Korrekturrechnungen: wann sie nötig sind, wann nicht und häufige Fehler

„Braucht das eine Korrekturrechnung?“ gehört zu den Fragen, die am häufigsten aus der Verwaltung eines Onlineshops kommen. Und die Antwort ist nicht immer Ja. Manche Änderungen verlangen sie, andere nicht, und manche Fehler versucht man so zu beheben, dass ein größeres Problem entsteht als das ursprüngliche.

Wie man Rechnungen nummeriert, ist ein anderes Thema und nicht Gegenstand dieses Artikels. Hier geht es darum, wann eine factura rectificativa nötig ist (die spanische Korrekturrechnung, mit der eine bereits ausgestellte Rechnung berichtigt wird), was sie enthalten muss und welche Fehler sich in PrestaShop-Shops wiederholen.

Die Grundregel: Eine ausgestellte Rechnung wird nicht angefasst

Eine ausgestellte Rechnung wird weder gelöscht noch bearbeitet. Enthält sie einen Fehler oder ändert sich der Vorgang später, wird sie mit einem anderen Dokument berichtigt: der Korrekturrechnung. Diese Regel gab es schon vorher, sie wiegt aber noch schwerer bei Rechnungssystemen, die jede Rechnung so erfassen, dass sie sich nicht ohne Spuren ändern lässt, wie es die Verifactu-Verordnung verlangt (Real Decreto 1007/2023, die spanische Vorschrift für Rechnungssoftware).

In der Praxis ist es keine Korrektur, „das PDF nachzubessern“ oder in der Datenbank Beträge einer Rechnung zu ändern, die bereits an den Kunden oder die Buchhaltung gegangen ist: Es bedeutet, zwei Versionen derselben Rechnung zu haben.

Wann eine Korrekturrechnung nötig ist

Wenn die Rechnung einen Fehler enthält

• Falsche Beträge, falscher Mehrwertsteuersatz oder falsch berechnete Steuer.
• Falsche oder unvollständige Angaben zum Empfänger, wenn sie Pflicht sind, zum Beispiel eine falsch geschriebene NIF (spanische Steuernummer) auf einer vollständigen Rechnung.
• Eine Position, die nicht dazugehört, oder eine, die fehlt.

Wenn sich der Vorgang nach der Rechnungsstellung ändert

• Rücksendungen von Produkten, ganz oder teilweise.
• Nachträglich gewährte Rabatte, etwa eine Gutschrift für ein beschädigt angekommenes Produkt.
• Bereits fakturierte stornierte Bestellungen.
• Boni oder Mengenrabatte, die bei Verkäufen an Unternehmen am Ende eines Zeitraums berechnet werden.

Wann sie nicht nötig ist

• Die Bestellung ist noch nicht fakturiert. Wenn Sie eine Bestellung stornieren oder ändern, bevor die Rechnung ausgestellt wird, gibt es nichts zu berichtigen. Deshalb ist wichtig, in welchem Bestellstatus PrestaShop die Rechnung erzeugt: Wird sie beim Anlegen der Bestellung erzeugt statt bei Zahlungseingang, vervielfachen sich die Korrekturrechnungen.
• Ein Umtausch in andere Größe oder Farbe zum selben Preis. Tauscht der Kunde ein Produkt gegen ein anderes mit gleichem Betrag und gleichem Mehrwertsteuersatz und wird kein Geld zurückgezahlt, ändert sich der fakturierte Vorgang nicht. Dokumentieren Sie den Umtausch in der Bestellung, aber eine Berichtigung ist nicht immer nötig. Ändert sich der Betrag, schon.
• Fehler in Dokumenten, die keine Rechnung sind, etwa im Lieferschein oder im Bestellblatt.
• Ein Kunde, der seine Rechnung in einem anderen Design möchte. Das Format ist kein Fehler.

Für den Kunden, der nach einer factura simplificada (der spanischen vereinfachten Rechnung, ähnlich einem Kassenbon, ohne steuerliche Angaben zum Empfänger) eine vollständige Rechnung mit NIF verlangt, gelten eigene Regeln; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Was eine Korrekturrechnung enthalten muss

Zusätzlich zu den Angaben jeder Rechnung muss eine Korrekturrechnung:

• Angeben, dass es sich um eine Korrekturrechnung handelt.
• Die berichtigte Rechnung bezeichnen: Nummer und Datum.
• Den Grund der Berichtigung erklären.
• Die Korrektur ausweisen: die berichtigten Nettobeträge, Steuersätze und Steuern oder die neuen Beträge.
• In einer eigenen Serie stehen, getrennt von den regulären Rechnungen.

Und sie wird ausgestellt, sobald der Grund der Berichtigung bekannt ist, nicht Wochen später, „um alle auf einmal zu machen“.

Häufige Fehler in PrestaShop

1. Die Originalrechnung in der Datenbank bearbeiten, um einen Betrag zu ändern. Der Kunde hat eine Version, die Buchhaltung eine andere.
2. Gutschriften mit Beträgen, die nicht zu dem passen, was tatsächlich erstattet wurde, weil jemand eine unpassende Erstattungsoption angeklickt oder einen Betrag von Hand eingetippt hat.
3. Gutschriften mit Positionen zu null, die beim Öffnen die PDF-Vorlage zum Absturz bringen.
4. Versandkosten, die unterschiedlich behandelt werden, bei der tatsächlichen Erstattung und im Dokument.
5. Korrekturrechnungen in derselben Serie wie die normalen Rechnungen, oder vermischte Serien, wenn der Shop in Gebieten mit unterschiedlicher Besteuerung fakturiert (Festland, Kanaren, Ceuta und Melilla, wo nicht die reguläre spanische Mehrwertsteuer gilt).
6. Korrekturrechnungen, die nie in der Buchhaltung ankommen, weil das ERP nur Rechnungen importiert und niemand die Gutschriften eingerichtet hat.
7. Ein veralteter Shop, der Fehler bei Steuerberechnung und Rundung mitschleppt, die in späteren PrestaShop-Versionen längst behoben sind.

Ein Beispiel: Teilrücksendung mit Versandkosten

Ein Kunde kauft drei Einheiten eines Produkts und zahlt auch die Versandkosten. Er schickt eine Einheit zurück, weil er sie nicht braucht. Richtig ist eine Korrekturrechnung, die die ursprüngliche Rechnung bezeichnet, erklärt, dass es sich um eine Teilrücksendung handelt, und Nettobetrag und Mehrwertsteuer dieser Einheit zum tatsächlich bezahlten Preis ausweist (mit dem anteilig verteilten Rabatt, falls die Bestellung einen hatte). Die Versandkosten werden nicht einbezogen, sofern Ihre Bedingungen nichts anderes vorsehen, denn der ursprüngliche Versand wurde vollständig erbracht.

Falsch, und das sehen wir oft, ist jede dieser drei Varianten: die ganze Rechnung stornieren und eine neue mit zwei Einheiten ausstellen, die Originalrechnung bearbeiten oder die Erstattung beim Zahlungsanbieter vornehmen und das Dokument vergessen.

Eine Gutschrift korrigieren, bevor sie endgültig ist

Es gibt eine praktische Feinheit. PrestaShop erzeugt die Gutschrift automatisch, wenn eine Teilrücksendung oder Erstattung erfasst wird, und lässt keine spätere Änderung zu. Ist diese Gutschrift falsch (eine Menge, ein Betrag, die Versandkosten) und hat sie den Shop noch nicht verlassen (sie wurde weder an den Kunden noch an die Steuerkanzlei noch an ein Rechnungssystem geschickt, das sie erfasst), ist es vernünftig, sie zu korrigieren und das PDF neu zu erzeugen. Ist sie bereits anderswo erfasst, erfolgt die Korrektur über ein weiteres Dokument.

Wie Sie das in PrestaShop lösen

Mit dem Editor für Korrekturrechnungen bearbeiten Sie die Gutschriften von PrestaShop im Backoffice, ohne die Datenbank von Hand anzufassen: Mengen, Preise und Beträge jeder Position mit und ohne Mehrwertsteuer, Positionen der Bestellung hinzufügen oder entfernen, Rabatte und Zuschläge, Versandkosten, Datum und eine interne Notiz. Er berechnet jede Position nach ihrem Steuersatz neu, hat Schaltflächen zum Neuberechnen der Summen und zum Zurücksetzen aus der Bestellung, und entfernt beim Speichern die Positionen zu null, an denen manche PDF-Vorlagen scheitern. Er installiert keine Overrides und ist mit PrestaShop 8 und 9 kompatibel. Für eine geordnete Nummerierung weist das Modul für mehrere Rechnungsserien jeder Rechnung eine Serie mit eigenem Präfix zu, je nach Land oder Provinz oder nach Kundengruppe, mit optionalem jährlichem Neubeginn, Nummerierung bereits ausgestellter Rechnungen und CSV-Export für Ihre Steuerkanzlei; die steuerliche Behandlung jeder Serie legen Sie selbst fest.