Gruppenbestellungen: Sammelkauf für Vereine, Clubs, Elternvertretungen und Unternehmen

Der Koordinator des Vereins schreibt: Er braucht Trikots für drei Mannschaften, jede Familie zahlt ihres selbst, und er will wissen, welchen Preis Sie machen, wenn es vierzig werden. Sie schicken ihm eine Mengenpreisliste, er leitet sie in der WhatsApp-Gruppe weiter, sammelt die Größen in einer Tabelle und kassiert von jeder Familie per Bizum. Zwei Wochen später kommt eine Bestellung mit falschen Größen, einer fehlenden Zahlung und einer Rechnung, bei der niemand weiß, auf wen sie lauten soll.

Der organisierte Sammelkauf —eine Gruppe mit jemandem, der koordiniert, und vielen, die zahlen— ist ein sehr verbreiteter Vertriebskanal und wird fast immer von Hand abgewickelt. Man kann ihn in den Onlineshop holen, sollte aber vorher überlegen, wie er im Alltag laufen soll.

Zwei Arten von Sammelkauf

• Offen und viral. Ein Kunde eröffnet eine Gruppe rund um ein Produkt, teilt sie mit seinen Kontakten, und der Preis sinkt, je mehr Käufer sich anschließen. Ziel ist, über bestehende Kunden neue zu gewinnen.
• Organisiert. Eine bestehende Gruppe (ein Verein, ein Verband, eine Schule, ein Unternehmensnetz) kauft gemeinsam, um einen besseren Preis zu bekommen. Es gibt einen Koordinator, eine Frist und ein gemeinsames Ziel.

Dieser Artikel behandelt die zweite Art, denn dort treten meist die praktischen Probleme auf.

Fälle, in denen es funktioniert

Preisstufen festlegen, ohne Marge zu verlieren

Der Reiz des Sammelkaufs ist, dass der Preis sinkt, je mehr mitmachen. Damit es sich für Sie lohnt, muss jede Stufe aus Ihren echten Kosten abgeleitet sein:

1. Berechnen Sie, was Sie durch das Volumen sparen: besserer Einkaufspreis, eine Sendung statt vieler, eine einzige Kommissionierung.
2. Geben Sie einen Teil dieser Ersparnis über die Stufen weiter und behalten Sie den Rest.
3. Legen Sie ein Minimum fest, unter dem die Gruppe nicht zustande kommt, weil es keine Ersparnis gibt.
4. Legen Sie ein Maximum fest, wenn Ihr Bestand oder Ihre Produktionskapazität begrenzt ist.
5. Entscheiden Sie, ob der Koordinator einen eigenen Vorteil für die Organisation der Gruppe bekommt. Das ist ein vernünftiger Anreiz und günstiger als eine Akquisekampagne.

Die Zahlung: jeder zahlt seinen Teil

Ein Koordinator, der von allen kassiert und eine einzige Bestellung bezahlt, trägt ein Risiko, das nicht seins ist: Zahlungsausfälle, Rückgaben, Zahlungsdaten anderer. Viel sauberer ist es, wenn jeder Teilnehmer seinen Anteil im Shop bezahlt, mit seiner eigenen Zahlungsart.

Bleibt zu entscheiden, was passiert, wenn die Gruppe das Minimum nicht erreicht:

• Die Zahlung autorisieren und beim Schließen der Gruppe einziehen, wenn Ihr Zahlungsanbieter das erlaubt und die Frist kurz ist, denn Kartenautorisierungen verfallen nach wenigen Tagen.
• Beim Beitritt kassieren und erstatten, wenn es nicht zustande kommt, was mit jeder Zahlungsart funktioniert.
• Die Gruppe trotzdem zustande kommen lassen, zum Preis der erreichten Stufe.

Die Lieferung: eine Adresse oder viele

Eine einzige Sendung an den Verein oder die Schule senkt das Porto deutlich, verlagert die Verteilung aber auf den Koordinator. Wenn Sie diesen Weg wählen, bereiten Sie die Bestellung nach Teilnehmern getrennt vor (Beutel mit Namen, eine Verteilliste) und vereinbaren Sie, wer abholt. Bekommt jeder seine eigene Sendung, muss der Gruppenpreis die Einzelversände tragen können.

Die Rechnungsstellung

• Zahlt jeder Teilnehmer selbst, erhält jeder seine eigene Rechnung, und der Shop funktioniert wie immer.
• Zahlt der Verein oder das Unternehmen, lautet die Rechnung auf ihn, mit seiner NIF (der spanischen Steuernummer), und muss vollständig sein.
• Wird beides gemischt, trennen Sie es in verschiedene Bestellungen. Eine Rechnung auf den Verein über das, was die Familien bezahlt haben, will niemand haben.

Personenbezogene Daten

Sammelt der Koordinator Namen, Größen und Telefonnummern in einer geteilten Tabelle, kursieren diese Daten unkontrolliert. Meldet sich jeder Teilnehmer im Shop an und zahlt dort, gibt er seine Daten selbst an, für seinen Kauf, mit Ihrer Datenschutzerklärung. Der Koordinator muss nur wissen, wer mitmacht, nicht dessen Zahlungsdaten.

Häufige Fehler

1. Mengenpreislisten ohne Frist, die noch Monate später kursieren.
2. Bestellungen mit Größen oder Varianten, die von Hand gesammelt und fehlerhaft abgeschrieben wurden.
3. Der Koordinator als Kassierer für alle.
4. Gruppen ohne Schlussdatum.
5. Die Teilnehmer nicht informieren, dass die Gruppe bald schließt oder nicht zustande gekommen ist.

Checkliste

• Stufen auf Basis Ihrer Kosten berechnet, mit Minimum und Maximum.
• Klare Regel, welchen Preis jeder Teilnehmer zahlt.
• Einzelzahlung im Shop.
• Was passiert, wenn das Minimum nicht erreicht wird, vor dem Start kommuniziert.
• Sammel- oder Einzellieferung entschieden, mit ihren Kosten.
• Rechnung auf den, der zahlt.
• Schlussdatum und Benachrichtigungen an die Teilnehmer.

So lösen Sie es in PrestaShop

RKR Group Buying holt den Sammelkauf in Ihren Shop. Sie richten eine Kampagne für ein Produkt ein, mit Rabattstufen nach Anzahl der Käufer, Laufzeit der Gruppe, Mindest- und Höchstzahl an Teilnehmern und auf Wunsch einer Belohnung für den, der sie eröffnet. Der Koordinator teilt die Gruppenseite mit aktuellem Preis, Fortschrittsbalken und Countdown, und jeder Teilnehmer kauft über den gewohnten Checkout mit einem einmaligen Rabatt auf seinen Namen. Beim Schließen fordert das Modul, wenn die Gruppe zustande kommt, den Einzug bei Ihrem Zahlungsmodul an; andernfalls storniert es die Bestellungen und fordert die Erstattung an. Beachten Sie, dass es nicht selbst kassiert: Ihr Zahlungsmodul muss autorisieren können, ohne einzuziehen, oder sich in seine Hooks einklinken, und wird eine Erstattung nicht bestätigt, bleibt die Gutschrift, um sie von Hand vorzunehmen. Sechs E-Mail-Benachrichtigungen halten die Teilnehmer auf dem Laufenden, und die Statistiken zeigen Ihnen, welche Kampagnen funktionieren.