SEPA-Lastschrift für Geschäftskunden: Mandate, B2B-Verfahren und Rücklastschriften

Wenn Sie an Unternehmen verkaufen, haben Sie es sicher schon gehört: „Können Sie das nicht einfach von meinem Konto abbuchen?“ Für viele Geschäftskunden ist die Karte lästig. Die Firmenkarte hat nur eine Person, sie hat Limits, sie läuft ab, und die Buchhaltung sieht die Abbuchungen lieber mit einer klaren Referenz auf dem Kontoauszug. Die SEPA-Lastschrift ist das, was sie erwarten.

In diesem Artikel geht es nicht darum, Schritt für Schritt einen Sammelauftrag zu erstellen, sondern darum, wie Sie die Lastschrift für Geschäftskunden in einem Onlineshop aufsetzen: welches Verfahren, wie Sie das Mandat einholen und was zu tun ist, wenn eine Lastschrift zurückkommt.

CORE und B2B: zwei Verfahren, zwei Risikostufen

Die SEPA-Lastschrift gibt es in zwei Verfahren, und der Unterschied ist für den Zahlungsempfänger sehr wichtig:

Bei CORE kann ein Kunde eine berechtigte Lastschrift noch Wochen später zurückgeben lassen, wenn Sie die Ware längst versandt haben. Bei B2B entfällt dieses Risiko weitgehend, im Gegenzug für einen zusätzlichen Schritt: Der Kunde muss das Mandat bei seiner Bank hinterlegen. Liegt der Bank kein Mandat vor, lehnt sie die Belastung ab.

Das Mandat: was es ist und was es enthalten muss

Das Mandat ist die Ermächtigung, die der Kunde unterschreibt, damit Sie von seinem Konto abbuchen dürfen. Ohne Mandat gibt es keine gültige Lastschrift. Das Wesentliche:

• Eindeutige Mandatsreferenz, die jede Belastung begleitet.
• Ihre SEPA-Gläubiger-Identifikationsnummer, die Ihnen Ihre Bank zuteilt.
• Daten des Zahlungspflichtigen: Kontoinhaber und IBAN.
• Zahlungsart: wiederkehrend oder einmalig.
• Verfahren: CORE oder B2B.
• Datum und Unterschrift (oder deren elektronische Annahme).

Bewahren Sie das Mandat auf, solange Sie es nutzen, und nach der letzten Belastung so lange, wie Ihre Bank es verlangt. Kommt eines Tages eine Reklamation wegen einer nicht autorisierten Belastung, ist es Ihr Nachweis.

In einem Onlineshop ist die elektronische Annahme im Checkout am praktischsten: Der Kunde gibt Kontoinhaber und IBAN ein, bestätigt das Mandat per Häkchen und schließt die Bestellung ab. Bei B2B sollten Sie ihm außerdem das Mandatsdokument geben, damit er es vor der ersten Belastung bei seiner Bank einreicht, sonst wird schon die erste Lastschrift abgelehnt.

Die Daten prüfen, bevor sie bei der Bank ankommen

Eine falsch abgetippte IBAN führt Tage später zu einer Ablehnung, wenn die Bestellung schon gepackt ist. Prüfen Sie sie sofort:

• Prüfziffern der IBAN: Sie erkennen fast alle Tippfehler.
• Kontoinhaber als Pflichtfeld, und bei Unternehmen übereinstimmend mit der Firmenbezeichnung des Kunden.
• Annahme des Mandats gespeichert, mit Datum.

Und all das muss auf dem Server geprüft werden, nicht nur im Browser.

Vorabankündigung der Belastung

Die SEPA-Regeln verlangen, dass der Zahlungsempfänger den Zahlungspflichtigen vor jeder Belastung über Betrag und Datum informiert. Die Standardfrist der SEPA-Regeln beträgt vierzehn Kalendertage, sofern Sie im Vertrag oder in den Bedingungen nichts anderes vereinbaren. In der Praxis erfüllt eine E-Mail mit Betrag, voraussichtlichem Datum, Ihrer Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz diesen Zweck und erspart der Buchhaltung Überraschungen.

Wenn die Lastschrift zurückkommt

SEPA-Lastschriften können aus verschiedenen Gründen scheitern, und jeder verlangt eine andere Reaktion:

• Ablehnung vor der Belastung: Konto aufgelöst, falsche IBAN, Mandat nicht hinterlegt (bei B2B). Klären Sie die Daten mit dem Kunden.
• Rücklastschrift mangels Deckung: Der Kunde existiert und will zahlen, aber das Konto war nicht gedeckt. Nehmen Sie Kontakt auf und reichen Sie die Lastschrift erneut ein oder kassieren Sie auf anderem Weg.
• Vom Zahlungspflichtigen verlangte Erstattung (bei CORE): Das kann ein Fehler der Buchhaltung oder ein Streitfall sein. Sprechen Sie mit dem Kunden, bevor Sie erneut abbuchen.
• Widerrufenes Mandat: Der Kunde hat die Ermächtigung zurückgezogen. Reichen Sie mit diesem Mandat keine Lastschriften mehr ein.

Entscheidend ist, dass der Bestellstatus die Realität abbildet. Eine Bestellung per Lastschrift ist nicht bezahlt, wenn sie angelegt wird, sondern wenn die Bank den Sammelauftrag gutschreibt und die Rückgabefrist abgelaufen ist. Sie beim Anlegen als „Zahlung akzeptiert“ zu markieren, ist der schnellste Weg, Ware zu versenden, die nie bezahlt wird.

Den Ablauf organisieren

1. Legen Sie fest, wer per Lastschrift zahlen darf: nur Geschäftskunden, Kunden ab einer gewissen Historie oder alle.
2. Legen Sie einen Rhythmus für die Sammelaufträge fest: wöchentlich, alle zwei Wochen oder pro Bestellung. Ein fester Rhythmus erleichtert den Abgleich.
3. Erzeugen Sie die Standarddatei für Lastschriften (Format ISO 20022, pain.008) und laden Sie sie ins Onlinebanking hoch.
4. Markieren Sie die Zahlungen als eingegangen oder zurückgegeben, je nach Rückmeldung der Bank, und lassen Sie dadurch den Bestellstatus fortschreiben.
5. Prüfen Sie die Rücklastschriften jede Woche und entscheiden Sie im Einzelfall.

Verkaufen Sie zusätzlich im Abonnement, sollte jede Verlängerung ihre eigene offene Zahlung erzeugen, die mit diesem Abonnement verknüpft ist, und ein widerrufenes Mandat sollte die nächste Verlängerung stoppen. Und da das Zahlungsmodul Bankdaten verarbeitet, gehört es zu denen, die Sie zusammen mit PrestaShop und PHP am dringendsten aktuell halten sollten.

So lösen Sie es in PrestaShop

RKR Domiciliación SEPA fügt die Lastschrift als Zahlungsart im Checkout hinzu: Der Kunde gibt Kontoinhaber und IBAN ein und akzeptiert das Mandat, und diese Daten werden auf dem Server geprüft. Es unterstützt das CORE- und das B2B-Verfahren, je nach konfiguriertem Mandatstyp. Im Backoffice finden Sie die Mandate jedes Kunden, die noch einzureichenden Zahlungen und die Sammelaufträge, mit der SEPA-Datei pain.008, bereit zum Hochladen bei der Bank. Sie markieren jede Zahlung als eingereicht, eingegangen, zurückgegeben oder storniert; als eingegangen markiert, wechselt die Bestellung auf „Zahlung akzeptiert“, und Rücklastschriften werden mit ihrem Grund erfasst. Der Kunde erhält per E-Mail eine Vorabankündigung mit Zahlungsempfänger und Datum. Mit RKR Suscripciones bleibt jede Zahlung mit ihrem Abonnement verknüpft.