unidade).
• Registe os restantes com o seu tipo e, nas caixas, as unidades.
• Defina o que acontece quando um código corresponde a vários artigos.
• Para os canais externos, só o GTIN oficial da unidade.
• Teste as regras de balança com etiquetas reais.

Como resolver no PrestaShop

O RKR EAN múltiples acrescenta um registo de códigos para todo o armazém: vários códigos por artigo, cada um com o seu tipo (unidade, pack, caixa, interno, antigo ou de fornecedor), códigos de caixa que somam as suas unidades ao serem lidos, o mesmo código em vários artigos e regras de prefixo para etiquetas de balança, com um testador. Quando um código pode corresponder a vários artigos, restringe pelo contexto e, se for preciso, pergunta. O seu ecrã de conflitos mostra os EAN repetidos que já havia nas suas fichas, os dígitos de controlo que não batem certo e os códigos órfãos; importa e exporta por CSV, e na receção e no picking o operador ensina os códigos desconhecidos. Amplia o catálogo sem o substituir, liga-se ao RKR Purchase Manager, ao RKR Caducidades e ao RKR Picking, e é compatível com o PrestaShop 8 e 9.